Organízate: cómo configurar plantillas de correo electrónico

Contenido

• Organícese: cómo configurar plantillas de correo electrónico
• Usar plantillas de correo electrónico en Gmail

Tanto en el lugar de trabajo como en nuestra vida personal, muchos de nosotros enviamos lo que es esencialmente el mismo correo electrónico una y otra vez. Podría decir algo como "Aquí están los números de ventas semanales…" o "Cariño, recuerda enviar la renta por correo antes o antes…"

Si es una persona razonablemente organizada y eficiente, puede copiar y pegar el correo electrónico anterior en un nuevo mensaje cada vez que sea el momento de enviar ese correo electrónico enviado regularmente. No es un mal método, pero te deja abierto a introducir errores. Es posible que se olvide de actualizar la línea de asunto, la fecha, una cifra financiera, un punto de datos, etc.

Cuando comencé mi carrera en medios y publicaciones, era esencialmente un editor de línea para algunas revistas académicas, trabajando con máquinas de escribir que escribían los cambios que marcaba en los archivos. La regla más importante que aprendí sobre cómo marcar artículos para las máquinas de escribir fue esta: cuantas menos pulsaciones de teclas tengan que hacer, menos posibilidades tendrán de introducir errores. En otras palabras, mi trabajo consistía en corregir cualquier error tipográfico y obtener los cambios de los autores en la página, al mismo tiempo que minimizaba la cantidad de tipeo que tenían que escribir las máquinas de escribir.

En la misma línea, cuando reutiliza un correo electrónico antiguo, debe ingresar muchas pulsaciones de teclas innecesarias, como eliminar y actualizar la línea de asunto, cambiar piezas clave de información, etc.

Un mejor sistema es configurar correos electrónicos que pueda reutilizar una y otra vez de manera más eficiente, una "plantilla de correo electrónico" (término de Microsoft Outlook) o una "respuesta enlatada" (término de Google)

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Una plantilla de correo electrónico es exactamente lo que espera que sea, un resumen de un correo electrónico con un espacio en blanco donde aparecerá información actualizada. Cuando se proporciona un espacio en blanco en lugar de un número o pieza de datos para actualizar, está haciendo menos pulsaciones de teclas y, por lo tanto, reduciendo la cantidad de errores que podría introducir. Nunca enviarás accidentalmente los números de informe de la semana pasada; Lo peor que podría suceder es que deje algo en blanco, en cuyo caso, los destinatarios se darán cuenta de inmediato y le pedirán los datos que faltan. Sin embargo, si envía la información incorrecta, es posible que los destinatarios nunca la sepan.

Aquí se explica cómo configurar plantillas de correo electrónico en dos de los programas de correo electrónico más utilizados: Outlook y Gmail.

Cómo configurar una plantilla de correo electrónico en Outlook

Outlook se refiere a este tipo de mensajes enviados regularmente como "plantillas de correo electrónico". La función está disponible en el programa de escritorio de Outlook, pero no está disponible en Outlook.com.

En Outlook 2007 . Comience un nuevo mensaje de correo electrónico. Escriba en el cuerpo del correo electrónico y la línea de asunto toda la información que necesite reutilizar, asegurándose de dejar un espacio en blanco claro y visible donde quiera que ingrese nueva información cada vez que envíe el mensaje. Aquí hay un ejemplo:

	Línea de asunto:		Informe semanal de páginas vistas para el fin de semana
	Cuerpo:		Aquí está el informe semanal de páginas vistas para el sitio web. Fecha: Vistas de página: ¡Gracias a todos! Por favor hazme saber si tienes preguntas.

En la esquina superior izquierda del cuadro de mensaje, vaya a Archivo> Guardar como.

En el cuadro de diálogo que aparece, debe cambiar el tipo de archivo a Plantilla de Outlook (*.oft). Luego puede nombrar su plantilla como desee.

Cuando esté listo para redactar un nuevo mensaje usando la plantilla, el proceso para llegar a la plantilla es realmente un poco ineficiente, desafortunadamente.

Vaya a Nuevo> Elegir formulario

y en el cuadro de selección desplegable superior, elija Plantillas de usuario en el Sistema de archivos. Cualquier plantilla que haya guardado debería estar allí. Elija el que desee y se abrirá como un nuevo mensaje de correo electrónico, que puede actualizar según corresponda.

En Microsoft Outlook 2010 . Comience un nuevo mensaje de correo electrónico. Escriba en el cuerpo del correo electrónico y la línea de asunto toda la información que necesite reutilizar, asegurándose de dejar un espacio en blanco claro y visible donde quiera que ingrese nueva información cada vez que envíe el mensaje. (Vea la muestra de arriba).

Cuando haya terminado de diseñar su plantilla, vaya a la pestaña Archivo y elija Guardar como.

En el cuadro de diálogo que aparece, debe cambiar el tipo de archivo a Plantilla de Outlook (*.oft). Luego puede nombrar su plantilla como desee. Presiona Guardar.

Cuando esté listo para usar la plantilla, vaya a Nuevos elementos> Más elementos> Elegir formulario

y en el cuadro de selección desplegable superior, elija Plantillas de usuario en el Sistema de archivos. Cualquier plantilla que haya guardado debería estar allí. Elija el que desee y se abrirá como un nuevo mensaje de correo electrónico, que puede actualizar según corresponda.

Lista de distribución Probablemente desee emparejar una plantilla de correo electrónico con una lista de distribución para poder enviar el mensaje a un grupo de personas de una sola vez.

Vaya a la sección Contactos de Outlook. Elija Nuevo> Lista de distribución.

Si está utilizando el correo electrónico corporativo o comercial, lo mejor es seleccionar Miembros en lugar de utilizar la función llamada Agregar nuevo. Los miembros seleccionados probablemente mostrarán la lista de usuarios disponibles en el sistema de correo electrónico de su empresa. Por otro lado, Agregar nuevo le permite escribir una dirección de correo electrónico manualmente.