Organícese: cómo escanear, guardar y destruir sus documentos fiscales

Organizar sus documentos fiscales es un proceso continuo. Primero, debe hacer algo con cada documento cuando lo reciba, ya sea un recibo por un gasto comercial o un formulario W-2 de un empleador. Podrías escanearlo. Puede archivarlo en una carpeta. Hagas lo que hagas con él, debes volver a consultarlo cuando hagas tus impuestos, por lo que debes poder localizarlo. Es posible que también deba entregar algunos de estos documentos a otra persona en algún momento, tal vez un contador, pero al menos, al IRS antes de la fecha límite de impuestos. Eventualmente, querrás deshacerte de tus documentos adecuadamente para proteger tu privacidad.

Si desglosa todo el proceso para anticipar cómo usará y se referirá a los documentos fiscales en una fecha posterior, puede encontrar un método para escanear, guardar y eventualmente triturar archivos, para que no lo haga inadvertidamente trabaje más para usted en el camino.

¿Qué documentos fiscales debe guardar?

Debe guardar todo lo que le envíen los empleadores, así como cualquier documento relacionado con bienes inmuebles, cuentas bancarias, donaciones o inversiones. En otras palabras, guarde los documentos generados por otros y proporcionados para fines fiscales de fin de año.

En cuanto a los documentos generados por usted, las sugerencias en el sitio web del IRS señalan que los registros incluyen "facturas, tarjetas de crédito y otros recibos, facturas, registros de millas, cheques cancelados, con imágenes o sustitutos, comprobantes de pago y cualquier otro registro para respaldar deducciones o créditos usted reclama a su regreso ".

Escaneo de documentos fiscales

Probablemente tomará todos sus documentos fiscales y los guardará en una caja, cajón o carpeta. Está bien, siempre que pueda encontrarlos rápidamente más tarde cuando los necesite.

Una forma más rápida y conveniente de asegurarse de que puede encontrar documentos más tarde es digitalizarlos escaneándolos. El escaneo de sus documentos también le brinda el beneficio de crear una copia de seguridad, de modo que si algo le sucede a las copias físicas (incendio, inundación, cuatro años), tendrá un juego de repuesto.

Puede usar un escáner de escritorio grande o una impresora multifunción que tenga un escáner incluido, lo cual es útil si tiene grandes pilas de páginas que necesita escanear. Si solo tiene un puñado de documentos sueltos, es mejor que use una aplicación de escaneo móvil.

Muchas aplicaciones de escaneo móvil son gratuitas. Convierten su teléfono en un escáner. Encuentran los bordes de los documentos automáticamente y convierten imágenes a PDF. Si nunca ha usado uno antes, le recomiendo que lo pruebe. Son súper fáciles de usar.

Guardar y nombrar documentos fiscales

Una vez que escanee sus documentos, lo más beneficioso que puede hacer para ayudarse más tarde es nombrar los archivos de manera inteligente y pegarlos en una carpeta con un nombre muy claro, como "DOCUMENTOS FISCALES 2016".

Use el año de presentación de impuestos y las palabras "impuesto" e "impuestos" en la carpeta de su computadora y en los nombres de sus archivos. De esa manera, cuando necesite los archivos más adelante, puede buscarlos incluso si no recuerda exactamente dónde los colocó.

Para los nombres de archivo, también incluya el nombre del formulario, como 1099-INT o W-2, e incluya cualquier otro detalle específico que le indique a usted u otra persona que maneje sus documentos exactamente lo que contiene el archivo. Por ejemplo, un buen nombre de archivo para un 1099-INT 2016 de Duffy Bank sería: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Trituración de documentos fiscales

No está de más guardar copias digitales de sus documentos fiscales de forma indefinida, pero, por supuesto, puede deshacerse de las copias en papel después de unos años. Como se mencionó, el IRS tiene pautas para los documentos que deben guardarse durante cuánto tiempo. Si prefiere errar por precaución, siete años es el número para recordar, ya que es el período de tiempo más largo que requiere el gobierno.

Debido a que presentará una solicitud para 2016 este año, puede destruir de forma segura cualquier cosa desde 2009 o antes. Si dirige una pequeña empresa o tiene muchos documentos confidenciales, poseer su propia trituradora es el camino a seguir. No son tan caros, con las mejores trituradoras probadas en PCMag que van desde $ 159 a $ 329. La trituradora Swingline Style + Super Cross-Cut es la menos costosa de los modelos mejor calificados.

E-File sus impuestos

Ahora que comprende cómo manejar sus documentos fiscales, es hora de comenzar a hacer sus impuestos, y cuanto antes, mejor. Si bien técnicamente tiene hasta el 18 de abril para hacerlo, hacer que sus impuestos se hagan antes es bueno para su tranquilidad. Si recibe un reembolso, lo recibirá antes, ¿y quién no quiere eso? Si tiene que pagar, bueno, también tendrá más tiempo para descubrir cómo lidiar con eso.

Además, si le falta un documento o uno de ellos resulta ser inexacto, es mucho mejor averiguarlo ahora que cerca de la medianoche del último día. Siempre puede obtener una extensión, por supuesto, pero nadie quiere lidiar con ese tipo de estrés de último minuto si puede evitarlo. Considere también que si necesita ponerse en contacto con el servicio de asistencia tributaria de su elección, sus posibilidades de comunicarse con alguien son mucho mejores ahora que si presenta sus impuestos por correo electrónico en el último minuto.

Tenemos dos servicios de preparación de impuestos favoritos para sus impuestos de 2016 (los que debe presentar en 2017). TurboTax Self-Employed es la mejor opción para aquellos que desean la interfaz más amigable y el soporte más extenso, incluida la capacidad de realizar videoconferencias con profesionales que pueden ver su retorno en tiempo real. TaxAct Online Premium es nuestra Elección del Editor para hacer sus impuestos con un presupuesto, si no necesita tanta mano. Vea nuestro resumen del mejor software de preparación de impuestos para obtener más información.