Organízate: cómo administrar tu trabajo con hojas de cálculo

Uno de los trucos organizativos más simples que uso en el trabajo es mantener hojas de cálculo privadas de mi propio progreso. Nadie requiere que lo haga. Nadie pide ver mis hojas de cálculo. Los guardo completamente por mi propio bien, para mantenerme trabajando eficientemente y para poder ver rápidamente lo que he logrado.

En esta edición de Get Organized, compartiré algunas de las hojas de cálculo que tengo actualmente y explicaré lo que hacen por mí. Si bien el contenido de las hojas de cálculo se relaciona específicamente con mi trabajo, muchos de los principios son universales y adaptables a otros tipos de trabajo.

Ideas para guardar y programar

La columna Organícese es semanal, lo que significa que tengo que presentar 52 ideas que realmente usaré en un año… lo que significa que probablemente necesitaré entre 50 y 100 ideas adicionales que finalmente rechazaré (la mayoría de nosotros necesitamos generar un gran volumen de ideas para encontrar realmente buenas).

También necesito mirar hacia adelante varias semanas a la vez y prestar atención a las fechas en que se publicarán los artículos (todos los lunes) para pensar si un tema en particular estará sincronizado con algo más en el mundo. Por ejemplo, en mayo pasado, cuando los recién graduados buscaban trabajo, publiqué una serie de artículos sobre ese tema: cómo administrar una búsqueda de trabajo en línea, cómo crear un perfil en línea limpio y profesional, consejos para currículums y cartas de presentación, etc..

Para hacerlo, mantengo una hoja de cálculo muy rudimentaria con una lista continua de ideas en la parte inferior y una cuadrícula en la parte superior con todas las fechas de publicación programadas. La hoja de cálculo me ayuda a pensar en términos generales sobre cómo planificar temas en muchas semanas y meses. Puedo cambiar fácilmente el orden de los artículos futuros para poner más tiempo entre temas que parecen demasiado similares, o agrupar los que están relacionados lógicamente.

Esta hoja de cálculo en particular vive en Google Drive porque ese servicio está disponible para mí desde prácticamente cualquier lugar, y si tengo una idea mientras estoy fuera de la oficina, puedo iniciar sesión y agregarla sin dudarlo.

Debido a que vuelvo a esta hoja de cálculo con frecuencia para registrar el trabajo una vez que la completo, reviso regularmente las ideas que he generado. Muchas personas escriben notas de sus ideas pero nunca se refieren a ellas. Con este sistema, me enfrento a mi propia lista de ideas al menos una vez a la semana.

Registro del progreso del proyecto

Una gran parte de mi trabajo en PCMag es probar productos de software y aparatos de acondicionamiento físico y escribir reseñas de productos de ellos, así que tengo otra hoja de cálculo dedicada a ese trabajo.

(Pido disculpas por la pequeña cantidad del contenido borroso en la imagen de arriba).

Permítanme explicarles rápidamente las columnas que ven en la imagen de arriba. La columna uno, llamada ID, es la ID del artículo de una revisión del producto que se ha publicado. La columna B es el nombre del producto. La columna C, Estado, mantiene el estado de la revisión, de modo que "publicado el 12-abr-13" significa que un artículo fue publicado el 12 de abril de 2013. Las columnas D a I son casillas de verificación relacionadas con el trabajo que debe completarse antes de una revisión del producto puede moverse a través del proceso de edición y publicación.

Los criterios (columnas DI) incluyen registrar el producto en una base de datos ("QB"), enviar un formulario que describa las especificaciones del producto ("Especificaciones"), cargar una imagen del producto ("Imagen") y crear una presentación de diapositivas de imágenes ("Presentación de diapositivas"). Cada producto también necesita un puntaje de uno a cinco ("Calificación"), y he agregado una columna más para "Notas" donde generalmente solo indico si un producto merece una Elección de los Editores de PCMag.

La hoja de cálculo es realmente una serie de casillas de verificación. Me permite ver de un vistazo si he hecho todo el trabajo precursor necesario. Pero también tiene otros beneficios.

De la misma manera que registro mis ideas de lluvia de ideas para futuras columnas de Organízate, también registro en la parte inferior de mis productos de hoja de cálculo de Revisiones que podría estar interesado en revisar. Por lo tanto, siempre tengo una lista actualizada de ideas nuevas.

También sirve como una referencia muy rápida si necesito buscar la fecha de publicación o la ID única del artículo para los productos que he revisado (lo cual hago con bastante frecuencia). Claro, tenemos otros sistemas en la oficina para encontrar esa información, pero generalmente es más rápido para mí extraerla de esta hoja de cálculo porque la he personalizado para que sea específica para mis necesidades.

Seguimiento de lo que ha cambiado

La última hoja de cálculo que quiero compartir es la que uso para hacer un seguimiento de un artículo específico que escribo: Las 100 mejores aplicaciones para iPhone. El artículo requiere una organización compleja para administrar porque actualizo el contenido con frecuencia. En otras palabras, cada pocas semanas, varias de las 100 mejores aplicaciones son nuevas. Tengo que estar atento a las aplicaciones que dije que eran las mejores hoy en comparación con las que dije que eran hace seis meses.

Mi método es bastante simple. Registro cada aplicación en Excel a medida que entra en la lista de las 100 mejores. Grabo la fecha en que se agregó al artículo, o la última vez que actualicé el texto, si se trata de una aplicación que sigue siendo buena pero se actualizó significativamente desde la última vez que escribí un comentario al respecto. También mantengo una lista actualizada de las aplicaciones que anteriormente estaban en la lista pero que desde entonces han perdido su lugar.

Esta hoja de cálculo también me ayuda a ver si he alcanzado 100 aplicaciones porque Excel las cuenta automáticamente por mí. También lo uso para agrupar las aplicaciones en diferentes páginas agregando bordes que indican saltos de página. La codificación de colores también me permite ver qué aplicaciones son nuevas en la lista (amarillo), lo que es una bandera durante el proceso de publicación que significa que debería revisar esas secciones más de cerca que otras.

Permítanme también admitir que no uso todas las columnas que configuré originalmente en esta hoja de cálculo. En un momento u otro, pensé que alguna información era importante, solo para darme cuenta más tarde de que no la necesitaba en absoluto. Debido a que esta hoja de cálculo me pertenece solo a mí, puedo abandonar áreas que no tienen resultado sin consecuencias. Podría limpiar la hoja de cálculo y deshacerme de las secciones que no uso, pero vale más la pena conservarlas y no usarlas que invertir en hacer que la hoja de cálculo esté un poco más ordenada. ¿Cuál es el punto de? Nadie más que yo lo ve.

Beneficios del uso de hojas de cálculo para realizar un seguimiento de su trabajo

Las hojas de cálculo simples pueden ser herramientas poderosas para organizar su trabajo, y no tiene que ser un genio en Excel para hacerlas. Los beneficios de usar hojas de cálculo para seguir su trabajo incluyen:

• poder ver lo que ya has hecho para que no lo repitas (o si necesitas repetirlo, puedes ver rápidamente cuándo y cómo lo hiciste la primera vez para que puedas aprovechar ese trabajo anterior)
• Tener un lugar dedicado para registrar ideas y revisarlas regularmente
• mantener un registro de su trabajo si alguna vez necesita evidencia de lo que ha logrado
• facilitando sus propias tareas creando un sistema de recuperación de información totalmente personalizado a sus necesidades.