Organícese: cómo administrar múltiples zonas horarias en el calendario de Google

Antes de un viaje, generalmente programo muchas citas en mi calendario. A veces es un viaje de negocios lleno de reuniones. Otras veces es un viaje personal y mi calendario está lleno de cenas, reuniones de café y otros eventos divertidos. En cualquier caso, trato de planificar mi tiempo para aprovecharlo al máximo, y eso significa incluir cosas en el calendario.

El problema son las zonas horarias.

Cuando estoy en el momento y pongo cosas en mi calendario, no estoy pensando en zonas horarias. Estoy pensando en hacer malabarismos con mi tiempo futuro, y eso requiere una gran cantidad de capacidad intelectual por sí solo.

Uso Google Calendar, y siempre he pensado que no es bueno para tratar con zonas horarias. Pero recientemente encontré una manera de ver dos zonas horarias a la vez, lo que ayuda enormemente. También tengo un consejo súper simple que me ayuda a planificar con anticipación sin arruinar las conversiones de tiempo.

Cómo ver dos zonas horarias en Google Calendar

Inicie Google Calendar y vaya a la Configuración. Verá Idioma y País, seguido de Zonas horarias. Si selecciona otra zona horaria aquí, puede agregarla permanentemente a su calendario, o hasta que decida eliminarla.

Si la zona horaria que necesita no aparece, cambie de país en el área de arriba para encontrar la región correcta. Puede ver arriba que configuré mi calendario para mostrar tanto la hora del este de los EE. UU. Como la hora estándar de la India.

¡Asegúrate de presionar guardar! A diferencia de trabajar en Google Drive y todos sus cambios se guardan automáticamente, aquí debe guardarlos manualmente con un botón en la parte superior o inferior de la página. El resultado final se parece a esto:

La primera zona horaria que establezca será la que aparezca más cerca de sus citas del calendario cuando regrese al calendario. El alternativo aparece a la izquierda del mismo. Las letras para la zona horaria primaria son negras y la secundaria es gris. Siempre puede ver el cálculo de más o menos GMT en la parte superior del calendario para estar seguro.

Crear citas para dos zonas horarias

Cuando se trata de registrar una cita en el calendario, generalmente estoy enfocado en otros detalles importantes además de la zona horaria. Por ejemplo, sé que muchas de las entradas del calendario que hago por adelantado (como antes de un viaje) están sujetas a cambios a medida que se acerca la fecha. Cuando un colega envía un correo electrónico en el último minuto, desesperado por trasladar una reunión desde el mediodía hasta las 10:30 a.m., necesito poder responderle rápida y confiadamente sin tener que hacer una doble reserva.

Si escribe la hora de la cita directamente en el nombre de la entrada del calendario en sí, Google la recoge y programa automáticamente la cita para esa hora. Por ejemplo, si escribo "Cita dental (10:20 am ET)", la entrada aparecerá en mi calendario para las 10:20 am hora del este. Funciona si usas paréntesis, corchetes o incluso nada.

Pero a veces no desea que la hora de su cita coincida exactamente con lo que escribe en el espacio del nombre del evento.

A veces me programo para llegar temprano a una cita, pero quiero ver la hora confirmada en el nombre de la entrada del calendario. Por ejemplo, podría programarme para llegar al aeropuerto a las 7:30 p.m., pero mi vuelo es técnicamente a las 9:40 p.m.

Si primero programo el evento y luego lo edito haciendo clic en Editar evento, puedo agregar detalles que no lo reprogramarán automáticamente. En este caso, primero crearía una entrada de calendario para las 7:30 y luego haría clic en Editar evento para escribir "(vuelo a las 9:40 pm ET)" en el nombre del evento.

Es un truco muy útil una vez que descubres cómo no ser engañado por la automatización de Google.

Cambio de zonas horarias

Las cosas se vuelven realmente confusas cuando llegas a tu destino y todos tus dispositivos te preguntan si deseas actualizar el calendario para que se muestre en la hora local. Si ha configurado su calendario para mostrar dos zonas horarias a la vez, en realidad no es tan malo. Recogerás los elementos del calendario que se registraron incorrectamente con bastante rapidez.

Para obtener más consejos sobre Google Calendar, asegúrese de leer cómo incluir su lista de tareas en Google Calendar y cómo usar Google Calendar para lograr sus objetivos.