Organícese: cómo mantener separados su trabajo y sus archivos personales

Los trabajadores de la información como yo a menudo revisan nuestro correo electrónico de trabajo el fin de semana. O podríamos avanzar en una presentación importante a altas horas de la noche desde casa, si es cuando nuestras horas más productivas son (o si estamos atrasados ​​en un proyecto). Somos igualmente propensos a responder mensajes personales mientras estamos en el trabajo o tal vez escanear un documento de seguro de hogar en la copiadora de la oficina. A los trabajadores del conocimiento generalmente les gusta este tipo de flexibilidad, pero si no tienes cuidado sobre cómo separar tu trabajo y tus archivos personales, podrías meterte a ti y a tus datos en problemas.

Los comportamientos de riesgo en el área gris entre el trabajo y la vida podrían poner en riesgo los datos confidenciales. Por ejemplo, aunque muchas personas pueden escanear un documento personal en la oficina aquí y allá, no querría escanear nada sensible, porque, a menos que sea el jefe de TI, no tiene idea de dónde guarda la impresora multifunción copias de archivos que escanea. Probablemente estén en el disco duro del escáner, y también podrían guardarse en servidores compartidos no seguros.

Además, para mantener una apariencia de equilibrio entre la vida laboral y personal, es útil tener señales que le recuerden cuando está haciendo un tipo de trabajo cuando está en el otro reloj. Digamos que se está poniendo al día con algunos correos electrónicos en tres días de vacaciones familiares. Es posible que aprecie que tiene la flexibilidad y la oportunidad de abordar cualquier asunto urgente, pero también puede volver a disfrutar de Splash Mountain con sus hijos. Con algunas estrategias simples para separar sus archivos personales y de trabajo, nunca se verá atrapado en el trabajo durante demasiado tiempo cuando esté disfrutando de su tiempo personal y viceversa.

Compartimentar sus archivos

El principal truco para separar archivos de trabajo y personales es compartimentarlos. Mantener cosas específicas en lugares dedicados crea no solo orden, sino también certeza. Funciona tanto en el mundo físico como en el mundo digital. Si siempre guarda las llaves en el bolsillo derecho y el teléfono en el izquierdo, nunca termina buscando en su chaqueta ninguno de esos artículos.

Con los archivos digitales, los principios son los mismos, pero la realidad es un poco diferente. Puede mantener todos sus archivos de trabajo en una carpeta y archivos personales en otra, pero ¿viven en el mismo servidor, computadora, aplicación o dispositivo móvil? ¿Quieres que lo hagan?

A veces separamos los archivos de trabajo de los archivos personales para mantener los límites, de modo que no nos veamos atrapados en el trabajo cuando deberíamos pasar tiempo con familiares y amigos, o para que no tengamos la tentación de terminar de presentar nuestros impuestos mientras estamos en el reloj

Con los años, he desarrollado algunas estrategias que me ayudan a compartimentar mi trabajo y mis archivos personales para que cumplan estas condiciones:

• Siempre están separados
• Son accesibles sin importar dónde esté, pero
• Es un poco incómodo para mí acceder a los archivos de trabajo cuando estoy en modo de inicio y a los archivos de inicio cuando estoy en modo de trabajo.

Use diferentes interfaces para diferentes cosas

Primero hablemos de documentos digitales, como documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones, PDF e imágenes.

La forma más fácil que he encontrado de mantener los documentos separados y accesibles es almacenarlos en un servicio de sincronización en línea y utilizar diferentes servicios para diferentes tipos de información. Utilizo Dropbox para almacenar, hacer copias de seguridad y sincronizar mis archivos personales, y confío en Google Drive para el trabajo. Hay muchas opciones más allá de esos dos servicios, sobre los que puede leer en la lista de PCMag de los mejores servicios de almacenamiento en línea. Pero el punto es comenzar separando sus archivos en dos servicios diferentes.

¿Por qué no elegiría mi servicio de almacenamiento favorito y crearía dos cuentas diferentes en lugar de usar dos servicios diferentes? Tener una interfaz diferente me ayuda a mantener los límites que necesito entre el trabajo y los archivos personales.

Si miro la interfaz web de Google Drive, siento que estoy trabajando. Sin embargo, si miro a Google Drive mientras estoy de vacaciones, suenan campanas en mi cabeza que me recuerdan que estoy trabajando cuando debería estar descansando junto a la piscina. Pero si estoy dando vueltas alrededor de Dropbox el fin de semana, organizando mis fotos personales, mi cerebro no me da la misma señal de "estás trabajando". Con el tiempo, he desarrollado una fuerte asociación entre cada interfaz y lo que hago en esa interfaz. Para mí, es aún más importante tener límites claros de la vida laboral porque trabajo desde una oficina en casa. Cuando trabajaba a tiempo completo en un edificio de oficinas, utilicé estrategias similares con el mismo efecto.

Cree señales visuales en su sistema operativo y temas

Algunos servicios de almacenamiento, como los que se integran estrechamente con su sistema operativo, no se parecen en nada (a menos que use la aplicación web). No necesariamente tienen una interfaz distinta. Otra forma de compartimentar sin siquiera darse cuenta es mediante el uso de un sistema operativo diferente en el trabajo y en el hogar. Si tiene una máquina con Windows en la oficina y una Mac en casa, es posible que ya experimente la misma sensación de estar hiperconsciente cuando realiza trabajos de oficina en casa en la Mac.

Otro problema podría ser que usa algunas de las mismas herramientas en su vida laboral y personal porque le gustan. No desea elegir dos herramientas o interfaces diferentes. Desea usar el que más le guste para ambos. Algunos de mis amigos, por ejemplo, usan Slack para la comunicación personal, y también usan Slack en el trabajo. En esa situación, recomendaría cambiar el tema (es decir, la combinación de colores) de sus dos cuentas de Slack para que se vean físicamente diferentes. Asociará rápidamente un esquema de color con el trabajo y otro con charlas personales privadas.

Compartimentar por navegador

Otra opción para compartimentar su trabajo y crear señales visuales que le recuerden qué tipo de trabajo está haciendo es apegarse a un tipo de navegador en el trabajo y otro en el hogar. Las señales visuales pueden ser más sutiles, pero aún tendrá el hábito de lanzar, por ejemplo, Chrome para el trabajo y Firefox para cosas personales.

También es beneficioso usar dos navegadores separados para mantener separado su historial web. Por ejemplo, es posible que esté más atento a la eliminación de la memoria caché del navegador para archivos de trabajo porque contienen información confidencial de la empresa, pero es posible que desee mantener su historial web personal para que pueda buscar rápidamente los sitios que visitó hace unos días (o viceversa viceversa).

Utilice las aplicaciones de cliente de correo electrónico para su ventaja

En los teléfonos móviles, hay una manera muy fácil de separar el correo electrónico del trabajo del correo electrónico personal, sin importar si usa el mismo servicio de correo electrónico, como Gmail, tanto para el trabajo como para el hogar. La solución: usar diferentes clientes de correo electrónico.

Gmail tiene una aplicación independiente, pero no necesariamente tiene que elegirla como la aplicación que usa para acceder a Gmail. En el iPhone, puede usar la aplicación de correo de valores. O en cualquier tipo de teléfono, puede instalar una aplicación de cliente de correo electrónico de terceros que funcione con Gmail, como Boxer o Inboxcube.

Me gusta usar aplicaciones separadas para el trabajo y el correo electrónico personal. Tengo el mismo beneficio de tener dos interfaces distintas. Además, cuando intento no dejarme atrapar por el trabajo, puedo dejar de fumar y cerrar el correo electrónico del trabajo mientras mantengo mi correo personal más fácilmente accesible, o viceversa.

Puede ser que realmente te guste una aplicación cliente de correo electrónico y quieras usarla tanto para tu trabajo como para tu correo electrónico personal. Con muchas aplicaciones, puede tener varias cuentas autenticadas y cambiar entre ellas a voluntad. Sin embargo, proporciona una facilidad de uso que quizás no desee. Pierdes el beneficio de tener dos interfaces distintas y pierdes la capacidad de salir de la aplicación con la cuenta que quieras que sea menos tentadora en este momento. Quizás desee que su tecnología sea un poco menos fácil de usar por el bien de su propia psicología.

Compartimentado para un mejor equilibrio trabajo-vida

Si necesita límites más claros entre su trabajo y su vida personal, compartimentar sus datos en diferentes aplicaciones, servicios, sistemas operativos y navegadores ayuda enormemente.

Tener dos espacios virtuales distintos donde accede a sus archivos crea señales, asociaciones y barreras de entrada que pueden ayudarlo a minimizar el trabajo en su tiempo libre o hacer tareas personales mientras está en el trabajo, mientras le permite realizarlas cuando sea necesario.