Organícese: cómo mantenerse ordenado, escaneable y no demasiado ocupado

Slack hace que la comunicación dentro de un equipo sea mucho más fácil que usar el correo electrónico, pero la aplicación tiende a parecerse a la sala de juegos de un niño desordenado. Si los miembros de tu equipo sienten una gran pasión por los gifs animados o no piensan cómo nombran los canales, es probable que tu interfaz personal esté completamente desorganizada. Estos nueve consejos pueden ayudarlo a recuperar el control de esta aplicación de mensajería empresarial líder.

1. Hacer mensajes flojos más compactos

Dos configuraciones reforzarán su interfaz Slack para hacerla más ágil. Vaya a Preferencias> Mensajes y medios. En Tema, elija Compacto. Luego, justo debajo, elige ver Solo mostrar nombres.

Juntas, estas configuraciones eliminan el exceso de caracteres y espacios en blanco de Slack. Puede que no sea su estilo preferido, pero vale la pena intentarlo si desea que su espacio Slack se vea más ordenado y menos ocupado. Si desea poder escanear una gran cantidad de información sin mucho desplazamiento, puede valer la pena intentarlo.

2. Reduzca su barra lateral floja

No hay ninguna razón por la que necesite ver todos los canales y mensajes que figuran en su barra lateral de forma predeterminada. Canales de estrella y mensajes directos que usa con más frecuencia. Eso los hace sentarse en la parte superior debajo del encabezado Starred, lo que le permite centrar su atención en esta lista seleccionada.

Si su cuenta de Slack está seriamente desordenada, considere también cambiar su configuración para mostrar solo mensajes destacados y mensajes no leídos. Vaya a Preferencias> Barra lateral> Configuración de la barra lateral> Apariencia y elija Conversaciones no leídas y destacadas.

3. Suprimir el desorden de imágenes

Si su principal queja sobre Slack es que sus colegas publican demasiados gifs animados, emojis y enlaces con enormes imágenes de vista previa, simplemente puede suprimirlos en su vista. Mire en Preferencias> Mensajes y medios. En la parte inferior hay casillas de verificación que le permiten ocultar diferentes tipos de imágenes.

Si desea la mejor experiencia de Slack despejada, configúrelos así:

4. Personalizar notificaciones

Recibir demasiadas notificaciones las convierte a todas en ruido. Personaliza las notificaciones que recibes en Slack en tres pasos.

Primero, silencia cualquier canal donde la mayoría de los mensajes nuevos no sean importantes. Vaya al canal, haga clic en el icono del engranaje junto a la barra de búsqueda y seleccione la opción para silenciar ese canal.

En segundo lugar, cambie sus preferencias de notificación a Mensajes directos, menciones y palabras clave solamente o Nada. Si elige Nada, verá insignias que indican nuevos mensajes, pero no recibirá alertas de audio u otras notificaciones en pantalla.

En tercer lugar, preste atención a las dos últimas opciones que aparecen en esta sección de sus preferencias: Notificarme sobre las respuestas a los hilos que estoy siguiendo y usar diferentes configuraciones para dispositivos móviles. Dependiendo de cómo usted y sus compañeros de equipo usen conversaciones entrelazadas, es posible que desee seleccionar la opción para recibir notificaciones de hilos. En cuanto a las opciones del dispositivo móvil, elegir tener diferentes preferencias en su teléfono puede ayudarlo a concentrarse. La próxima vez que necesite trabajar sin interrupción, salga de la aplicación de escritorio Slack y cierre la sesión de la aplicación web, pero mantenga su teléfono cerca para recibir notificaciones importantes de Slack.

5. Use prefijos para agrupar canales flojos similares

Aquí hay una táctica que veo regularmente que los equipos usan en Slack: Crear prefijos para canales que deberían agruparse. Todos los canales que deben ser utilizados exclusivamente por el equipo de ventas, por ejemplo, deben tomar el prefijo "ventas-" para que pueda tener # contactos de ventas, # consejos de ventas, # ventas-victorias, etc. Los canales que son solo para divertirse pueden tomar el prefijo "fun-" o "watercooler-".

El uso de prefijos hace que canales similares se agrupen automáticamente, tanto en su barra lateral como en la lista completa de canales cada vez que necesite explorarlos.

6. Use herramientas de sondeo (o este truco)

Al hacerles a sus compañeros de equipo una pregunta tipo encuesta, como "¿A qué hora pueden reunirse todos esta tarde?" usa una aplicación de encuestas. Es mucho más fácil y ordenado leer las respuestas a una encuesta que hojear un aluvión de comentarios.

Polly for Slack es una de las aplicaciones de encuestas y encuestas más conocidas. Instálelo como un complemento de Slack y luego escriba "/ polly" cuando desee crear una encuesta.

También puede omitir las herramientas de votación con este simple truco: escriba su pregunta y proporcione posibles respuestas con reacji. Sus compañeros de equipo descubrirán que deben agregar las respuestas apropiadas a la pregunta para mostrar su preferencia. Para las opciones de sondeo que no tienen iconos obvios que coincidan, use números de puntos o puntos de colores. Los resultados son ajustados, ordenados y fáciles de leer.

7. Crear una etiqueta para hilos

Los hilos de mensajes son fantásticos para mantener a Slack organizado, pero solo cuando los usa de una manera que funcione para su equipo. Un hilo de mensajes es una conversación que se separa del canal principal en una barra lateral. Las personas pueden optar por la conversación o mantenerse al margen. En el hilo, usted y sus compañeros de equipo pueden tener una conversación elaborada sobre un tema sin que se interrumpa.

Sin embargo, cuando hay demasiados hilos, es difícil escanear el canal y ponerse al día con lo que ha sucedido recientemente. Por lo tanto, debe encontrar el equilibrio adecuado entre el uso de hilos y una etiqueta para ello. No hay una regla sobre cómo hacerlo.

Solía ​​trabajar con un equipo que agregaba un carrete de emoji de hilo al final de cualquier mensaje que quisieran desviar del canal principal. Con el tiempo, todos recogimos las reglas informales sobre cuándo enviar mensajes, y todos parecían felices de seguirlos.

Sugerencia: Para agregar un emoji personalizado, haga clic en su espacio de trabajo en la esquina superior izquierda, elija Personalizar Slack y cargue una imagen de su elección desde la pestaña Emoji. Tenga en cuenta que los administradores pueden restringir quién puede agregar emoji personalizados.

Si no está dispuesto a realizar ajustes más avanzados, es posible que también desee aprender a construir un bot flojo.

8. Organiza tus pensamientos con el formato

Use el formato para organizar lo que escribe en los mensajes de Slack. Facilita que otras personas escaneen el canal y se den cuenta de lo que es importante.

Slack usa el formato Markdown para negrita, cursiva, subrayado y formato de código. Cuando escribe más de unos pocos caracteres, aparece una hoja de trucos en la parte inferior de la pantalla para ayudarlo.

Además, agregue saltos de línea en su mensaje usando shift + return. Esta combinación de teclas le permite crear párrafos sin publicar el mensaje (si presiona regresar sin turno, su mensaje se publicará). Una vez que haya hecho eso, puede escribir mensajes más largos que sean fáciles de leer y editar, en lugar de tener que publicar cinco o seis consecutivos. Esta práctica puede beneficiar sus resultados de búsqueda de Slack si usa una cuenta gratuita que se limita a buscar solo los 10, 000 mensajes más recientes.

9. Crear alertas automatizadas

Una alerta automatizada en Slack es una notificación que recibe automáticamente cuando se produce alguna acción. Por ejemplo, podría crear una alerta para cuando alguien complete el formulario web de su empresa. Algunas otras ideas: puede recibir una alerta cada vez que se cierra una venta en su tienda en línea, cada vez que aparece un nuevo comentario en su sitio web o tan pronto como alguien de su equipo abre o cierra un problema en Github.

Hay algunas formas de configurar y controlar alertas automáticas. Lo más simple es a través de las integraciones de Slack con otras herramientas en su Directorio de aplicaciones. Por ejemplo, conecte Slack a Freshdesk, y puede recibir alertas sobre los tickets de soporte enviados a su equipo.

Otra forma es usar la aplicación Slack Incoming Webhooks, que requiere un poco de conocimiento técnico para configurar, pero le permite recibir alertas sobre actividades que pueden estar fuera del ámbito de las aplicaciones Slack. La última opción es utilizar una herramienta de automatización de terceros, como IFTTT, Workato o Zapier. Estos servicios le permiten conectar aplicaciones entre sí y, en el caso de Slack, puede conectar una aplicación incluso si Slack no la admite de forma nativa. Las herramientas de automatización también pueden brindarle más opciones para personalizar la alerta.

Señal contra ruido

Slack prometió ayudar a corregir algunos de los problemas de señal a ruido inherentes al correo electrónico. También prometió dar a las personas una forma de comunicarse que fue más divertida. Se ha convertido en una aplicación que en su mayoría tiene éxito en ambas áreas, pero al hacerlo se ha convertido en un tipo diferente de bestia, una que puede parecer difícil de manejar. Al limpiar su interfaz Slack, puede reducir significativamente el ruido y crear un espacio más enfocado para comunicarse.

Si todo lo demás falla, siempre puedes saltar de un barco mirando estas 17 alternativas a Slack. Si está comprometido a seguir con la aplicación, asegúrese de aprender algunos consejos y trucos más para Slack.