Organícese: cómo mejorar la comunicación para una mejor gestión de proyectos

Durante cualquier proyecto, es fundamental saber cómo comunicarse, así como cuándo utilizar un servicio de gestión de proyectos para la comunicación. La comunicación con todos sus grupos de interés es el factor más importante para el éxito de la gestión de proyectos, según un informe del Project Management Institute. Las malas comunicaciones son a menudo la causa de otros problemas que llevan a un proyecto fuera de curso o lo hunden por completo.

¿Qué significa una comunicación clara, abierta y efectiva en términos de gestión de proyectos, y cómo lo hace? La columna Organícese de la semana pasada analizó cómo comenzar a administrar un proyecto. Los puntos clave fueron la definición del proyecto (y asegurarse de que sea un proyecto en lugar de solo un trabajo continuo) y sus requisitos, alcance, entregables, hitos y actores, incluidas las partes interesadas. Si aún no lo ha leído, le recomiendo que lo haga antes de abordar este artículo.

Cómo la mala comunicación afecta la gestión de proyectos

Los tres principales problemas que impiden que un proyecto tenga éxito son los cambios en el alcance, la estimación deficiente en la fase de planificación y las metas y objetivos mal definidos, según una encuesta realizada por PricewaterhouseCooper. Pero Jason Westland, CEO de ProjectManager.com, ve todos esos problemas derivados de una raíz diferente: la mala comunicación.

"Si un gerente de proyecto no tiene el alcance reducido o si los jugadores no conocen la línea de tiempo, las cosas se desmoronan o lo que se entrega no cumple con los requisitos", dijo Westland cuando hablé con él recientemente sobre las mejores prácticas de gestión de proyectos.

Westland, quien también escribió The Project Management Life Cycle , agregó: "Lo que generalmente sucede es que el gerente del proyecto no tiene un verdadero control sobre el alcance del proyecto. El equipo realmente no sabe lo que están entregando. Nadie realmente sabe cuáles son las fechas finales para los hitos o entregas clave. Y a lo largo del proyecto, nadie los mantiene informados sobre la visión general, la razón por la que lo están haciendo. Y las cosas simplemente se resbalan ".

Westland creció en Nueva Zelanda. Compartió conmigo una analogía entre pastorear ovejas en el terreno de su patria y administrar un proyecto.

Imagine a un niño que tiene que mover 300 ovejas de un prado a otro usando nada más que unos pocos perros. "Estás en constante comunicación con tus perros a través de un silbato", dijo. "Los perros se mueven constantemente para dividir grupos o fusionar grupos". El trabajo puede parecer difícil de manejar para un niño y algunos sabuesos, pero si nunca hay una interrupción en la comunicación, y el niño sigue recordando su objetivo, se puede hacer.

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Durante la reunión inicial del proyecto, todos los jugadores que trabajarán en el proyecto deben abandonar la reunión con una descripción clara de lo que comprenderá el proyecto final. En otras palabras, todos deberían tener no solo una visión, sino también detalles escritos.

Imagine un proyecto que demora un año en completarse. Unos meses después del proyecto, es completamente posible que la visión en la mente de alguien se haya transformado un poco desde el primer día. El gerente del proyecto debe recordarles a todos la descripción del proyecto final, y debe hacerlo con frecuencia. Este tipo de comunicación visual puede ocurrir durante una reunión programada regularmente (más sobre eso en un momento), o al traer al cliente del proyecto de vez en cuando para recordarle al equipo en qué están trabajando.

Además, todos los miembros del equipo del proyecto son responsables de comunicarse cuando una tarea o serie de tareas se aleja de la próxima entrega o de la descripción final del proyecto. Cuando surge una tarea que no está dentro del alcance, los trabajadores deben hablar y los gerentes de proyecto deben escuchar. La comunicación es una calle de doble sentido. Del mismo modo, si un equipo cree que no llegará a una fecha límite, deben informarle al gerente del proyecto cuando están en peligro, no después de que sea demasiado tarde. Un gerente de proyecto que escucha la comunicación de este tipo puede tomar decisiones en consecuencia. Y, como habrás adivinado, el gerente de proyecto debe informar al equipo sobre los cambios que se realicen y solicitar comentarios.

Presta atención al detalle fino

Además de volver a la visión a menudo y mantener el alcance bajo control, los gerentes de proyecto deben conocer cada detalle. "Durante el proyecto, es realmente importante que el gerente del proyecto sea plenamente consciente de cada tarea y cuál es el estado de esa tarea", dijo Westland.

Los proyectos pueden tener fácilmente miles de tareas, que es una gran cantidad de información para que la recuerde cualquier gerente de proyecto. Es por eso que un servicio de gestión de proyectos es tan valioso. Dos ejemplos son Zoho Projects y Teamwork Projects, aunque hay docenas en el mercado de equipos de varios tamaños y complejidad.

Cuando los equipos usan plataformas de gestión de proyectos, todas las tareas se registran en el sistema y son visibles para todos los que necesitan verlas (o, a veces, son visibles para todos, dependiendo de la herramienta). Cada tarea tiene un cesionario y una fecha de vencimiento. Por lo general, también hay información adicional que describe si la tarea aún no está en el plato de nadie, si está actualmente activa o completada. Algunas plataformas monitorean en detalles aún mayores el porcentaje de nivel de finalización de cada tarea. Por lo tanto, un gerente de proyecto puede verificar una tarea en cualquier momento para ver su estado sin tener que ir al escritorio de alguien, tocar a esa persona en el hombro y preguntar. Cambia completamente la naturaleza de la comunicación.

Las herramientas de gestión de proyectos centralizan la información y les dan acceso a todos. Al final, la documentación es solo otra forma de comunicación.

Peter Clarkson, director de Maestro Development, que hace la plataforma de gestión de proyectos Maestro Project Office, es un ex gerente de proyectos que ha administrado miles de proyectos. "Hice muchas auditorías de proyectos malos. Me conocían como artista de rescate", me dijo. "Invariablemente, vinculado a la falta de metodología y la falta de conocimiento de lo que sucedió en el proyecto: no documentar las reuniones, los problemas, las acciones".

Cuando Clarkson describe su día como gerente de proyecto, se hace evidente la importancia de la comunicación y la conexión del gerente de proyecto con cada parte de la comunicación. "Como gerente de proyectos, siempre dije que era flojo porque nunca me asigné nada", dijo. "Todo lo que hice fue caminar y hablar con la gente, o leer informes, o consultar en la base de datos sobre problemas que se estaban gestando y registrando, pero nadie estaba haciendo nada con eso. Leía las actas de varias reuniones que no conocía". en realidad ir a ". Dijo que fácilmente pasó un tercio de su día de trabajo en cualquier herramienta de gestión de proyectos y base de datos que los equipos estaban usando.

Seguir teniendo reuniones

La mayoría de los proyectos y equipos de proyectos dependen de las reuniones hasta cierto punto. Como explica Westland, "Antes de las herramientas en línea, los gerentes de proyecto generalmente realizaban una reunión semanal en la que todos simplemente decían en qué tareas estaban trabajando, qué tareas habían completado y el estado de otros entregables o tareas". Pero con una plataforma de gestión de proyectos en su lugar, donde toda esta información se registra y se hace visible, ¿todavía tiene sentido celebrar reuniones?

Actualmente, si. Si bien las herramientas en línea mejoran considerablemente la comunicación, las reuniones siguen siendo beneficiosas. "No es que todavía no tengas stand-ups; es solo que el propósito cambia. En lugar de un stand-up semanal basado en tareas, puede convertirse en una reunión quincenal en la que el gerente del proyecto reitera la visión y se asegura de que todos sabe a dónde tienen que ir, o trae al cliente para hablar sobre la razón por la que se entrega el proyecto. Se convierte más en una sesión de estrategia que en una sesión de ejecución ", dijo Westland.

Plan para las autopsias

La comunicación es clave para el éxito de cada proyecto, no solo en la fase de planificación y la reunión inicial, sino también a lo largo del proyecto, e incluso después de que haya finalizado. Las reuniones post mortem brindan a los miembros del equipo una oportunidad final para comunicar lo que salió bien o mal en un proyecto.

Los miembros del equipo deben ser honestos y abiertos con sus comentarios, pero igual de importante, el gerente del proyecto debe escuchar los comentarios, registrarlos y consultarlos la próxima vez que surja un proyecto similar.

Las plataformas de gestión de proyectos también pueden ser una gran fuente de material de referencia una vez que finaliza un proyecto. La mayoría de los equipos se benefician al revisar los informes y el historial de sus proyectos para tener una mejor idea de lo que sucedió cuando algo salió mal.

Para obtener más consejos sobre cómo aprovechar al máximo los dos servicios de gestión de proyectos de PCMag's Editors 'Choice, puede leer 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y 5 características de Zoho Projects para organizar su negocio.