Organízate: cómo cambié a trabajar en la nube

Después de años de trabajar en un sistema híbrido, donde algunos archivos eran locales y otros estaban en la nube, recientemente cambié a trabajar completamente en línea. Elegí usar Google Drive, pero podría haber sido tan fácilmente cualquier servicio similar, como Microsoft Office Online.

Así es como migré al nuevo entorno, algunos de los pros y los contras de trabajar completamente en línea, y consejos si también está pensando en cambiar.

Por qué migré a Google Drive

He usado Google Drive durante mucho tiempo, incluidos Google Docs, Sheets y Slides. Pero nunca lo usé exclusivamente para todo mi trabajo hasta hace poco.

Mi configuración anterior tenía algunos archivos almacenados localmente en mi computadora (respaldados, por supuesto) y solo un puñado de archivos que vivían como Google Docs y otros archivos en línea. Principalmente, utilicé Google Drive para archivos que eran colaborativos, como un documento para planificar unas vacaciones con amigos.

Una de las principales razones por las que decidí mudarme completamente a la nube fue porque he estado usando muchos dispositivos diferentes, muchos más que nunca. En cualquier día, es posible que desee realizar el trabajo desde cualquiera de los cinco dispositivos diferentes, dependiendo de si estaba en casa, en una reunión, viajando o en otro lugar. Tengo una Mac de escritorio, un Chromebook Pixel que es portátil pero no es excelente para reuniones, un teléfono inteligente y una computadora portátil. Y ocasionalmente, trabajo en la computadora de otra persona.

Siempre que sea posible, prefiero hacer notas y ediciones directamente en mis archivos, en lugar de hacer una nota separada en una aplicación de toma de notas sobre lo que debo hacer más tarde en el archivo. Trabajar en la nube satisface esa necesidad, y Google Drive también satisfizo la mayoría de mis otras necesidades, como la compatibilidad con los formatos de archivo de Microsoft Office, mucho almacenamiento y soporte para todos los dispositivos que tengo.

Cuando todo su trabajo está en la nube, tiene acceso a los archivos directamente. Siempre que tenga una conexión a Internet (y a veces incluso cuando no la tenga), puede editar los archivos. Google Drive tardó algunos años en llegar a este punto, pero ahora que está aquí, lo estoy usando con excelentes resultados.

Consejos para migrar a la nube

Cuando decida mantener todo su trabajo en la nube y no almacenar ninguno localmente, se enfrentará a un gran desafío: descubrir qué hacer con todos sus archivos antiguos. Mi consejo es que no se preocupe demasiado por los archivos antiguos. No pierda su tiempo tratando de migrar o reorganizar perfectamente todos sus datos antiguos, que de todos modos nunca volverá a ver.

En cambio, concéntrese en cómo organizará o almacenará nuevos datos en el futuro. En mi caso, comencé a usar Google Drive para todos mis documentos nuevos de inmediato. Creé nuevas carpetas en Google Drive en línea que reflejaban el mismo sistema organizativo que solía usar en mi escritorio. Cuando comencé un nuevo archivo, lo convertí en un Google Doc. Presté más atención al presente que al pasado.

Tenía algunos archivos que clasificaría como antiguos o nuevos, pero "en curso". Un archivo en curso es uno que creé hace mucho tiempo, pero que todavía es relevante y está en uso hoy. En mi caso, tienden a ser hojas de cálculo donde registro el trabajo cuando lo completo. Por ejemplo, tengo un archivo continuo donde hago un seguimiento de los artículos que escribo, las fechas en que se publican y otros metadatos. Continuamente lo agrego, y siempre es útil y relevante, a pesar de que lo creé hace años.

Para migrar estos archivos en curso, simplemente los cargué en Google Drive, uno por uno, y los convertí en archivos con formato de Google. Los archivos de Excel se convirtieron en Hojas de cálculo de Google. Fácil.

La razón por la que los hice uno por uno fue para verificar y asegurarme de que se abrieran y que el contenido no fuera confuso. Afortunadamente, todo se transfirió sin problemas. Aún así, guardé esas copias originales muy valiosas de los archivos en mi computadora durante aproximadamente un mes, por si acaso, lo que me lleva a otro consejo: Conserve copias originales de sus archivos importantes durante un período de superposición.

Si algo sale mal con su migración, querrá los originales. Es como cuando deposita un cheque en papel de forma remota utilizando una aplicación móvil, y el banco le envía un mensaje que dice: "¿Por qué no se queda con ese cheque hasta que se borre?"

Otro consejo es probar que el servicio funciona en todos sus dispositivos. Abre diferentes archivos. Ahora apague el Wi-Fi e intente abrirlos. ¿Es posible, es decir, tenía copias sin conexión de archivos que esperaba tener (más información sobre el acceso sin conexión en un momento)? ¿Puedes editar? ¿Necesita instalar alguna aplicación o complemento para hacer el trabajo que desea hacer? Es más difícil de lo que piensas hacer el tiempo para ejecutar estas pruebas, pero seguramente supera aparecer en algún lugar y no poder hacer nada de lo que habías planeado.

Una vez que comencé a trabajar con mi nuevo sistema de trabajar completamente en Google Drive (pero aún durante ese período de superposición antes de borrar todos mis datos almacenados localmente), instalé el componente de sincronización de Google Drive en mi computadora y hice una copia de seguridad de los últimos dos años ' valor de los datos a la nube. No probé todos los archivos para asegurarme de que se convirtieran limpiamente a Google Drive, como lo hice con mis archivos importantes en curso, pero me sentí mejor sabiendo que había extraído gran parte de mis datos antiguos en caso de que alguna vez los necesitara. El consejo en ese frente: haga una copia de seguridad de los archivos antiguos, pero no pase mucho tiempo en ello.

Al sopesar los riesgos y las recompensas, las comodidades y los inconvenientes, sentí que hacer una copia de seguridad de mis datos antiguos, que probablemente no necesitaré nunca más, en Google Drive y llamarlos un día fue suficiente para mí.

También hay otros pros y contras. Tenga en cuenta que no enumero todos los pro y contra, pero solo algunos que son relevantes para usar Google Drive exclusivamente para archivos de trabajo.

Trabajando en la nube: profesionales

Copias de seguridad automáticas. Sé que la mayoría de las personas que no hacen una copia de seguridad de sus datos ahora no comenzarán pronto. Cuando trabajas en Google Drive, no tienes que pensar en hacer una copia de seguridad. Sucede de forma automática y frecuente.

Tanto espacio! Google Drive viene con una generosa cantidad de espacio. Todas las personas con una cuenta de Google obtienen al menos 15 GB, pero comprar más es barato. Además, hay otras lagunas que te dan mucho más espacio. Por ejemplo, los archivos que crea en Google Drive, como Google Docs, no cuentan para su límite de almacenamiento. Eso es enorme.

Compatible con Office. Si bien creo y edito archivos exclusivamente en Google Drive, no todas las personas con las que colaboro lo hacen. Muchas personas aún usan Microsoft Office. Con Google Drive, puede exportar cualquier tipo de archivo de Google a un formato de Microsoft. Con solo unos pocos clics, puedo convertir un Google Doc en un archivo.docx de Word.

Colaboración. Para colaborar en tiempo real, nada supera a Google Drive. Puede compartir archivos con otros usuarios, administrar quién puede verlos y editarlos, e incluso mantener una conversación con sus colaboradores mientras trabajan juntos en un archivo.

Sincronización local. Como mencioné, pude hacer una copia de seguridad rápida de mis archivos antiguos en Google Drive porque tiene un componente de sincronización local. Esta característica le permite a Google Drive cumplir una doble función como un paquete de oficina colaborativo en línea y un programa de copia de seguridad y sincronización de archivos.

Precio. Google Drive es gratis. Microsoft Office cuesta alrededor de $ 100 al año. ¿Necesito decir mas?

Trabajando en la nube: Contras

Preocupaciones de privacidad y seguridad. Las personas que no desean utilizar un servicio en la nube casi siempre están preocupadas por la privacidad y la seguridad. Alguien más está almacenando sus datos en una ubicación que probablemente no pueda identificar. Google encripta sus archivos almacenados en Drive de manera predeterminada, pero la compañía también administra las claves por usted, lo que es una señal de alerta para algunos. Si no confía en la compañía que almacena sus archivos, o si sus archivos contienen información altamente confidencial, la migración a la nube podría no ser para usted.

Acceso sin conexión. Trabajar en la nube significa que necesita una conexión a Internet. Navegar por las reglas y configuraciones en línea versus fuera de línea puede ser un verdadero dolor. A veces las cosas salen mal o no como esperabas.

Con Google Drive, es posible trabajar sin conexión, lo cual es genial, excepto que hay muchas advertencias y, francamente, no las tengo memorizadas. Sé que necesito usar el navegador Chrome para que funcione, pero con frecuencia olvido los detalles. Descubrí que cargar los archivos en los que quiero trabajar antes de abandonar un área con Wi-Fi es una buena solución, pero nuevamente, solo si estoy ejecutando Chrome. Entonces puedo trabajar en estos archivos con facilidad (siempre y cuando no cierre accidentalmente la pestaña).

Pero puede ponerse desordenado.

Cuando termine de editar sin conexión, todavía necesito conectar el dispositivo a Internet para obtener los cambios en la nube. A veces causa problemas. Digamos que trabajo sin conexión en una computadora portátil mientras estoy en un avión. El avión aterriza, me subo a un taxi y luego recuerdo otro cambio que quiero hacer. Si abro mi teléfono y cargo el archivo usando una conexión de datos, veré la copia anterior antes de todos los cambios que hice en el avión porque aún no los he sincronizado. Digamos que olvido ese punto, y hago algunos cambios por teléfono. Cuando finalmente conecte mi computadora portátil a Internet, Google me dirá que algo está fuera de control. Hay soluciones, pero ninguna de ellas es limpia o simple. Prepárate para copiar y pegar.

La búsqueda funciona, excepto cuando no. Cuando almacena sus archivos con Google, el primer nombre en la búsqueda en Internet, tiene grandes expectativas para la herramienta de búsqueda. Encontrar archivos en Google Drive ha sido impredecible para mí. Cuando busco por nombre de archivo, es probable que encuentre lo que necesito, pero no siempre. Los guiones bajos en los nombres de los archivos en particular parecen hacer que Google pierda un bucle. Tengo un archivo llamado 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, pero cuando busco "Colaboración", la siguiente imagen muestra lo que aparece.

Google sí busca el contenido de sus archivos, lo que ayuda, pero aún puede tomar algún tiempo de prueba y error encontrar lo que necesita. Cuando otros colaboradores comparten archivos con usted, esos son los que a menudo me cuesta más encontrar, con o sin búsqueda. Termino confiando en archivos marcados con una estrella (favoritos), así como en la lista de archivos recientes que Google Drive ofrece bastante.

Distracciones en línea. Para trabajar en Google Docs, debe tener abierta una ventana del navegador y, para algunas personas, estar en línea es una pendiente resbaladiza. Para mí, no es un gran problema. Utilizo varias herramientas y trucos para aumentar la productividad y minimizar las distracciones. Pero para otros, simplemente estar en línea es una invitación a navegar por la Web y no realizar un trabajo real. Si es mejor para hacer el trabajo cuando se desconecta de Internet, trabajar en la nube probablemente no sea para usted.

¿ Deberías mudarte a la nube?

Trabajar exclusivamente en la nube tiene sus beneficios, pero también conlleva algunas frustraciones. Como dije, trabajar en línea no significa necesariamente usar Google Drive, pero muchos de los pros y los contras serán los mismos en soluciones similares. Algunas preguntas que debe hacerse antes de pasar a la nube son:

• ¿Tengo acceso confiable a Internet la mayor parte del tiempo?
• ¿Estoy dispuesto a aprender las reglas de trabajo en línea y fuera de línea?
• ¿Trabajar en la nube me dará acceso a los archivos de una manera que no tengo ahora y que realmente usaré?
• ¿Estoy dispuesto a organizar dónde se almacena mi trabajo para poder encontrarlo fácilmente?
• ¿Podré resistir las tentaciones de navegar por la Web si siempre estoy conectado?

Para obtener más consejos, consulte 30 consejos de Google Drive.