Organízate: cómo eliminar los elementos obstinados de tu lista de tareas

Cuando comencé a escribir este artículo, tenía dos tareas en mi lista de tareas pendientes que simplemente no se movían. Los puse allí en diciembre. Uno tenía que ver con una póliza de seguro de hogar, y el otro con mover algunos fondos de jubilación. Ninguno de los dos tendrá una importancia crítica para completar. Ninguno de los dos tiene un plazo real y significativo. Son cosas que realmente debería hacer, pero nunca quiero hacer.

La mayoría de nosotros tenemos elementos obstinados como estos en nuestras aplicaciones de tareas, esas tareas que parece que nunca se hacen, como llevar un traje a la tintorería o preparar al perro. No sucede nada malo cuando no los hacemos, por lo que no los hacemos, incluso si nuestros cerebros racionales saben que deben hacerse.

¿Qué puedes hacer para eliminar estas tareas de tu lista? Me vienen a la mente algunas opciones, que compartiré aquí. Además, te diré qué trucos finalmente me ayudaron a marcar mis propias tareas pendientes inmóviles.

Hazlo primero por la mañana

Muchos entusiastas de la productividad juran abordando esas pequeñas tareas molestas a primera hora de la mañana. La idea es quitar las tareas menores de su plato antes de terminar en un trabajo más importante, como sus tareas más difíciles, correo electrónico, reuniones y cualquier otra cosa que lo distraiga.

Este truco es excelente si la tarea lleva menos de dos minutos y no depende del tiempo ni del lugar. Si tiene el hábito de eliminar cualquier tarea que lleve menos de dos minutos antes de abrir su programa de correo electrónico, podría ver muchos más movimientos en su lista de tareas.

Cuando una tarea lleva más de unos pocos minutos, o cuando solo se puede hacer durante un determinado tiempo o lugar, esta regla de dos minutos no funciona. Las dos cosas que parece que no puedo hacer, por ejemplo, ambas deben suceder durante el horario del Pacífico de los EE. UU., Y esas horas no coinciden con mi mañana en el extranjero. Necesito algunas opciones mas.

Hacer que alguien más lo haga

Si al principio no tiene éxito, dele el trabajo a otra persona. Estoy bromeando con esa línea, pero no estoy bromeando sobre delegar tareas que hasta ahora no has estado dispuesto a completar por tu cuenta.

Francamente, soy terrible delegando. Me cuesta mucho pedir ayuda. Me preocupa incomodar a las personas. Me gusta estar en control. Tal vez tú sientes lo mismo.

¿Cómo pueden las personas como yo mejorar en la delegación? Para empezar, podemos pensar en una lista de posibles delegados incluso antes de decidir si delegamos la tarea. No descarte colegas, miembros de la familia (incluidos niños responsables de una edad adecuada), niñeras u otros cuidadores y, en algunas situaciones, vecinos. También ayuda a poner el zapato en el otro pie. ¿Cómo me sentiría si, por ejemplo, mis vecinos me pidieran que firmara un paquete o dejara entrar al encargado del cable si no pudieran estar en casa para hacerlo? Si la tarea se ajusta a mi horario, no sería un problema. Todos estos simples experimentos mentales hacen que delegar parezca una opción razonable.

Una de mis tareas es realmente perfecta para mi pareja, aunque ahora que lo pienso, se suponía que debía hacerlo inicialmente y no lo hizo, ¡así que lo delegué en mí mismo! En cuanto a mi tarea financiera, solo yo puedo hacerlo porque tendré que verificar mi identidad y firmar algunos documentos en el proceso.

Crea una recompensa

Por mucho que no quiera hacer mis dos tareas, puedo pensar en algunas cosas que me gustaría más, como unas horas en un spa o $ 15 adicionales en el presupuesto mensual de mi cafetería. Establecer una recompensa para ti mismo puede aumentar la motivación.

La investigación sugiere que la motivación es mayor cuando no conocemos nuestro pago. Por ejemplo, en un estudio, los participantes tuvieron que completar una tarea de beber agua. Recibieron $ 1 o $ 2 por hacer el trabajo. Cuando sabían que obtendrían $ 2, alrededor del 43 por ciento de los sujetos completaron con éxito. Cuando no sabían si ganarían $ 1 o $ 2, el 70 por ciento terminó.

¿Cómo puedes usar las recompensas y la incertidumbre para tu ventaja? Podrías escribir dos posibles recompensas por hacer tus tareas pendientes y luego, una vez que estén completas, lanza una moneda para ver cuál obtienes. O puede pedir ayuda para crear aleatoriedad en su recompensa. "Cariño, aquí hay dos sobres llenos de diferentes cantidades de efectivo. Cuando finalmente termine mi tarea, quiero que me des uno de ellos y vuelvas a poner el otro en el banco".

Tengo sentimientos encontrados sobre el uso de la comida como recompensa porque a menudo puede entrar en conflicto con otros objetivos, como perder o mantener el peso. Tampoco sé cuánto quiero estar motivado por la comida. Pero tenía un exquisito mazapán alemán cubierto de chocolate que había estado guardando para una ocasión especial, y lo recordé mientras escribía este artículo. Decidí que si me ocupaba de la situación del seguro, me daría el gusto junto con una taza de mi café favorito. Y que sabes Tengo ese tonto hecho. Uno abajo, uno para ir!

Paquete de tentación

Otra técnica de motivación basada en recompensas, llamada agrupación de la tentación (según lo descrito por Katherine Milkman, profesora asociada de The Wharton School, The University of Pennsylvania), es particularmente útil para las tareas difíciles que son recurrentes. Un ejemplo es hacerse una prueba de Papanicolaou, que debe hacerse anualmente.

La agrupación de la tentación es el acto de darte una recompensa mientras estás en el acto de hacer la tarea que no quieres hacer, en lugar de después. En la investigación de Milkman, ella les da a los estudiantes universitarios acceso a los audiolibros más vendidos solo mientras están en el gimnasio. Su investigación mostró que los estudiantes que obtuvieron los audiolibros fueron al gimnasio con más frecuencia que un grupo de control, y continuaron yendo con más frecuencia incluso después de que finalizó el programa de audiolibros. Los estudiantes habían creado un hábito que se reforzó positivamente.

Entonces, digamos que odias ir a tu cita anual de OBGYN. Podrías combinar un placer culpable, como leer revistas de mala calidad o disfrutar de un batido de chocolate doble (si estás de acuerdo con las recompensas de comida), y permitirte disfrutar mientras estás en la sala de espera del médico. Las dos acciones que agrupa deben suceder simultáneamente, aunque en mi ejemplo, voy a decir que estar en la sala de espera del médico está lo suficientemente cerca porque no puedes hacer nada mientras alguien te limpia el cuello uterino.

Mis tareas no eran recurrentes, por lo que desafortunadamente no estaban preparadas para la tentación de paquetes.

Crear una consecuencia

Si el refuerzo positivo no corta la mostaza, quizás las consecuencias negativas lo hagan. ¿Donarías un dólar a tu partido político menos favorito por cada día que no hagas tu tarea? La mayoría de nosotros necesitaría un amigo serio para asegurarnos de cumplir nuestra promesa si intentáramos usar las consecuencias negativas para generar comportamientos positivos, pero no es imposible.

Hay una famosa historia de una mujer llamada Zelda Gamson que dejó de fumar cuando su amiga creó un contrato con ella. El contrato decía que si Zelda volvía a fumar, el amigo donaría una gran suma de dinero al Ku Klux Klan. Zelda nunca fumó otro cigarrillo. La consecuencia fue demasiado grande.

No creo que las consecuencias negativas me funcionen. Son realmente difíciles de elegir e incluso más difíciles de implementar. Además, todos los días que no hago mis tareas, ya me siento mal por eso. ¿Por qué querría más negatividad? Aún así, podrían ser buenos incentivos para algunos.

Descomponerlo

Otra razón por la que las personas se atascan con tareas que simplemente no pueden completar es que simplemente escriben la tarea incorrecta. Agrupan una serie de tareas relacionadas en lugar de desglosar el proyecto más grande. Lo mismo sucede con los objetivos. Si desea tener éxito en alcanzar las metas, debe aprender cómo dividirlas en sus componentes. Cada parte debe ser un elemento único, procesable y cuantificable. Es por eso que "correr durante 30 minutos hoy" es una tarea mejor que "perder cinco libras". Perder cinco libras es el objetivo, no la tarea.

Resulta que mi tarea financiera es en realidad tres o cuatro tareas, posiblemente más. De hecho, no tengo idea de cuán grande es realmente la tarea. El problema es que escribí "Investigar la transferencia de la cuenta de jubilación" en lugar del primer paso que realmente necesito tomar. El primer paso es reunir la documentación y el número de teléfono. Cada vez que pensaba en mi tarea, me decía: "¡Argh! ¡Ni siquiera sé dónde está el papeleo!" Por lo tanto, encontrar la documentación debería ser la primera tarea de esta serie.

La segunda tarea es llamar al banco. La tercera tarea es preguntar sobre mis opciones. El cuarto paso es, bueno, aún no estoy seguro. Depende de los resultados de los otros pasos. Claramente, tengo más trabajo por hacer aquí, pero después de examinar mi tarea, tengo una mejor idea de cómo dividirla en partes manejables. Eso es progreso!

La cuenta final

Como mencioné, logré una de mis tareas al atraerme con un poco de mazapán. Estoy tan aliviado de que esté hecho. La otra tarea aún está pendiente, pero al menos ahora la he desarmado y reorganizado en múltiples tareas que parecen menos desalentadoras. Con suerte, él y sus componentes estarán fuera de mi lista pronto. Espero que este artículo pueda ayudarles a algunos de ustedes a progresar en sus obstinadas tareas, y los invito a que me cuenten sobre las técnicas que usan en los comentarios a continuación.