Organícese: cómo reducir el correo electrónico no deseado

¿Recuerdas la promesa de Thierry Breton de eliminar el correo electrónico corporativo interno al 100 por ciento de su compañía, Atos, para 2014? En el momento en que anunció su ambición, era 2011, muchas personas del mundo de la tecnología y los negocios se burlaron por igual. Llamaron ridículo a su plan. Dijeron que necesitamos correo electrónico. Confiamos en ello. ¡Es necesario!

Un avance rápido hasta hoy, y el clima ya ha cambiado. Cada vez escucho más de los trabajadores de oficina que el correo electrónico es la ruina de su existencia. Es una pérdida de tiempo tanto como la palabra 'm': reuniones. Cuando pregunto por qué es una carga tan pesada, la gente suele decir algo como "Recibo toneladas de correos electrónicos que no tienen nada que ver conmigo" o "La mitad de los hilos en los que estoy no son relevantes para mi trabajo". Incluso comencé a escuchar el mismo sentimiento de algunas personas sobre el correo electrónico personal: "¡Recibo nueve correos electrónicos de seguimiento de miembros de mi club de lectura que confirman la próxima fecha del club de lectura! ¡Hola, gente! ¡Estaba en el primer correo electrónico!"

Aquí hay algunas estrategias para recortar o cortar efectivamente los correos electrónicos que simplemente no necesita. (Si bien este artículo no cubre el correo gris, tengo muchos otros consejos sobre cómo administrar boletines por correo electrónico y ofertas diarias).

1. Solicite ser eliminado de los correos electrónicos grupales, cara a cara

Cuanto más dependemos del correo electrónico, más aptos somos para olvidar que algunos problemas se manejan mejor con una breve conversación. Este consejo puede parecer una locura y muy poca tecnología, pero puede ser extremadamente efectivo. Si forma parte de un correo electrónico grupal regular (por ejemplo, un informe diario o un registro semanal del proyecto) y no quiere seguir más, mantenga una conversación con la persona que administra o inicia ese correo electrónico, preferiblemente cara a cara. cara, o por teléfono si es necesario. "Hola", dirás: "¿Sabes ese correo electrónico diario sobre tal y tal? ¿Se supone que debo estar en él? Sigo recibiendo mensajes, pero en realidad nunca se relacionan directamente conmigo o con mi trabajo. ¿Crees que me podrías quitar?"

Lo peor que podría hacer en esta situación es responder a todos con un mensaje que diga "darse de baja". Es grosero. Muestra que no tienes ningún tacto social o netitquette. Y demuestra que no sabes cómo administrar tu propio correo electrónico.

Sin embargo, cuando tienes una conversación cara a cara, te vuelves humano otra vez. Eres una persona agradable con una solicitud razonable y directa. Además, si hay una razón por la que debe recibir los mensajes, la persona le explicará por qué ha sido incluido hasta la fecha.

2. Aproveche las redes sociales, las herramientas de gestión de proyectos y la mensajería instantánea

En mi opinión, las redes sociales (incluidas las redes empresariales como Yammer y Podio) manejan los mensajes de suscripción mucho mejor que el correo electrónico. Tome el caso de mi amiga que se quejaba de su club de lectura. Si el organizador hubiera configurado la próxima invitación a la reunión del club de lectura en Facebook en lugar de hacerlo por correo electrónico, obtener la información habría sido menos obligatorio para los miembros. Los eventos de Facebook son opcionales. Puede acceder a ellos y digerir la información cuando lo desee. Cuando llega la misma invitación al evento por correo electrónico, leerla de inmediato se siente obligatorio.

En las organizaciones empresariales, las herramientas de comunicación alternativas también pueden ayudar a reducir enormemente los correos electrónicos no deseados. Aquí en PCMag, tendemos a usar un programa de mensajería instantánea cuando tenemos algo para comunicarnos rápidamente y queremos una respuesta igualmente rápida. Usamos Yammer para administrar algunas tareas que operan en base a "quien pueda responder primero, por favor". Utilizamos la plataforma de gestión de proyectos Basecamp para albergar debates sobre proyectos de arte y diseño en curso en un solo lugar.

Por lo tanto, use todas las diferentes herramientas a su disposición, y si está en una posición de gestión, aliente a otros a que también lo hagan. Abogar por una solución de herramientas múltiples ayudará a reducir los correos electrónicos necesarios.

3. Use ordenación automatizada o filtros

La solución más común para administrar correos electrónicos no deseados es configurar reglas de clasificación automáticas, o filtros como a veces se llaman, que colocan los mensajes no deseados en un lugar designado (generalmente una carpeta, pero a veces la basura) antes de que lleguen a su bandeja de entrada. Todos los principales programas de correo electrónico tienen esta característica.

Encuentre el correo electrónico que ya no desea, identifique algo concreto y fijo sobre él (por ejemplo, siempre la misma palabra clave en la línea de asunto, remitente, etc.) y configure una regla que clasifique todos esos mensajes en un mensaje nuevo y debidamente etiquetado carpeta para ti

Otra opción en Microsoft Outlook es que puede "darse de baja" con gracia y sin previo aviso de un hilo simplemente "silenciando" una conversación (vea mis consejos para Outlook sobre cómo hacerlo), aunque eso lo deja atascado si alguien reutiliza el mismo tema línea en una fecha posterior, ya que es el objetivo para llevar a cabo la operación. (En otras palabras, cuando silencia un hilo, Outlook mueve automáticamente a la carpeta "elementos eliminados" cualquier mensaje que contenga la misma línea de asunto del correo electrónico ofensivo).

Personalmente, no uso mucho la ordenación automatizada porque se basa en un nuevo comportamiento: verificar las carpetas designadas regularmente. En el pasado, cada vez que configuraba la clasificación, inmediatamente olvidaba que lo hacía y, varios días después, noté un montón de correos electrónicos que pueden haber incluido algo importante que se dejó de lado. Prefiero simplemente eliminar los mensajes no deseados cuando los reciba. Si elige esta ruta, solo sea diligente al procesar esos correos electrónicos ordenados de manera regular.

4. Dile a la gente que no escriba "Gracias"

La primera vez que escuché a un colega en un trabajo anterior decir en voz alta a otro colega: "¿Te importaría no responder con un" gracias "a un mensaje cuando todo lo que hace es confirmar que sabes que hice lo que se suponía que debía hacer? Me ayudará a mantener mi tiempo de correo electrónico ", ¡me dejó alucinado! ¿Puedes decir eso? Claro, puede parecer un poco gruñón, pero lo bueno es que no recibirá un montón de mensajes de correo electrónico realmente innecesarios.

También podría reformularlo para que sea sumamente pasivo-agresivo: "Realmente no me ofenderé si me lo agradezco con menos frecuencia por correo electrónico. Ya sé que aprecia mi trabajo", ¡pero no lo recomiendo!

Recursos adicionales

Otras herramientas para ayudarlo a mantenerse al tanto del correo electrónico incluyen Sanebox (que configura automáticamente una clasificación automática) o la aplicación Mailbox para iOS (muy útil para mantenerse al tanto del correo electrónico mientras está fuera de la oficina), pero son más generales clasificación por correo electrónico que reducir los mensajes no deseados.