Organízate: cómo colaborar en Microsoft Office en 5 sencillos pasos

La nueva característica más importante de Microsoft Office 2016 es que permite la edición colaborativa en tiempo real. Permitir que más de una persona trabaje en un archivo al mismo tiempo y que todas las partes vean los cambios a medida que los colaboradores los hacen ha sido durante mucho tiempo un punto de venta de suites de oficina rivales, es decir, Google Drive con sus documentos, hojas de cálculo y otros en línea aplicaciones de productividad. La coautoría en vivo en Office es una bienvenida, si está vencida, además de las aplicaciones de Office. El uso de las funciones de edición colaborativa requiere un poco de configuración y algunos conocimientos. Estos cinco pasos lo ayudarán a comenzar.

1. Verifica tu nombre

¿Cómo sabrá la gente quién es usted cuando inicie sesión en sus archivos y comience a editar? Abra una aplicación, como Word o Excel, vaya a Archivo> Opciones, y luego en la pestaña General verá un encabezado llamado "Personalice su copia de Microsoft Office". Los usuarios de Mac encontrarán esta opción en Preferencias> Usuario. Aquí puede actualizar su nombre, iniciales y otra información de identificación. Es probable que vea algunos detalles ya completados en función de su cuenta de Microsoft, o cualquier información proporcionada por el administrador de su cuenta corporativa.

En cualquier caso, actualizar el nombre y las iniciales es útil si las personas lo conocen por algo que no sea su nombre legal o el nombre ingresado. La elección de iniciales identificables también ayuda, si comparte un conjunto de iniciales con sus colaboradores. Por ejemplo, cambié mis iniciales muy comunes, JD, a JED.

2. Guardar archivos en la nube

Nadie puede trabajar con usted en un archivo si el archivo no se guarda en un espacio compartido. Te será más fácil hacer un seguimiento de tus archivos si los guardas en un espacio compartido desde el primer momento, en lugar de esperar a que Office 2016 te pida que hagas una copia en un espacio compartido (lo que hará siempre que lo hagas). intente compartir un archivo que se guarda localmente).

Vaya a Archivo> Guardar como y elija una ubicación en OneDrive (los usuarios domésticos elegirán esta primera opción), OneDrive para la Empresa o SharePoint.

3. Invita a colaboradores

Para invitar a colaboradores, necesitará el menú Opciones de uso compartido, que se encuentra en la esquina superior derecha. Busque el icono "persona con signo más". Desde aquí, puede elegir "Invitar personas".

Invitar a personas abre un cuadro en la misma ventana donde ingresa direcciones de correo electrónico, agrega un mensaje opcional y comparte el archivo por correo electrónico. En la versión Mac de Office 2016 para Mac, el botón Compartir también ofrece la opción Copiar enlace y Enviar archivo adjunto, que los usuarios de Windows pueden encontrar en el panel Archivo> Compartir. En la parte inferior del panel Compartir se encuentra la opción "Obtener un enlace para compartir", que copia un enlace al archivo en su portapapeles, que puede pegar en la plataforma de comunicación o colaboración que desee.

4. Cuando las ediciones en tiempo real no aparecen, actualice para ver los cambios

Si usted y todos sus colaboradores usan la misma ubicación de OneDrive para la Empresa o SharePoint para guardar archivos, y todos usan la misma versión de Office 2016, debería poder ver los cambios en su archivo a medida que ocurren, con el marcado de cada persona marcado por un color y un conjunto de iniciales de identificación o una imagen.

Pero, si sus colaboradores acceden al archivo que ha compartido de una manera diferente, como a través de la versión en línea de Word, como lo hizo mi colaborador durante las pruebas, es posible que no vea cambios en tiempo real. Tuve que actualizar o actualizar mi archivo manualmente.

En la parte inferior de la ventana, busque una línea que diga "actualizaciones disponibles".

Actualice el documento haciendo clic en ese texto y aparecerán los cambios de sus colaboradores.

5. Bloquear contenido para evitar cambios

A veces invitas a colaboradores para que ayuden a editar un documento, pero hay contenido que no deberían cambiar. Puede bloquearlo con la herramienta Bloquear autores, que no tiene un nombre tan intuitivo. Parece que revocará los privilegios de edición, cuando, de hecho, simplemente bloquea el contenido que seleccione para su edición.

Resalta el contenido que deseas bloquear. Vaya a Revisión> Autores de bloque. La sección resaltada ahora tendrá un ícono al lado que indica que nadie más que usted puede cambiarla.