Video: Cómo debes limpiar tu pene | #LIFEHACK (Noviembre 2024)
Nunca conocí una unidad de red compartida dentro de una empresa que no fuera al menos un poco descuidada. Los servidores compartidos generalmente están diseñados para permitir la colaboración, así como para que los archivos e información estén disponibles gratuitamente para nuestros compañeros de trabajo. También ayudan a las empresas a capturar y respaldar datos de manera fácil y eficiente, en teoría, eso es.
En realidad, se convierten en el lugar donde se almacenan las fotos de la fiesta de la empresa de hace seis años. En esa última oración, usé la voz pasiva intencionalmente porque nadie parece asumir la responsabilidad de poner algo en un disco compartido que no debería estar allí. Las cosas simplemente aparecen. Nadie sabe cómo ni por qué llegaron allí. Y, por lo tanto, nadie los elimina por miedo a pisar los dedos de los pies de otra persona o eliminar algo que otra persona necesita.
Los espacios compartidos deben diseñarse de manera que coincidan con el flujo de trabajo o el organigrama de un departamento o empresa. Las cosas que son de naturaleza paralela, como dos equipos que informan al mismo nivel de gestión, deberían tener una estructura de carpetas paralela. Cuando una nueva persona se une a un departamento, debería poder averiguar rápidamente dónde viven los archivos importantes en una red compartida porque su ubicación (nombre de la carpeta y cómo está anidada en otras carpetas) debería reflejar cómo está diseñado el negocio. Una verdadera señal de alerta es cuando alguien que ha trabajado un tiempo durante mucho tiempo no puede encontrar cosas porque no sabe dónde está, o peor, ni siquiera sabe dónde debería estar.
Aquí está todo lo que hicimos, paso a paso, para limpiar nuestros servidores descuidados. Al final, encontrará un resumen de los resultados, así como notas sobre lo que salió bien y lo que salió mal.
El proyecto de limpieza del servidor
Paso 1: comunicarse. Primero, hablamos sobre el problema de tener un servidor descuidado, incluyendo por qué es un problema (ineficiencias, inconsistencias, agotar el espacio de nuestra red), posibles soluciones y procedimientos para implementar esas soluciones.
Luego hablamos un poco más. Luego hablamos sobre con quién más teníamos que hablar. No puedo conducir a casa lo suficiente la importancia de la comunicación para el éxito de este proyecto. Hablamos mucho, tanto en persona como por correo electrónico.
Durante esas conversaciones, nos dimos cuenta de lo importante que sería comunicarse también con el personal de TI. Así que los incluimos en nuestro plan y cronograma propuesto. El equipo de TI nos dio un consejo crucial que, al final, se convirtió en nuestro verdadero punto de partida para el proyecto. Dijeron, no trates de limpiar lo que tienes; más bien, comience con un lienzo en blanco y cree las estructuras de carpetas que desee, y solo copie sobre los archivos que desea conservar. Todo lo demás, dijeron, archivarían.
Paso 2: revise los datos existentes. En segundo lugar, todas las partes interesadas, en su mayoría gerentes de equipo, se sentaron en una mesa con una computadora portátil y un proyector. Nos conectamos al espacio del servidor en cuestión y juntos revisamos algunos de los archivos existentes, solo para asegurarnos de que nadie pasara por alto algunos lotes de archivos que deberíamos conservar.
También pensamos en los datos existentes en términos de cómo reflejaban o no nuestros flujos de trabajo actuales. Los espacios compartidos se utilizan generalmente para colaborar en el trabajo. La estructura y los nombres de las carpetas deben reflejar con precisión ese flujo de trabajo para que sea útil.
Mucho de lo que encontramos en los servidores estaba horriblemente desactualizado. Había carpetas con nombres de empleados que no habían estado con la compañía en años. Encontramos archivos que datan de 2003. Hubo restos de proyectos que nunca despegaron. Nadie necesitaba nada de esto.
Paso 3: Mapa de la nueva estructura. Mientras todavía estábamos sentados alrededor de esa mesa, dibujamos la estructura de carpetas que pensamos que debería estar en su lugar. Todos los gerentes aceptaron el diseño, que debía reflejar la estructura y el flujo de trabajo de nuestro equipo. Esto es lo que diseñamos, aunque he hecho los nombres genéricos para que tengan sentido para alguien que no esté familiarizado con el funcionamiento interno de nuestra oficina:
En el nivel superior, tenemos carpetas para cada equipo y proyecto o tarea especial, así como una para "Recursos" que se aplican a todos los equipos.
Cada equipo tiene un subconjunto de carpetas: algunas que muestran el flujo de trabajo, una para cada miembro del equipo y carpetas adicionales a medida que tienen sentido para las necesidades de ese equipo. Por ejemplo, las subcarpetas de mi equipo se ven así:
Utilizamos guiones bajos y números para hacer que nuestras carpetas de flujo de trabajo se sientan en la parte superior de la estructura y aparezcan en el mismo orden en que se lleva a cabo el trabajo. La carpeta llamada "1_EDITING" es donde los archivos que están listos para editar van y permanecen hasta que finaliza la edición. Luego se mueven a "2_RTP", que significa "listo para producir"; en otras palabras, la edición está completa y estos archivos están listos para la siguiente etapa. Después de que se produce un archivo, se debe mover a "3_PRODUCED", que esencialmente se convierte en nuestro archivo vivo. Cualquier cosa en esa carpeta podría, en teoría, ser archivada, por lo que siempre tendremos un caché de archivos que sabemos que podemos eliminar si alguna vez necesitamos recuperar algo de espacio.
Paso 4: crea reglas. Como ya comencé a explicar en la sección anterior, cada carpeta tiene algunas reglas asociadas con respecto a lo que puede y no puede entrar en ellas, o cómo deben usarse. Si alguien quiere compartir fotos, por ejemplo, debe ponerlo en su propia carpeta del mismo nombre. De esa manera, está claro quién es responsable de los datos.
También discutimos si teníamos archivos que debían ser accesibles para varios equipos (lo hicimos, y creamos una carpeta de Recursos para ellos) y si cualquier información debería bloquearse (sí: todo en la carpeta del Equipo de Administración).
Paso 5: Asegure la consistencia. A medida que diseñamos nuestras carpetas y reglas para usarlas, también buscamos áreas donde pudiéramos y debiéramos ser consistentes. Cuando las estructuras de carpetas y los flujos de trabajo pueden (y deberían ser) consistentes, esto se produce en momentos de transiciones de personal, como cuando alguien deja la empresa, se va de baja por maternidad o está inesperadamente enfermo. La coherencia en un espacio de servidor compartido ayuda a todos en la organización a determinar el estado de los proyectos actuales, así como lo que es importante, qué trabajo ya se ha completado, etc.
Un proyecto de seguimiento (que solo estamos implementando ahora) es crear una mejor coherencia entre nuestras convenciones de nomenclatura de archivos, también. Decidimos retrasar la implementación de este cambio de nombre de archivo hasta que todos se acostumbraron a usar las nuevas carpetas compartidas para no sobrecargar a nadie con demasiada información nueva a la vez.
Paso 6: Verifique por última vez con todos los interesados. Antes de implementar cualquier cosa, realizamos una verificación final sobre el plan con cada parte interesada, incluidas algunas personas a quienes originalmente no pensamos incluir, pero cuyos nombres aparecieron en nuestra revisión de los datos existentes. "¿No es esa el área de especialización de Arielle? Será mejor que le preguntemos qué cree que debe hacerse en esta sección".
Paso 7: Finalice y comunique la línea de tiempo. Los últimos pasos fueron finalizar la línea de tiempo y luego comenzar el proyecto. Estas fueron las piezas finales del rompecabezas:
- Decida cuándo y cómo difundir la información: envíe un correo electrónico a todos los empleados a mediados de semana sobre la nueva estructura del servidor, las reglas y toda la información relacionada, incluidas las fechas (consulte el siguiente elemento).
- Establezca fechas para: cuándo las personas deben copiar los archivos que desean conservar (fin de semana); cuándo deberían comenzar a usar la nueva estructura (en nuestro caso, inmediatamente, al recibir el correo electrónico); cuándo se cortará el servidor anterior (les dijimos a fines de semana, pero en realidad, completamos este plazo con unos días adicionales).
- Planifique algunos correos electrónicos de recordatorio antes de cortar el acceso al servidor anterior.
- Deje que realice el corte real.
Resultados de limpieza del servidor
Ese correo electrónico de mitad de semana que contenía toda la información sobre el proyecto de limpieza del servidor, salió a las 11:27 am un miércoles. Algunas personas tenían preguntas candentes, pero el hilo de la respuesta a todos se calmó a las 11:57 am Eso significa que todas las preguntas básicas habían sido respondidas en 30 minutos.
Dentro de mi equipo, continuaron aclaraciones adicionales con respecto a nuestro flujo de trabajo, pero el último que tengo es de 1:05 p. M. El mismo día. Sin duda, algunas personas hicieron preguntas adicionales sin responder a todas, pero la mayoría de las preguntas fueron respondidas en dos horas.
En los próximos días, completamos la línea de tiempo sin problemas. El equipo de TI realizó un informe rápido que muestra que redujimos los datos totales en un 76 por ciento. Los números hablan por si mismos.
antes de
- Espacio total: 250 GB
- Número de archivos: 447, 249
- Número de carpetas: 36, 773
Después
- Espacio total: 59, 2 GB
- Número de archivos: 58, 624
- Número de carpetas: 2.962
Proyecto Postmortem y Feedback
Unas semanas después de que finalizáramos la migración y la reestructuración del servidor, le pregunté al líder del proyecto, a los gerentes y a los administradores de redes de TI si tenían algún comentario o notas post mortem. Nadie lo hizo. Todo salió notablemente bien. Esto es lo que dijo el jefe de TI:
"En los más de 10 años que llevo aquí, esta es la primera vez que un equipo departamental ha emprendido un proyecto como este por su propio interés y lo ha llevado a cabo tan bien. Esto ayuda tanto [al otro administrador de la red de TI] como a es mejor que mantenga la red, y estoy seguro de que ayuda a su equipo con el flujo de trabajo y la organización. Literalmente le pedimos a varias generaciones de gerentes que establezcan lo que su equipo ha logrado a nivel de base, y es muy apreciado ".
Desde mi punto de vista, hay una cosa que desearía haber hecho de manera ligeramente diferente. Ojalá hubiéramos contado inicialmente a los empleados sobre el proyecto en persona en una reunión rápida e improvisada, en lugar de hacerlo por correo electrónico. El correo electrónico está bien, y claro, a nadie le gustan las reuniones, pero sentí que la gente se habría sentido más incluida en el proceso si se les hubiera dicho durante una discusión abierta en lugar de a través de un "¡IMPORTANTE! correo electrónico.
Ahora tenemos un servidor compartido mejor, más consistente, más eficiente y más simple. Las reglas sobre cómo usarlo son claras, con responsabilidad integrada. Los gerentes de equipo son responsables de las carpetas del equipo, y los individuos son responsables de lo que hay en sus carpetas de nombres.
Si está pensando en iniciar su propio proyecto de limpieza del servidor en su organización, espero que pueda obtener algunos consejos de este artículo sobre la importancia de obtener asesoramiento de su departamento de TI, y comunicarse a fondo en cada etapa es crucial para el éxito.
