Organícese: cómo ponerse al día con sus informes de gastos antes de fin de año

Se acerca el final del año. Está trabajando en silencio en su escritorio cuando llega un nuevo correo electrónico del departamento de contabilidad. Usted jadea en voz alta en la línea de asunto, y todos sus compañeros de trabajo se vuelven para ver qué pasa. Sus mejillas se sonrojan al admitir que hasta este mismo momento, se había olvidado por completo de presentar un informe de gastos. El correo electrónico dice que la fecha límite es hoy. El calor de tus mejillas se transforma en una sensación de temor que corre por tu pecho y llega a la boca de tu estómago. Su empresa le debe unos cientos de dólares, y en esta época del año, realmente podría usarlo. ¡No entres en pánico! Estos sencillos pasos pueden ayudarlo a controlar sus gastos.

Algunas organizaciones facilitan realmente la presentación de informes de gastos, incluso si llegan tarde. Tener tarjetas de crédito de la empresa vinculadas a un sistema de informes de gastos ayuda enormemente, por ejemplo, pero no todos tienen ese lujo. Respire hondo y siga estos pasos para enviar sus informes de gastos vencidos lo antes posible.

Tenga en cuenta que gran parte de este artículo también se aplica a los trabajadores por cuenta propia que tienen que troll para recibir los recibos al final del año para reclamar deducciones de impuestos de gastos comerciales.

1. Pregunte cuándo es la fecha límite real y si puede presentarla tarde

Dependiendo de cuándo su organización establece su año financiero y cómo maneja las acumulaciones, el plazo para presentar informes de gastos ya puede haber pasado. Pero eso no significa necesariamente que sea demasiado tarde para enviar sus recibos. Las personas inteligentes cumplen los plazos. Si alguien le dice que una fecha límite es el viernes al final del día, hay una buena probabilidad de que la fecha límite real sea el lunes por la mañana o más tarde.

Pídale a alguien en contabilidad o a su jefe detalles claros sobre la fecha límite real para los informes de gastos y si hay algo que pueda hacer si se lo ha perdido. A menudo lo hay. Si puede presentar una solicitud tarde, sea amable y gentil con las personas que lo ayudan a hacerlo, e inclínese hacia atrás para entregar exactamente lo que piden. Se detallado. Recuerda que te están haciendo un favor. Haz tu mejor esfuerzo para devolverlo facilitando su trabajo.

2. Verifique las reglas para recibos

Si ya ha presentado informes de gastos, probablemente conozca las reglas básicas para enviar recibos. ¿Pero conoces los detalles finos? Al presentar un informe de gastos mucho después de incurrir en los gastos, es posible que haya perdido algunos recibos. Averigüe si existe una política, como exigir recibos solo por gastos superiores a $ 10. También pregunte si puede mostrar un comprobante de pago proporcionando un extracto de la tarjeta de crédito con la línea resaltada. Estos detalles pueden marcar una gran diferencia en el tiempo que le lleva preparar un informe de gastos.

3. Haga un bosquejo de artículos y fechas

Una vez que sea hora de comenzar realmente a crear un informe de gastos vencidos, haga una lista aproximada de los principales gastos que debe reclamar, como los artículos que compró, los viajes y la hospitalidad del cliente. Si solo está presentando un artículo o un viaje, omita este paso.

Si un elemento de su lista es un evento, como una visita de un cliente o una conferencia, anote las fechas. Luego, debajo del evento, cree una entrada para cada día, así:

Conferencia X: 1-3 de junio

1 de junio

2 de junio

3 de junio

4. Visualiza tus gastos

Al unir los gastos relacionados con viajes o eventos, creo que es útil enumerar primero los gastos más grandes (vuelo, hotel y tarifas de asistencia, por ejemplo) y luego intentar recordar o reinventar cada día para cubrir los gastos más pequeños. Haga esto debajo de la entrada de cada día.

Me gusta hacer un bosquejo de posibles gastos, luego completarlo tal como lo recuerdo (los pasos 5-7 incluyen algunos trucos para llenar los vacíos cuando la memoria le falla). El esquema debe incluir tantos de estos puntos como sean relevantes para sus fechas:

• Lugar de inicio. ¿Dónde dormiste? ¿Tuviste algún gasto en este lugar, como cargos por Wi-Fi?
• Viajes locales ¿Fuiste a algún lado y, de ser así, cómo llegaste allí (automóvil, taxi, servicio de automóviles, transporte público)? ¿Cómo volviste? Si reclama una tarifa por milla por conducir, ¿cuál fue la distancia?
• Comidas ¿Dónde desayunaste, almorzaste y cenaste? ¿Compró alguna bebida, incluyendo agua embotellada y café, o bocadillos?
• Suministros. ¿Necesitabas comprar algo esperado o inesperado durante tu día?
• Lugar final. ¿Dónde terminaste tu día? ¿Qué pagaste allí?

A menudo, solo hacerte estas preguntas te ayuda a recordar los gastos que de otro modo podrías haber olvidado.

5. Hojee sus recibos

Si tienes una pila de recibos, hojea ahora y combínalos con el esquema que creaste. Hay una razón por la que no hago este paso primero. A veces, los recibos modifican nuestra memoria de una manera que deja fuera partes del día. Por ejemplo, supongamos que mira sus recibos y ve que desayunó rápidamente en una cafetería y luego almorzó en el lugar de la conferencia. Ahora tiene un recuerdo vívido de esos dos eventos, y está listo para pasar al siguiente recibo. Pero su memoria puede haber omitido el viaje Uber de $ 15 entre las dos ubicaciones simplemente porque no tenía un recibo físico para activar la memoria. Es fácil olvidar detalles cuando no tenemos desencadenantes.

6. Escanea tu calendario

Un calendario puede contener más recordatorios que lo ayudan a crear un informe de gastos preciso. A medida que completa su día, abra su calendario y escanee para verificar las fechas de viaje y los eventos importantes. Ciertas entradas pueden activar su memoria sobre los gastos, así como la falta de gastos. Por ejemplo, si un socio comercial le envió una invitación de calendario para cenar el día que viajaba y ella pagó, entonces no tiene que preocuparse por buscar un recibo de su comida esa noche.

7. Examina la menta

Otro gran lugar para buscar gastos perdidos es Mint. Mint es una aplicación de finanzas personales que consolida todas sus transacciones financieras en un solo sitio web y aplicación de búsqueda. Con Mint, puede filtrar todos los gastos de su tarjeta de crédito y débito por fecha, lo que podría ayudarlo a descubrir los gastos que olvidó. En ese ejemplo que di anteriormente sobre un recibo de Uber, puede encontrar la información buscando la fecha en Mint, lo que hará que sea más fácil encontrar el recibo verdadero en su correo electrónico.

También puede agregar etiquetas en Mint a las transacciones de artículos de línea, y si lo ha hecho durante todo el año para gastos comerciales, puede encontrar fácilmente todos los gastos que necesita para reclamar.

Mencioné anteriormente que si no puede encontrar un recibo, puede preguntar si puede enviar una copia de un extracto de la tarjeta de crédito que destaque la partida para un gasto. Nuevamente, Mint lo ayudará aquí, porque le dirá qué tarjeta de crédito utilizó.

8. No te olvides de propinas y estacionamiento

Dos categorías de gastos que son fáciles de pasar por alto son propinas y estacionamiento. Las pequeñas propinas pagadas en efectivo, como el personal de limpieza del hotel y los botones, nunca vienen con recibos. Los pagos de estacionamiento también pueden ser en efectivo sin un recibo. Pero suman y vale la pena reclamar si los hiciste.