Organícese: cómo evitar que el tiempo de correo electrónico sea una mierda

El correo electrónico devasta la productividad, y casi nadie se da cuenta de lo mal que está. La cantidad de tiempo que las personas pasan en los programas de correo electrónico es asombrosa, rondando el 30 por ciento de cada día. Sin embargo, hay una manera de manejarlo. Y realmente puede vencer el problema del correo electrónico sin necesariamente reducir la cantidad total de tiempo que pasa en el correo electrónico. La solución, que comparto a continuación, depende de comprender primero mejor el problema.

El correo electrónico es peor que Facebook

El correo electrónico es peor para su productividad que Facebook, según una investigación, y el problema es que las personas no se dan cuenta de cuánto tiempo pasan en el correo electrónico.

Robby Macdonell, vicepresidente de desarrollo de productos en RescueTime, está de acuerdo, en base a lo que ve y escucha de los usuarios. RescueTime es una herramienta de gestión del tiempo que rastrea las aplicaciones y sitios web que usa mientras está en su computadora y dispositivo móvil. Luego genera informes que muestran cómo pasa su tiempo.

Le pregunté a Macdonell qué tendencias de productividad él y sus colegas de RescueTime ven cuando miran los datos recopilados de sus usuarios en conjunto. "La tendencia más grande que vemos es que el tiempo de las personas tiende a estar dominado por las aplicaciones de comunicación. El correo electrónico específicamente es el que, en nuestros datos, siempre está cerca de la cima".

"Una cosa que escuchamos de las personas que se registran en RescueTime es: 'Tengo miedo de ver lo que dicen los datos porque no quiero ver cuánto tiempo paso en Facebook o Reddit'. A menudo, una semana después, dicen: "No fue tan malo como pensaba, pero, Dios mío, paso mucho tiempo en el correo electrónico", agregó Macdonell.

¿Por qué el correo electrónico es "malo"?

Entonces, ¿por qué el correo electrónico es malo exactamente? Algunos expertos en productividad dicen que es porque el correo electrónico es "trabajo sobre trabajo" y no el trabajo en sí mismo. Otro argumento, que probablemente sea más preciso, es que el correo electrónico nos interrumpe constantemente. La cantidad de tiempo que pasamos en el correo electrónico no es el problema. Es que el tiempo se extiende durante todo el día.

Los trabajadores del conocimiento en particular generalmente necesitan períodos de enfoque ininterrumpido para realizar el trabajo realmente importante. "La mayoría de la gente pasa por alto el hecho de que el correo electrónico es la actividad que lo alejará de ese pensamiento creativo repetidamente durante todo el día", dijo Macdonell.

Leer un correo electrónico más de una vez produce una sobrecarga y te cansa, según Mikael Berner, CEO de EasilyDo, una aplicación que automatiza pequeños aspectos de tu vida para ayudarte a liberar tiempo. Cuando revisamos el correo electrónico durante todo el día, en realidad no estamos procesando el correo electrónico ni nos ocupamos de él, y esos segundos se suman al tiempo perdido. "Si va a abrir un correo electrónico, haga algo con él, como responderlo, eliminarlo o archivarlo. Ni siquiera abra un correo electrónico a menos que pueda procesarlo en ese momento".

Además, los sistemas de comunicación están diseñados para notificarle cuando llega un nuevo mensaje. "Te están enviando notificaciones todo el tiempo", dijo Macdonell. "Cada vez es más raro que tengas más de unos minutos antes de que te detenga en alguna otra actividad". Incluso si no lee todos los correos electrónicos que llegan a su bandeja de entrada por completo, su atención se divide cuando recibe una notificación de que ha llegado un nuevo correo electrónico. E incluso si no tiene las notificaciones habilitadas, todavía está rompiendo su propio enfoque cada vez que revisa la bandeja de entrada para ver si alguien está tratando de enviarle un correo electrónico sobre un asunto urgente.

"No es que el 30 por ciento del tiempo de alguien se gasta en el correo electrónico al comienzo del día y luego el resto del día se dedica a hacer otras cosas", dijo. "Está muy extendido, lo que sugiere que estás siendo interrumpido constantemente".

Cómo combatir el correo electrónico

Puede salir del correo electrónico y volver al verdadero trabajo duro. Se puede hacer en unas pocas semanas y en cinco simples pasos.

1. Instale un programa de seguimiento del tiempo, como RescueTime o Toggl, y déjelo rastrear cuánto tiempo pasa en el correo electrónico cada día y cuándo. Asegúrese de que todas sus aplicaciones de correo electrónico y chat estén clasificadas con precisión como comunicación.

2. Espere unas dos semanas para tener suficientes datos. Luego, elija una fecha al azar y mire su informe por hora. Está en buena forma si su uso de comunicaciones se concentra en una o dos veces al día. Estás en mal estado y necesitas hacer cambios si el uso de tus aplicaciones de comunicación se extiende en pequeños segmentos a lo largo del día, como se muestra en la imagen a continuación.

El objetivo no es necesariamente reducir la cantidad de horas que pasa en el correo electrónico. El objetivo es hacer que el uso del correo electrónico sea menos extendido y más concentrado para que sus informes se vean más o menos así:

3. Según sus patrones, identifique una o dos veces al día cuando no revisará el correo electrónico. Para muchas personas, la mañana, hasta aproximadamente una hora antes de su descanso de medio día, y la tarde, comenzando aproximadamente una hora después de su descanso de medio día, son los momentos ideales. Durante esos períodos, cierre las aplicaciones de correo electrónico y bloquee el correo web instalando una herramienta libre de distracciones como StayFocusd. Si tiene una cuenta RescueTime Premium, puede usar sus herramientas para evitar el acceso al correo web.

4. Del mismo modo, elija un momento en el que consultará el correo electrónico. Supongamos que su período de enfoque sin correo electrónico será de 9:00 a.m. a 11:30 a.m., y su sesión de correo electrónico será de 11:30 a mediodía. Si son las 11:10 y siente la tentación de consultar el correo electrónico, será más fácil evitarlo si tiene un tiempo predeterminado para abrir esa bandeja de entrada.

5. Si está paranoico de que llegue un mensaje urgente e importante mientras intenta trabajar, configure un sistema de alerta VIP. Los usuarios de iOS ya tienen uno integrado en su aplicación de correo. Si no usa iOS o desea un sistema de alerta VIP que tenga más opciones y personalizaciones, pruebe AwayFind. En cualquier caso, puede recibir una alerta, como una notificación automática en su teléfono o incluso un mensaje de texto, cuando una persona muy importante le envíe un correo electrónico. Eso significa que puede consultar el correo electrónico solo si recibe una notificación, que con suerte rara vez será. Todos los demás correos electrónicos pueden esperar.

Otro truco que uso personalmente es retrasar la apertura de mis aplicaciones de correo electrónico una vez que empiezo a trabajar. Me gusta leer el correo electrónico del trabajo a primera hora de la mañana en mi teléfono, solo para verificar si hay algo realmente urgente. La razón por la que uso el teléfono es porque me resulta más fácil apagarlo que mi computadora portátil o de escritorio si no hay nada que requiera mi atención inmediata. Si veo un correo electrónico que es importante pero no urgente, podría agregar una estrella. Si es realmente urgente, respondo directamente desde el teléfono. Pero debido a que no me gusta leer o escribir por teléfono, no estoy tentado a dejarme atrapar por otros correos electrónicos que no son realmente urgentes.

Es este tipo de pequeños trucos que se suman a grandes ganancias para mantenerlo fuera del correo electrónico y volver al trabajo que importa.