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La última pieza del rompecabezas de la organización, y la que más temen las personas, es la administración del correo electrónico.
Al igual que con la administración de carpetas y las convenciones de nomenclatura de archivos, la administración de correo electrónico requiere una solución de estilo de vida. Necesita desarrollar reglas y principios con los que pueda vivir todos los días. Recuerde que mantenerse organizado es similar a mantener una dieta y un régimen de ejercicio. No hacerlo y tratar a la organización como si fuera un proyecto de limpieza de primavera de un día es similar a seguir una dieta intensiva. Cualquier resultado que vea será muy breve.
Antes de sumergirse en su proyecto de reorganización de correo electrónico, tómese un momento para darse cuenta de que no tiene que ser perfecto. El objetivo es crear reglas de vida que pueda cumplir razonablemente y que hagan que su vida laboral o personal sea más fácil, más productiva y mejor. Si instalar un nuevo e ingenioso complemento de Microsoft Outlook es lo que encenderá su motor de limpieza de la bandeja de entrada, pruebe Xobni (gratis, versión Plus de $ 29.99, 4 estrellas), que indexa sus archivos, o Evernote para Windows Premium ($ 45 por año, 4.5 estrellas), que le permite enviar correos electrónicos a su Evernote donde tiene el beneficio de las capacidades de búsqueda sobresalientes de ese software.
Ver el fondo de la caja
En el momento en que me di cuenta de que necesitaba un enfoque sistemático para el correo electrónico, fue la primera vez que abrí mi bandeja de entrada y tenía más de tres páginas de cosas allí. La mayoría de los archivos habían sido marcados como "leídos", pero como no había actuado sobre ellos, los dejé en la bandeja de entrada. Recuerdo que me sentí abrumado y pensé que si no comenzaba a tirar correos electrónicos en ese mismo instante, el problema sería peor dentro de una hora y seguramente sería insoportable a la mañana siguiente.
Como resultado, establecí un objetivo simple para mí: siempre poder ver la parte inferior de mi bandeja de entrada. En otras palabras, quiero poder ver las entradas para el mensaje recibido más recientemente y el mensaje más antiguo en una sola pantalla.
No me mantengo en este estándar cada momento de cada día. Eso sería neurótico y contraproducente. Pero intento ver el fondo de mi bandeja de entrada antes de salir del trabajo todos los días, y si eso falla, al menos los viernes. También me mantengo cuerdo sobre la sobrecarga del correo electrónico cuando estoy enfermo por un día o me tomo un tiempo libre. Después de regresar de unas vacaciones, me doy al menos una semana para ponerme al día con el correo electrónico y tratar de no estresarme por eso el primer o segundo día en la oficina.
Mes a mes
La forma en que administro mi cuenta de correo electrónico comercial es exactamente la misma que administro mis archivos electrónicos en carpetas. Todo va a una carpeta.
Primero, creo algunas carpetas básicas por proyecto, como el Proyecto A, B y C. Dentro de cada carpeta de proyecto, creo subcarpetas para cada mes, etiquetadas con la abreviatura de letras de mes y año de dos dígitos. Por ejemplo, la carpeta para junio de 2011 se llama 1106_JUN.
Cuando llegan nuevos correos electrónicos, a menudo se sientan en mi bandeja de entrada durante unas horas, un día, tal vez incluso una semana o dos. Pero nunca me abruman porque tengo un sistema que mantiene todo a un nivel manejable. Aquí están las reglas para mi sistema. Puede que no sean adecuados para usted, pero pueden proporcionar un ejemplo de una solución. Adapte su propia solución con reglas que se adapten a su estilo de vida.
Regla 1. Si el correo electrónico no requiere acción (incluida la relectura), lo descarto de inmediato.
Regla 2. Si un correo electrónico es crítico, lo que significa que requiere una acción inminente o una relectura profunda y posiblemente una respuesta, permanecerá en la bandeja de entrada hasta que actúe en consecuencia. Puede permanecer en la bandeja de entrada hasta un mes. Después de un mes, debo actuar en consecuencia. Esa es la fecha límite. Una vez que he tomado medidas, el correo electrónico se archiva en su carpeta correspondiente.
Regla 3. Si el correo electrónico contiene la información que necesito, pero no requiere una acción inmediata, se debe mover a su carpeta correspondiente al final del día o al final de la semana si estoy ocupado. Si me temo que olvidaré actuar en consecuencia porque no está visible de inmediato en la bandeja de entrada, puedo crear un elemento de calendario como recordatorio. El correo electrónico debe ser archivado en una carpeta. Sin excepciones.
Regla 4. El viernes por la tarde, me doy 10 a 20 minutos para ordenar lo que esté en la bandeja de entrada y tal vez actuar sobre los elementos que no requieren una respuesta prolongada. Cuando salga de la oficina, debería poder ver una pulgada o dos de espacio en blanco en la parte inferior (espacio para llenar nuevamente durante el fin de semana).
Regla 5. Después de un año, archívelo o tírelo. Tiendo a guardar datos de correo electrónico durante aproximadamente un año y archivar todo lo demás, lo cual es extremadamente fácil de hacer cuando su información se clasifica en carpetas por mes y año.
Otro método de organización que se popularizó en el día del papeleo físico es crear 31 carpetas, etiquetadas numéricamente, con cada número correspondiente a un día del mes. En lugar de crear una lista diaria de tareas pendientes, se supone que debe archivar documentos y recordatorios (y tarjetas de cumpleaños, facturas por pagar, etc.) en las carpetas correspondientes a la fecha de acción adecuada. Cuando llega la fecha, abres la carpeta y ahora tienes la tarea de cuidar lo que esté dentro.
Otro método más es la compartimentación. Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos como Basecamp (gratis, 4 estrellas y una Elección del editor), nunca necesitará guardar correos electrónicos asociados con proyectos que se administran en ese sistema. Basecamp hace eso por ti. Muchas personas usan la compartimentación en su vida personal de correo electrónico al dedicar una cuenta basada en la web a servidores de listas y listas de correo, mientras reservan la otra para comunicarse con amigos y familiares. ¿Por qué no usar el mismo concepto en los negocios?
Deshacerse de la ansiedad por correo electrónico
De ninguna manera estoy abogando por que mi sistema o el sistema de carpetas de 31 días sea el adecuado para todos. Mi sistema funciona para mí porque tiendo a recordar cosas en función de cuándo ocurrieron. Además, espero con ansia esos minutos al final de cada semana cuando hago mi revisión en la bandeja de entrada. Por último, el objetivo básico de poder ver siempre el fondo de mi bandeja de entrada me da comodidad. Ver la información sangrar más allá de una pantalla visual golpea algún tipo de punto de inflexión en mí. Se siente insoportable, como si no pudiera encontrar nada y nunca cavaré mi salida.
Sin embargo, otras personas pueden sentirse ansiosas por tener que administrar más de una docena de carpetas o cumplir con los plazos autoinfligidos. Puede ser más productivo para usted poder ver su correo en un solo panel de desplazamiento. A riesgo de ponerse demasiado sensible, no es una mala idea escribir el tipo de cosas que te hacen sentir abrumado porque si puedes identificar lo que no quieres en tu correo electrónico, puedes crear reglas y pautas para prevenir eso.
Independientemente del sistema organizativo que cree para usted o su empresa, concéntrese en los hábitos de estilo de vida y las reglas generales. No tienes que ser perfecto todos los días. Solo necesita crear un sistema que lo mantenga encaminado.
Llevar
Las ideas importantes para sacar de este artículo son:
1. Tener una cantidad manejable de correo electrónico hará que su vida laboral sea más fácil y mejor.
2. Al desarrollar principios para manejar el correo electrónico, concéntrese en los hábitos de estilo de vida en lugar de en reglas estrictas.
3. Determine cómo manejará el correo electrónico diariamente, semanalmente y mensualmente, así como con qué frecuencia archivará los datos del correo electrónico.
4. Averigua qué no quieres de tu correo electrónico y luego crea hábitos que eviten que suceda.
