Organízate: servicios de sincronización de archivos al rescate

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• Organícese: Servicios de sincronización de archivos al rescate
• Consejos para sincronizar archivos

Las personas desordenadas y desorganizadas siempre están dejando cosas importantes atrás. ¿Esa presentación que necesitabas para la conferencia? Está en la oficina en su computadora de escritorio. ¿Esas fotos de la primera fiesta de cumpleaños de Mickey que planeabas mostrarle a la abuela mientras visitabas? Todavía están en su computadora portátil, que está sentada a 300 millas de distancia en el sofá.

Los tecnólogos han resuelto este problema de manera bastante brillante para las personas desorganizadas. La respuesta es la sincronización de archivos, y hay muchas compañías que ofrecen este servicio de forma gratuita.

Si bien los servicios de sincronización de archivos no cambiarán su personalidad y lo convertirán en una persona ordenada y consciente, pueden actuar como una red de seguridad, ayudándole a evitar consecuencias desastrosas para su desorganización.

¿Qué es la sincronización de archivos?

El propósito de un servicio de sincronización de archivos es darle acceso a todos sus archivos actuales más importantes desde cualquier computadora o dispositivo conectado a Internet, como su teléfono inteligente o tableta, en cualquier momento y en cualquier lugar. "Actual" en este caso significa archivos a los que razonablemente necesitará acceder en el futuro cercano, en lugar de documentos que están en algún estado de finalización que realmente debería archivar (escribiré más sobre cómo archivar en un artículo futuro). Y los archivos pueden ser desde documentos hasta fotos y música.

Así es como funciona: se registra para obtener una cuenta con un servicio de sincronización de archivos (ya sea gratis o con una tarifa de suscripción; nombraré ofertas específicas un poco más tarde), instala el software de sincronización de archivos en su computadora y decide qué archivos o carpetas que desea sincronizar. Una vez que los archivos están marcados para sincronizarse, el servicio hace una copia de ellos y los almacena en línea y, esta es la parte importante, a partir de ahora actualiza la copia cada vez que cambia el archivo localmente. Ahora, cada vez que inicie sesión en el servicio, ya sea desde un teléfono inteligente o la computadora de otra persona a través del sitio web del servicio de sincronización de archivos, tendrá acceso a sus documentos.

Los detalles sobre cómo funcionan los servicios pueden variar un poco, pero la premisa básica es que cada vez que cambie un archivo, la copia alterada se guardará en línea y cada vez que inicie sesión en el servicio, ya sea a través de un sitio web o simplemente manteniéndose conectado a través del software instalado en su computadora o dispositivo móvil: el servicio se asegurará de que vea la copia más reciente. El servicio "sincroniza" la copia más reciente de cada archivo a todos los dispositivos que utiliza para acceder a ellos. Algunos servicios también guardan versiones que conservan el historial de sus cambios, hasta cierto número. De esta manera, no tiene que preocuparse por guardar copias de documentos de "versión 1" y "versión 2". El servicio de sincronización de archivos lo hará automáticamente.

La razón por la que un servicio de sincronización de archivos te ayuda a sentirte más organizado es porque hace que dejar un archivo sea muy difícil. No tiene que enviarse por correo electrónico constantemente ese documento en el que está trabajando. Mientras tenga una conexión a Internet, puede recuperar su trabajo. La mayoría de los servicios también tienen cierto nivel de uso compartido, lo que le permite enviar fácilmente archivos a otros para que los vean, y algunos tienen características de colaboración para que varias personas puedan cargar archivos en un lugar compartido.

Casos de uso para la sincronización de archivos

A veces es difícil imaginar por qué necesitaría un servicio en particular hasta que escuche cómo otras personas lo están utilizando. Aquí hay unos ejemplos:

Ocupado profesional de negocios. Cualquiera que haga un poco de su trabajo profesional desde casa, o que algún día lo necesite, puede imaginar la utilidad del servicio de sincronización de archivos. Imagine que el mal tiempo le impide ingresar al trabajo, pero debe terminar un proyecto para cumplir con una fecha límite. Y la última copia del proyecto vive localmente en la computadora de su oficina. Con un servicio de sincronización de archivos en su lugar, puede tomar ese proyecto en segundos.

Viajero. Los viajeros frecuentes que no desean llevar una computadora portátil torpe con ellos pueden asegurarse de que todos sus archivos estén disponibles para ellos, sin importar dónde inicien sesión. Los viajeros también pueden sincronizar las fotos que toman y hacer que aparezcan en la computadora de su hogar casi al instante.

Solicitante. Utilicé un servicio de sincronización de archivos recientemente mientras pasaba por un largo proceso de solicitud que involucraba a múltiples partes. Cada vez que recibía un documento, lo escaneaba y lo guardaba en un servicio de sincronización. Luego, cuando una de las partes se puso en contacto conmigo para pedirme una copia de algo, casi nunca tuve que enviar un fax o una fotocopia y enviar nada por correo. En cambio, podría presionar un botón y enviar documentos a quien los necesitara, independientemente de si estaba en casa, en el trabajo o en otro lugar.

Estudiante. Los estudiantes que trabajan en una disertación, ensayos o realmente cualquier tipo de proyecto pueden guardar sus activos en la nube de sincronización de archivos y poder acceder a ellos en cualquier momento que surja una idea. Aquellos que mantienen una computadora en casa, tal vez la comparten con un compañero de cuarto y usan computadoras públicas en una biblioteca o laboratorio de computación, definitivamente estarían bien servidos para sincronizar su trabajo.

El correo electrónico. Si tiene la costumbre de enviarse archivos por correo electrónico para que se guarden en línea para un fácil acceso, permítame asegurarle que es un candidato principal para un servicio de sincronización de archivos. Son mucho más infalibles que el método de correo electrónico ad-hoc. Y los archivos adjuntos de correo electrónico pueden obstruir las bandejas de entrada con almacenamiento limitado.