Organízate: documenta tu flujo de trabajo

Los nuevos empleados y las nuevas caras en la fuerza laboral, incluidos los recién graduados, generalmente tienen tiempo extra en sus manos cuando comienzan un nuevo trabajo. La capacitación puede llevar semanas o meses, y los compañeros de trabajo y gerentes quieren darle un respiro mientras usted se aclimata. Una de las formas más valiosas de utilizar ese tiempo de inactividad es documentar el flujo de trabajo y los procesos.

Documentar su flujo de trabajo y procesos no significa nada más que escribir exactamente lo que implica su trabajo, paso a paso. Es exactamente todo lo que estás aprendiendo cuando eres nuevo en un entorno de trabajo. También implica todos los ajustes y cambios que puede realizar en esos procesos a medida que pasa el tiempo o cuando descubre formas mejores o más eficientes de hacer su trabajo.

Las empresas y organizaciones gubernamentales que son muy grandes y bien establecidas pueden tener manuales de operaciones y otra documentación en abundancia, pero en mi experiencia, las compañías y equipos más pequeños generalmente no lo hacen, o si lo hacen, están seriamente desactualizados.

Cuando se encuentre con tiempo de inactividad en un nuevo trabajo, documente su flujo de trabajo y procesos, o actualice los manuales que recibió. Los beneficios son enormes y muchos.

Beneficios de documentar su flujo de trabajo

Para empezar, documentar su flujo de trabajo reforzará la capacitación en el trabajo que ha tenido hasta la fecha. En efecto, aprenderá el trabajo más rápido.

En segundo lugar, estos documentos son de oro para los gerentes y el departamento de TI, quienes pueden no conocer los pasos y las personas involucradas en su trabajo, que necesitarán saber cada vez que realicen cambios o introduzcan nuevas herramientas y tengan que pensar en todos los posibles efectos.. Permítanme decir por experiencia que no escucharán más que elogios si pueden entregar un documento detallado y ordenado que contenga todo lo que necesitan. La alternativa es hablarlos a través de su trabajo ad hoc, cuando podría olvidar un paso, o hablar mal, o simplemente equivocarse.

En tercer lugar, los gerentes y colegas se aferrarán a sus documentos si alguna vez necesita tomar una licencia inesperada. Del mismo modo, cuando lo asciendan a un nuevo puesto o se mude a otra empresa, los colegas que deje atrás estarán agradecidos de tener manuales actualizados para transmitir a la persona que ocupa su lugar.

Cómo documentar su flujo de trabajo

La documentación que escriba debe ser simple, fácil de entender y accesible. En la mayoría de los casos, recomiendo crear un documento de texto (como un documento de Word) con algunas imágenes incrustadas.

En lugar de hacer un documento masivo que describa todo, cree documentos que capturen solo un procedimiento o que describan una serie de procedimientos relacionados que deben realizarse en orden. Personalmente, estoy abrumado por la documentación que tiene más de 11 o 12 páginas. Prefiero ver 4 o 5 páginas de instrucciones simples y fáciles de leer. Los "Qué hacer y qué no hacer" al final de este artículo le ayudarán a elaborar manuales concisos pero completos.

En pocas palabras, tome notas cada vez que tenga capacitación en el trabajo y transfiera esas notas a un documento. Cuando comience a hacer el trabajo por su cuenta, agréguelo a sus notas o ajústelas para reflejar con mayor precisión las tareas que está realizando.

Si hay un "panorama general" en su trabajo, un resumen general, colóquelo al comienzo del documento. Los puntos que comprenden el panorama general son los que debe registrar más a fondo, ya sea en este mismo documento o en algunos documentos más pequeños si necesita dividirlo. Por ejemplo, en el marketing de boletines, la descripción general podría verse así:

• Copywriter escribe una copia y la envía al gerente de marketing.
• El gerente de marketing revisa y edita la copia, y obtiene la aprobación del gerente senior de marketing.
• El gerente de marketing envía una solicitud para ejecutar una actualización de la lista.
• El gerente de marketing entrega la copia final al asistente.
• El asistente produce un boletín y envía una prueba de garantía de calidad.
• El equipo de control de calidad revisa los boletines y envía los cambios. El asistente implementa cambios, verifica y programa el lanzamiento.

Cualquiera de esos elementos podría tener un manual de tres páginas que describa los pasos necesarios para llevar a cabo el trabajo. ¿Dónde y cómo se envía la copia? ¿Qué formato debe tener la copia? ¿Quién ejecuta la actualización de la lista y qué significa eso? O bien, varios de esos elementos podrían combinarse en un manual, por ejemplo, las tres tareas que comienzan con "gerente de marketing…"

Lo que necesitarás

Para escribir los pasos, deberá haber recibido capacitación sobre ellos al menos una vez. Cuando tenga que volver a hacer el trabajo, use su primer borrador de sus propios procedimientos para guiarlo a través de los pasos para ver si son precisos y fáciles de entender.

Capturas de pantalla. Tome capturas de pantalla de cualquier cosa que parezca difícil de explicar en el texto o que se ilustra mejor visualmente. Primero, guarde todas sus capturas de pantalla en una carpeta y solo agréguelas al documento si es necesario. Tener demasiadas capturas de pantalla parecerá agobiante para cualquiera que lea sus manuales.

(Existen varios métodos para tomar una captura de pantalla, pero los más rápidos son: en Windows, use el botón PrtScn y luego la función pegar para colocar su imagen en un programa de edición de imágenes donde puede recortarla y editarla; en una Mac, use Apple + Shift + 4 y arrastra el objetivo alrededor del área que deseas disparar).

Software de captura de pantalla. El editor de imágenes que use puede incluir herramientas para marcar sus capturas de pantalla si desea agregar una flecha que señale algo relevante o resaltar una parte particular de la imagen. Por $ 50, el programa de captura de pantalla Snagit y Snagit para Mac hará casi todo lo que pueda necesitar.

Herramientas de diagrama. Algunos flujos de trabajo y procedimientos se expresan mejor a través de pequeños diagramas. El software de mapeo mental puede ayudarlo a dibujar rápidamente diagramas de flujo y demás, aunque también puede encontrar muchas de estas mismas herramientas de diagramación en Microsoft PowerPoint y una selección más limitada en Word en la pestaña Insertar.

Normas

• Cree documentos individuales para diferentes procesos y procedimientos, en lugar de un documento masivo que explique todo su trabajo.
• Sé minucioso, pero también conciso.
• Incluya capturas de pantalla.
• Tómese varias semanas para completar los documentos. Dese tiempo para reflexionar sobre los procesos y volver a los documentos para verificar si los ha grabado con precisión.
• Coloque un sello de fecha en la parte superior de la página que muestre cuándo se actualizó el archivo por última vez.
• Utilice títulos de trabajo en lugar de los nombres de las personas al documentar el flujo de trabajo.
• Mantenga las copias maestras en una ubicación compartida para que otras personas puedan recuperarlas fácilmente.
• Mantenga una copia de seguridad local de los archivos en su escritorio o en un sistema privado basado en la nube (o ambos).
• Revise y revise sus documentos una vez al año. Piense en ellos como documentos vivos que nunca están "terminados". Están en constante evolución.
• Dígale a su jefe y colegas que está creando y manteniendo estos nuevos registros, ya que también pueden tener información valiosa.
• No incluya imágenes prediseñadas simplemente para animar las páginas. Todos lo odian.
• No te vuelvas loco formateando el texto. Mantenlo simple. Use negrita para los subtítulos. Use viñetas y listas numeradas según corresponda para ayudar a las personas a ver fácilmente la información relevante. Mantenga los párrafos muy cortos.
• No uses los nombres de las personas. Consulte a las personas por sus títulos de trabajo. ¿Ya dije esto? Sí, lo hice, pero es muy importante, así que lo digo nuevamente.
• No seas demasiado protector con tus documentos. Los ha creado para ayudar a la organización, no para su único beneficio.
• No envíe sus documentos a PDF. Déjelos en un formato que se pueda editar (ver arriba).