Organícese: digitalizando documentos personales

Contenido

• Organícese: digitalizando documentos personales
• Qué no digitalizar

Las computadoras son muy buenas para buscar. Las computadoras también son excelentes en la recuperación. No importa cuán rápido y eficientemente piense que puede encontrar y recuperar información en su casa de pedazos de papel, tenga la seguridad de que las computadoras pueden hacerlo más rápido.

Esa es la razón número uno por la que debe digitalizar muchos de sus documentos personales.

También hay más razones, como el hecho de que ni siquiera puede obtener la información en ese documento de seguro contra inundaciones cuando está en un papel en su cocina mientras un vuelo cancelado lo ha dejado atrapado en St Kitts, debido a un huracán de vuelta a casa. ¿No sería un momento útil para tener un documento digital, accesible desde su computadora portátil, teléfono inteligente o tableta?

Aquí hay otro: ha cambiado de médicos, programas de seguros y farmacias varias veces en los últimos años, y el farmacéutico ahora necesita saber si alguna vez ha tomado un medicamento determinado. ¿No sería útil iniciar sesión en un sistema seguro que tenga registros de todas las recetas que escribieron sus médicos porque las tomó con la cámara de su teléfono antes de surtirlas?

O tal vez esté motivado para digitalizar más de sus documentos personales simplemente para deshacerse del desorden. Las razones para hacerlo son infinitas, y las excusas para no comenzar también lo son. Aquí hay algunos consejos y trucos que te dejarán sin excusa para posponer la tarea por más tiempo.

Qué digitalizar

Antes de que pueda reducir la cantidad de papel en su hogar, debe decidir qué documentos tienen valor para digitalizarse. En muchos casos, querrás conservar los documentos originales, haciendo que el digital sea esencialmente una copia de seguridad. Esta lista puede ayudarlo a generar ideas:

• impuestos

• recibos deducibles de impuestos

• Talones de pago

• escrituras y arrendamientos

• garantías

• pasaportes (muchos países tienen reglas muy específicas sobre cómo hacer copias de los pasaportes; consulte con su gobierno)

• archivos familiares, como certificados de nacimiento, documentos de adopción, certificados de matrimonio, certificados de defunción y documentos de inmigración

• formularios de seguro

• registros médicos y dentales, y recetas

Si su empleador no proporciona recibos de pago electrónicos, debe conservar los originales durante al menos seis meses, si no un año completo. Los bancos y los propietarios a menudo requieren estos documentos, además de los formularios de impuestos (W2 en los EE. UU.), Al completar el papeleo financiero o de vivienda.

Con pasaportes y algunos otros documentos legales oficiales, tenga cuidado con las reglas para hacer copias. Por lo general, es una buena idea reducir o ampliar la imagen al menos en un 10 por ciento (para que no parezca que está tratando de falsificarla).

Incluso si no cree que alguna vez necesitará proporcionar réplicas de ninguno de estos documentos, seguramente habrá momentos en los que necesite hacer referencia a su número de pasaporte (por ejemplo, para una solicitud) o algún otro dato de ellos. Es mucho más eficiente buscar esa información desde su computadora que comenzar a buscar en un armario lleno de papeles.