Organízate: el kit de herramientas de colaboración

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• Organícese: el kit de herramientas de colaboración
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Dos de mis amigos me dijeron que recientemente me dijeron que les volví loco. ¿Cómo? Fácil. Eliminé el hilo de correo electrónico que teníamos sobre la organización de una gran cena (ya sabes cómo esos hilos implosionan y nadie puede mantenerse al tanto de quién dijo que estaban libres en qué fecha) y en su lugar usé Doodle. Doodle es un sitio web gratuito que te permite crear una encuesta en línea para cosas como qué día y hora las personas son libres de reunirse. Lo he usado durante años para colaborar, principalmente para programar reuniones con personas que viven en todo el mundo y se encuentran en varias zonas horarias.

Hay muchas aplicaciones increíbles para ayudar con la colaboración. Quizás exploté las mentes de mis amigos con mi eficiencia, ¡pero me sorprendió darme cuenta de que nunca antes se habían encontrado con Doodle!

Para ayudar a las personas con esa laboriosa tarea de ser el organizador de la colaboración, quería compartir algunas de las mejores herramientas que he encontrado para juntar grandes mentes e ideas.

Planificación

Doodle se ha convertido en mi aplicación de programación favorita porque es gratis y no requiere que los participantes se registren para usar. Configure una encuesta, envíe el enlace y permita que la gente responda simplemente yendo al sitio web y marcando casillas. Es invaluable para programar reuniones o eventos sociales con un grupo grande.

Cuando todos usan el mismo sistema de calendario, como el calendario de Outlook, generalmente puede hacer que su calendario sea visible para otros miembros del equipo, lo que puede ayudar con la programación, pero esas circunstancias no siempre funcionan para todos. Otra opción es Tungle.me, que contiene algunos de los mismos elementos de Doodle, así como la capacidad de hacer que sus momentos libres y ocupados sean públicos o visibles para ciertas personas.

Compartir documentos y carpetas

¿Cómo pone los archivos a disposición de todas las personas con las que está colaborando? ¡No los envíes por correo electrónico! Eso es descuidado y difícil de rastrear. Necesita una mejor manera de compartir documentos y carpetas.

Las soluciones más simples vienen en forma de servicios de sincronización de archivos, como Dropbox o SugarSync. De hecho, uso ambos, SugarSync para archivos de trabajo y Dropbox para archivos personales. Los he usado para compartir documentos con todo tipo de personas, incluidos los editores e incluso mi abogado.

Creo que Dropbox y SugarSync son mucho más simples de configurar y usar, y convencer a otras personas para que lo usen, que los sitios FTP, que es la forma más antigua de compartir archivos y carpetas.

Edición colaborativa, asincrónica

Otra razón más para usar Dropbox, SugarSync u otro servicio de sincronización de archivos para organizar la colaboración es porque permiten que varias personas editen un documento, aunque generalmente de forma asincrónica. En otras palabras, no puede ver a otra persona editar el archivo en tiempo real. Los cambios ocurren localmente y solo se vuelven visibles para el grupo cuando la persona que realiza la edición carga el documento nuevamente en la ubicación compartida.

Estos servicios no le brindan una granularidad precisa sobre lo que los colaboradores pueden y no pueden hacer (no puede, por ejemplo, darle a Kate la capacidad de editar archivos X e Y pero no Z ), pero proporcionan permisos básicos. Por ejemplo, puede compartir enviando un enlace de solo lectura, o puede invitar a personas a tener acceso completo a lo que esté en una determinada carpeta compartida.

Edición colaborativa, sincrónica

Google Drive (anteriormente Google Docs) tiene una de las características colaborativas más impresionantes que he visto: la capacidad de editar colaborativamente en tiempo real.

Una vez trabajé con un asociado que estaba en otro estado, y tuvimos reuniones telefónicas semanales que estaban destinadas a ser "reuniones de trabajo". Es decir, discutimos el estado del proyecto al mismo tiempo que realizamos trabajos que fomentaron el estado del proyecto. Utilizamos una hoja de cálculo simple en Google para registrar las tareas que debían realizarse y marcarlas con una calificación de prioridad. Durante la semana, podríamos agregar notas según sea necesario. Luego, durante nuestra reunión, podríamos revisar la lista, completar las tareas en tiempo real mientras hablamos por teléfono y marcarlas. A veces, sin embargo, veía algo en la lista y decía: "¿Qué significa eso?" Yo explicaría Y él cambiaría la forma en que se escribía la tarea, justo en frente de mis ojos, para estar seguro de que su traducción de la tarea significaba lo mismo que yo pretendía. Fue felicidad colaborativa.

Las herramientas de Google funcionan no solo para hojas de cálculo, sino también para documentos de presentación y texto.