Organízate: chandoo y la cartografía de la vida en excel

Purna Duggirala es mejor conocido como Chandoo. Dirige un sitio web, un boletín informativo, un foro y un podcast, en Chandoo.org, dedicado a enseñar a las personas cómo usar Microsoft Excel. A diferencia de algunos expertos en software que se especializan solo en enseñar a los usuarios avanzados las minucias de sus herramientas, el trabajo de Chandoo ayuda a todos, incluso a los principiantes que solo están aprendiendo a entender Excel y cómo puede ayudarlos a organizar sus vidas de manera simple.

Chandoo cree que Excel también puede ser una herramienta para ayudarnos a comprendernos mejor. "A menos que podamos analizar nuestros datos y comprender los patrones", dijo, "estamos indefensos".

Comenzó su sitio hace aproximadamente una década cuando era solo un simple blog personal. Después de varios años de ejecutarlo en su tiempo libre, dejó su trabajo para hacer de Chandoo.org el punto focal de su trabajo. Sin embargo, sigue siendo personal como siempre, con referencias a sus hijos gemelos, su esposa, su afición al ciclismo y su amor por Legos, todo mezclado con consejos para dominar Microsoft Excel.

Entrevisté a Chandoo para preguntarle cómo él, como gurú de Excel, usa la herramienta para organizar su vida y su trabajo, y cómo los principiantes que saben poco o nada sobre Excel pueden comenzar a utilizar el software. Me reí cuando vi cuántas de sus respuestas llegaron en forma de viñetas, ilustrativas, tal vez, de cómo vivir y respirar en bloques Excel pueden influir en la forma en que uno piensa.

Jill Duffy: Tomó un blog que solía ejecutar en su tiempo libre y lo convirtió en el trabajo de su vida. ¿Cómo, como gurú de Excel, administra y organiza todo el material que reúne para el sitio? ¿Puede compartir algunos consejos técnicos, así como principios más amplios que informan cómo lo hace?

Chandoo: Sí, Chandoo.org solía ser un blog personal y un pasatiempo hasta principios de 2010. Luego, en abril de 2010, dejé mi trabajo en una gran empresa de TI para poder trabajar por cuenta propia. Ha sido una experiencia emocionante y enriquecedora hasta ahora.

El sitio se ejecuta en el software de blogs Wordpress. He sido desarrollador web toda mi vida. Por lo tanto, me gusta jugar con PHP, JavaScript y HTML para que nuestro sitio sea fácil de usar y valioso para nuestra audiencia. Utilizo un montón de herramientas y conceptos para crear y compartir contenido con los lectores de Chandoo.org.

Herramientas:

• Camtasia de TechSmith para crear y editar videos
• Audacity para crear y editar podcasts
• Paint.NET y Snagit para crear y editar imágenes.
• Excel, por supuesto, para crear libros descargables y ejemplos para mi sitio
• Excel VBA para generar código HTML para el sitio
• Notepad ++ para crear y editar páginas PHP / HTML
• Cloudberry Explorer y WinSCP para cargar archivos a nuestros servidores

Conceptos:

• Escribe un artículo a la vez. Me concentro en crear contenido excelente para hoy y mañana. Cada vez que tengo un artículo, me pregunto: "¿Cómo va a hacer que alguien sea increíble?" La palabra clave es alguien. Si intentas escribir para todos cada vez, no encontrarás muchas ideas. Así que trato de concentrarme en ayudar a una subsección de nuestra audiencia con cada artículo.
• Mantenlo simple. Escribo en inglés sencillo y explico los conceptos claramente, a menudo llenándolos de humor. Excel puede ser un tema monótono, por lo que quiero mantener la discusión viva y relevante. Utilizo varios formatos (imágenes, GIF animados, videos, audios y texto) para llegar a nuestra audiencia.
• Agrega mi personalidad. Presento un poco de mi personalidad en todo lo que publico en Chandoo.org. Comparto hitos importantes en mi vida, mis errores y mis triunfos, con nuestra audiencia para que se sientan conectados conmigo.

JD: ¿Cómo recomiendas que alguien que usa Excel por primera vez comience? ¿Hay principios para aprender primero, o importa más cuál es su objetivo u objetivo al usar Excel?

Chandoo: Si eres completamente nuevo en Excel, la forma más fácil de comenzar es abrirlo y jugar con él por un tiempo.

Una vez que esté familiarizado con la interfaz de usuario, diríjase a Excel Baby Steps o Excel for Beginners en nuestro sitio y aprenda sobre varios usos cotidianos.

Una vez que haya superado la etapa de principiante, la mejor manera de aprender Excel es usarlo todos los días. Hay tantas cosas que puede recoger tropezando con las funciones y los botones de menú.

Además, suscríbase a un boletín informativo o podcast para que pueda adquirir habilidades, escenarios, accesos directos y consejos valiosos.

Siempre que aprenda algo nuevo sobre Excel, póngalo en práctica. De esta manera memorizarás mejor los conceptos.

JD: Conozco a muchas personas que se sienten desorganizadas con su vida digital. ¿Tiene algún consejo, sugerencia o ejemplos sobre el uso de Excel para organizar otro aspecto de la vida o el trabajo?

Chandoo: Excel es una herramienta potente y elegante para administrar todos los aspectos de la vida. Para empezar, Excel es ideal para

• Presupuestos y seguimiento de gastos
• Listas de tareas
• Seguimiento de objetivos
• Planificación de proyectos personales o laborales.

Comencé a aprender Excel en 2006, cuando obtuve mi primer trabajo como analista de negocios. En esos días, construí varios rastreadores para monitorear mis presupuestos, planificar mis inversiones, tomar decisiones de compra (como automóvil, casa, etc.) y rastrear mis entrenamientos.

Hoy en día, las aplicaciones móviles juegan un papel vital en la satisfacción de la mayoría de estas necesidades. Pero un inconveniente con las aplicaciones es que no le brindan la flexibilidad de analizar y comprender sus propios datos como lo hace Excel.

Por ejemplo, realizo un seguimiento de mis entrenamientos y duermo con Fitbit, pero no me permite analizar los patrones de sueño durante una semana ni comparar cómo es mi ciclismo entre dos días. A menos que podamos analizar nuestros datos y comprender los patrones, estamos indefensos.

Aquí es donde brilla Excel. Puede usarlo para rastrear casi cualquier cosa y analizar una vez que tenga algunos datos.

Gracias a la aplicación móvil de Excel para iOS, Android y Windows, puede ingresar fácilmente datos desde cualquier lugar y procesar la información desde su sofá.

Puede crear su propia aplicación analítica con Excel en cuatro pasos:

1) Estructura tu aplicación analítica en tres segmentos: entrada, cálculo y salida.

2) Configure su hoja de trabajo de entrada lo más simple posible. Comience con pocos campos y estructurar sus datos como una tabla de Excel. Esto facilita la adición de datos.

3) Use fórmulas (para usuarios avanzados) o tablas dinámicas (usuarios principiantes a intermedios) para procesar los datos.

4) Visualice usando gráficos o minigráficos o formato condicional.

Luego puede monitorear su progreso desde la aplicación Excel, o usando Excel en su PC o Mac.

JD: ¿Cuáles son algunos otros ejemplos de cómo ha utilizado Excel para trazar su vida personal?

Chandoo: Hice un rastreador de alimentación para bebés cuando tuvimos gemelos en septiembre de 2009. Es otra historia que dejé de rastrear después de sentirme abrumado por el ciclo de cambio de pañales, mezclar leche de fórmula, alimentarlos y acariciarlos cientos de veces.

Visualizar mi primer paseo en bicicleta de 200 km es otro.

Realicé mi primer viaje en bicicleta de 200 km en julio de 2014. Quería celebrar este logro con mi público. Así que hice un libro de Excel con todas las estadísticas sobre el viaje.

Otro es visualizar la séptima victoria de Roger Federer en Wimbledon. Amo el tenis y admiro a Roger Federer. Entonces, cuando ganó el título de Wimbledon por séptima vez, creé un impresionante libro de Excel que representa el progreso del partido y las estadísticas.

JD: Muchas personas sienten que están desorganizadas no solo con su tecnología, sino también con la forma en que manejan el aprendizaje de nuevos conceptos. ¿Qué consejo tiene sobre aprender algo nuevo de manera organizada y efectiva?

Chandoo: El aprendizaje es una habilidad valiosa. Nos mantiene jóvenes y afilados. Aquí hay algunas maneras de aprender cualquier idea nueva:

• Comienzo. No pospongas los objetivos de aprendizaje. Reserve solo una hora por semana para aprender algo nuevo. Podría ser programación, nuevos lenguajes, carpintería o crear tablas dinámicas.
• Exprima el aprendizaje en el tiempo de inactividad. Suscríbase a podcasts u obtenga audiolibros y escúchelos durante sus viajes y tiempos de espera.
• Siempre que aprenda algo nuevo, intente vincular la idea a un concepto existente que conozca bien. Esto fortalece la narrativa y te ayuda a memorizar mejor la idea.
• No seas codicioso con el conocimiento. Comparte lo que aprendes con los demás. Esto mejora su comprensión de los conceptos y lo convierte en un experto en el campo.
• Cuando se trata de software (o aplicaciones), somos tímidos. Eso significa que no presionamos un botón ni hacemos clic en una opción de menú a menos que sepamos lo que hace. Sé audaz y presiona los botones. Esto puede llevarte a una interesante madriguera de conejos y enseñarte lecciones valiosas. Por supuesto, asegúrese de guardar los archivos.

Para obtener más consejos de Excel, consulte las 12 reglas de Chandoo para hacer mejores hojas de cálculo y 20 consejos de Excel para convertirse en un profesional de hojas de cálculo.