Organícese: la mejor manera de hacer una copia de seguridad de su libreta de direcciones

Una agenda organizada, actualizada y totalmente respaldada sería mi sueño hecho realidad. Las personas que han tenido que reemplazar un teléfono inesperadamente, ya sea porque se perdió, se lo robaron o se dañó irreparablemente, saben lo importante que es tener una copia de seguridad de su lista de contactos. Todos hemos visto al amigo que publica en las redes sociales: "Perdí mi teléfono. Envíame un mensaje de texto con este número y dime quién eres".

Como la mayoría de las personas, mis contactos están por todas partes. Trabajo para mantener actualizada la información de familiares y amigos en los Contactos de Apple. Las direcciones de correo electrónico de la mayoría de mis compañeros de trabajo se encuentran en la cuenta de correo electrónico de mi empresa. Mi cuenta personal de Gmail y otras cuentas de correo electrónico personal tienen una cantidad de información útil en sus listas de contactos asociadas, pero también están llenas de información guardada automáticamente, como todas las organizaciones a las que he enviado un mensaje por correo electrónico.

Muchas compañías han tratado de resolver el problema de tener contactos dispersos guardados en varias bases de datos diferentes. He probado muchos de ellos, y la triste verdad es que nunca he encontrado uno que tenga todas las funciones que quiero en una libreta de direcciones centralizada.

Construye tu propio

Hace unos años, experimenté con métodos ad-hoc para generar listas de contactos personalizados, principalmente utilizando IFTTT. No fue un fracaso completo, pero terminó generando hojas de cálculo, que no son tan fáciles de usar o divertidas para buscar desde un dispositivo móvil.

Sin embargo, si le gusta tener mucho control, construir su propia lista de contactos puede ser el camino a seguir. Solo asegúrese de hacer una copia de seguridad y guardarlo en un lugar al que pueda acceder desde un dispositivo móvil para que pueda hacer llamadas telefónicas y extraer las direcciones de las personas cuando esté en la oficina de correos enviando regalos (mis dos casos de uso más importantes, aparte de correo electrónico).

Opciones de contacto de terceros

Varias aplicaciones móviles hacen un trabajo decente al fusionar y sincronizar información de contacto de muchas fuentes. FullContact (Android, iOS, web) es bastante bueno. Lo conecta a cuentas de correo electrónico y otros servicios en línea que tienen listas de contactos asociadas con ellos, y combina bases de datos en un solo lugar. Pero luego hace algo diferente. FullContact recorre la web para obtener información actualizada sobre esas mismas personas.

Cuando comencé a escribir este artículo, no había usado FullContact en mucho tiempo, así que ejecuté mis contactos a través de su proceso mágico. Al principio, me sorprendió saber que un editor de alto nivel que conocía ahora aparentemente también era presidente de una organización que incursionó en la publicidad. Qué venta, pensé. Pero fueron a cavar en línea para obtener más información y resulta que era otra persona con el mismo nombre. Desafortunadamente, FullContact no me había dado suficiente contexto para darme cuenta de que estaba tratando con el tipo equivocado, lo cual es un problema con el que también podría encontrarse con esta aplicación. Cuando busqué por mi cuenta, supe en el momento en que vi la foto del chico que se trataba de un caso de identidad equivocada.

Cloze (Android, iOS, web) es otra aplicación a la que he recurrido de vez en cuando a lo largo de los años, aunque se ha convertido más en una aplicación de relación con el cliente que en una aplicación de gestión de contactos. Al igual que FullContact, Cloze comienza pidiéndole que conecte varias cuentas, y luego reúne todo lo que tiene. Sin embargo, su característica distintiva es que también se conecta con las cuentas de las redes sociales, lo que le brinda una mayor comprensión de lo que están haciendo sus contactos, no solo de cómo ponerse en contacto con ellos. Al analizar no solo sus contactos, sino también la interacción que tiene con ellos y la frecuencia, Cloze identifica a las personas que teóricamente deberían ser más importantes para usted, al menos desde una perspectiva de adelanto.

Un gran problema con Cloze y FullContact es que solo obtienes mucho de ellos antes de que tengas que pagar una tarifa de suscripción considerable, por una suma de $ 159 y $ 99 por año, respectivamente.

Dos grapas gratis

Mientras continuaba mi búsqueda de una forma de fusionar, organizar y hacer una copia de seguridad de mi lista de contactos, me encontré regresando a dos productos básicos: Contactos de Google y Contactos de Apple. Ambos almacenan sus datos en la nube, y ambos son fáciles de restaurar en un teléfono iPhone o Android. Son gratuitos (inserte aquí el descargo de responsabilidad sobre cómo sé que nada es realmente "gratis"…). Y ambos tienen herramientas para extraer información de otras fuentes y eliminar la duplicación de su lista. Desafortunadamente, la parte de deducción es una gran decepción con ambas aplicaciones.

Google Contacts se actualizó recientemente para tener un aspecto diferente y algunas características nuevas, pero fue un poco ligero sobre la cantidad de servicios con los que se podía conectar para importar contactos automáticamente. Además, para importar contactos manualmente, debe volver a la versión anterior de la aplicación, ya que la nueva aún no puede hacerlo.

Los contactos de Apple, al final, se han convertido en mi mejor opción. Se conecta a muchos más servicios de los que me había dado cuenta. Además de lo obvio, iCloud, también funciona con AOL, Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Exchange, Yahoo y cualquier otra cosa que pueda generar un archivo CardDAV o LDAP. Estoy seguro de que esta solución es una decepción para los usuarios de Android, y eso no se me pierde. Tengo un dispositivo Android y todavía estoy tratando de decidir el mejor método para hacer que mis contactos de iCloud sean accesibles allí. Otro problema es que, como se mencionó, la función de deducción es terrible y se perdieron docenas de entradas que deberían haberse fusionado en mis pruebas. Terminé pasando una hora recorriendo mi lista de contactos para limpiarla.

¿Cuál es la aplicación Contactos ideal?

En un mundo ideal, quiero crear una lista de contactos fusionando otras aplicaciones de contactos y bases de datos que ya mantengo (Gmail, Facebook, Contactos de Apple, Outlook, etc.). Y quiero absolutamente la capacidad de acceder a esa lista desde cualquier dispositivo, lo que significa que quiero que los datos se guarden en la nube.

También quiero la capacidad de decirle a la masa que ignore u oculte las tarjetas de contacto, en masa, a las que les falta información clave que elijo. Por ejemplo, si tengo una dirección de correo electrónico guardada como contacto, pero no tengo ningún nombre u otra información adjunta, ¡deséchela!

También sería útil que las personas pudieran actualizar su información en el archivo de vez en cuando, y aunque algunas compañías han intentado incorporar esta característica en sus aplicaciones, nunca se explica por varias razones. Hasta ese momento, supongo que el mejor método para mantener actualizada una libreta de direcciones es fusionar varias fuentes en una y guardarla en la nube.

Para obtener más cobertura de respaldo, consulte nuestra Guía para principiantes sobre respaldo de PC, el mejor software de respaldo y las mejores historias de servicios de respaldo en línea.