Organícese: 7 consejos esenciales para usuarios flojos

Muchos equipos están trasladando su comunicación interna del correo electrónico a aplicaciones de mensajería, como Slack. Slack se ha convertido en una de las herramientas más populares que usan los grupos para comunicarse y colaborar, pero no es necesariamente más eficiente que el correo electrónico por sí solo.

Para aprovechar Slack al máximo, debe asegurarse de estar utilizando algunas de las funciones clave que hacen que la aplicación sea diferente del correo electrónico.

Muchos consejos de productividad que he visto para Slack implican aprender atajos de teclado, conectar aplicaciones de terceros y configurar comandos automáticos usando IFTTT. Ese tipo de cosas son realmente útiles, pero creo que puede obtener un mayor retorno del tiempo invertido al comenzar concentrándose en características esenciales, personalizaciones y mejores prácticas. Estos son simples de aprender y es probable que tengan un impacto descomunal en su eficiencia de Slack.

1. Agregar notificaciones para palabras clave y frases

Para tener una experiencia productiva en Slack, una de las primeras configuraciones que debe ajustar son sus notificaciones. Debe centrarse en particular en las notificaciones de palabras que tienen un significado especial para usted.

Haga clic en su nombre en la esquina superior izquierda y seleccione Preferencias. Vaya a Configuración de notificaciones. Desplácese hacia abajo hasta donde vea las palabras resaltadas. Cualquier palabra o frase que escriba aquí activará una alerta cada vez que alguien las use.

No necesita utilizar comillas para los términos de más de una palabra, y las palabras no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

2. Personalizar notificaciones de canal

No todos los canales a los que se une son necesariamente tan importantes como los demás, y es posible que no desee escuchar un bing, timbre, ding, zumbido o boop cada vez que alguien en un canal menciona un grito de @ todos. Del mismo modo, puede haber algunos canales que usan palabras clave que son importantes para usted, pero su uso en un canal en particular no lo es. Puede excluir notificaciones de palabras clave y frases de canales seleccionados.

Comience yendo al canal que desea ajustar. En la parte superior de la página, haga clic en el nombre del canal, luego seleccione Preferencias de notificación del canal. Realice sus ajustes en el cuadro que aparece.

3. Use @Everyone y @Channel con moderación

Este consejo de productividad tiene más que ver con la etiqueta de Slack que con cualquier característica u opción especial: use @everyone y @channel con moderación.

El uso de cualquiera de estas llamadas es el equivalente a enviar una explosión de correo electrónico a todos, algo que usted y su equipo pueden estar tratando de evitar utilizando Slack en primer lugar.

4. Agregue Sias Alias ​​de correo electrónico a sus contactos

Me encanta que los equipos puedan enviar mensajes a Slack reenviando correos electrónicos a una dirección especial. Pero odio que las direcciones de correo electrónico sean gobbledygook.

Hazte un favor agregando los alias de correo electrónico de Slack a tu libreta de direcciones y dándoles un nombre más memorable. Por ejemplo, si utiliza el reenvío de correo electrónico para alertar a su equipo sobre la cobertura de la prensa, nombre la dirección de correo electrónico de Slack Slack Press Coverage. Si lo usa para reenviar noticias, llámelo Slack News. De esa manera, cuando su cerebro piensa en enviar un correo electrónico a Slack, sus dedos pueden comenzar a escribir "Slack", lo cual tiene sentido.

Encuentre sus alias de correo electrónico (o configúrelos) yendo a la configuración de Aplicaciones e Integraciones personalizadas del equipo. Se abrirá una nueva página. Seleccione Configurar en la esquina superior derecha. Busque el correo electrónico. Para obtener una dirección de correo electrónico que ya está configurada, seleccione Editar configuraciones. Puede copiar y pegar el alias desde allí.

5. Escriba / para comandos y accesos directos

Podría pasar mucho tiempo aprendiendo comandos y métodos abreviados de teclado, pero creo que un mejor uso del tiempo para los usuarios no expertos de Slack es simplemente recordar que puede escribir una barra diagonal al comienzo de cualquier mensaje y ver una lista de opciones para comandos.

Elija el comando que desea de la lista simplemente escribiendo la siguiente letra de ese comando.

6. Añadir recordatorios

Una vez que abra el mundo de los comandos rápidos en Slack, uno que vale la pena aprender es Recordatorios. Escriba "/ recordatorio" y deje que Slack le solicite que complete el resto.

Puede agregar recordatorios para usted, sus compañeros de equipo o un canal completo. Puede configurar un recordatorio, por ejemplo, para alertar a todos los miembros de su equipo a vaciar el refrigerador el viernes a las 4:40 p.m.

7. Agregue color a su barra lateral

Si usa Slack para más de un grupo o propósito, puede ser confuso saltar de una cuenta a otra, a menos que establezca diferentes temas para sus barras laterales.

Recomiendo elegir temas que sean más diferentes entre sí para ayudarlo a reconocer rápida y fácilmente en qué equipo se encuentra en un momento dado.