Organícese: 5 pasos simples para comenzar con los diagramas de Gantt

Antes de comenzar un nuevo proyecto, es útil tener una hoja de ruta, algún tipo de visión general clara de todos los pasos necesarios y el orden en que deben realizarse. Eso es esencialmente lo que es un diagrama de Gantt. No importa si el proyecto es personal, como agregar un mazo a la parte posterior de su casa, o uno comercial, como construir un nuevo sitio web. Necesitas saber

• cuando y donde empiezas,
• todos los pasos en el camino y cuánto tiempo tomarán,
• quien es responsable de cada paso,
• el orden en que deben ocurrir los pasos, y
• cuando se completará el proyecto.

Los diagramas de Gantt, llamados así por el ingeniero y consultor Henry Gantt, quien los desarrolló y usó en la década de 1910, son una visualización de un proyecto de principio a fin. Son un tipo extremadamente común de herramienta de productividad, y son una parte clave de muchos servicios de gestión de proyectos. De hecho, el excelente servicio TeamGantt incluso toma su nombre de las listas., Explico qué son los diagramas de Gantt, qué hacen y cómo los usan las personas, y proporciono cinco pasos para comenzar con ellos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

"Un diagrama de Gantt es una visualización de los pasos que se necesitan para completar su proyecto", explicó Kayvon Ghaffari, gerente principal del programa en LiquidPlanner, cuando recientemente le pedí que compartiera algunas ideas sobre cómo comenzar con los gráficos de Gantt. LiquidPlanner es una aplicación de colaboración en el lugar de trabajo y gestión de proyectos ganadora de la Elección de los Editores que enfatiza los gráficos de Gantt.

Ghaffari me recordó que un proyecto es diferente de otros tipos de trabajo. "Un proyecto es un conjunto de trabajo que tiene un principio y un final, y el cumplimiento de la creación de ese proyecto es un conjunto de tareas", dijo. Los diagramas de Gantt funcionan específicamente para proyectos, no para trabajos continuos. Se trata de ayudarlo a llegar desde el principio hasta el final, por lo que es importante que haya un final.

Los diagramas de Gantt se leen de izquierda a derecha, de arriba a abajo. (Vea la imagen de arriba de TeamGantt.) El eje x es el tiempo. El gráfico comienza cuando el proyecto comienza y termina cuando se entrega el proyecto. Ejecutar la longitud del eje y son tareas, aunque simplemente están en una lista. Su ubicación exacta en el eje y es irrelevante, aunque tienden a caer en orden cronológico.

"Una tarea tiene tres componentes: qué es, cuánto tiempo llevará y quién lo hará", dijo Ghaffari. En un diagrama de Gantt, cada tarea se representa con una barra. La longitud de la barra muestra cuánto tiempo llevará la tarea. A menudo, las barras de tareas están coordinadas por colores, lo que indica qué persona o departamento es responsable de realizar la tarea. En cuanto al "qué", el nombre de la tarea generalmente aparece en la barra o se hace visible al hacer clic en él.

Además de mostrar todas las tareas para un proyecto y cuánto tiempo tomarán, los diagramas de Gantt muestran la secuencia y la dependencia. En otras palabras, muestran el orden en que deben realizarse las tareas y si una cosa debe ocurrir antes que otra. ¿Por qué es eso tan importante?

¿Qué hacen los gráficos de Gantt?

"Los gráficos de Gantt dejan en claro visualmente que no se puede hacer todo al mismo tiempo", dijo Chris Savoie, directora de estrategia de producto de Workfront. Usó el ejemplo de construir una casa en el árbol. Puede comprar los clavos y la madera al mismo tiempo, pero debe cortar la madera antes de clavarla en el árbol.

Los diagramas de Gantt muestran dependencias entre tareas, generalmente con algo así como una línea que las conecta.

Antes de unirse a Workfront (que, como LiquidPlanner, es una herramienta para la colaboración en el lugar de trabajo y la gestión de proyectos), Savoie trabajó en algunos proyectos altamente complejos con United Space Alliance en conjunto con el Centro Espacial Johnson de la NASA. Mencionó que si bien la secuencia y las dependencias son importantes incluso para proyectos simples, como la construcción de una casa en el árbol, son cruciales para proyectos masivos de años, como la construcción de la Estación Espacial Internacional.

Otra cosa que hacen los diagramas de Gantt es ayudar a las organizaciones o líderes de proyectos a administrar los recursos. "El hecho de que exista una tarea no significa que haya una persona que sea libre de hacerlo", dijo Ghaffari.

Con un diagrama de Gantt, puede ver fácilmente cuándo las personas o departamentos están programados para trabajar en tareas en comparación con cuando están libres. "Es necesario poder contabilizar los horarios de las personas y cuántas horas hay en el día", agregó. Los diagramas de Gantt crean una forma efectiva de ver el tiempo, las tareas y los recursos.

Comenzando con los gráficos de Gantt

Una vez que tenga una comprensión de alto nivel de lo que son los diagramas de Gantt y por qué son útiles, puede comenzar a hacerlos para sus propios proyectos. Estos cinco pasos lo ayudarán a comenzar.

1. Elija una plantilla o cree una desde cero

En general, cuando comienza un nuevo diagrama de Gantt, tiene la opción de usar una plantilla o comenzar desde cero. Las plantillas pueden provenir de una fuente externa, en el caso de las proporcionadas por el software de gestión de proyectos, o pueden provenir de un proyecto propio anterior.

Uno de los beneficios de usar su propio trabajo anterior para crear una plantilla es que a menudo puede aprender mucho de lo que sucedió en el pasado. La plantilla proporcionará información no solo sobre las tareas y la secuencia, sino también sobre si alguna tarea tomó más tiempo de lo esperado.

2. Marque sus hitos

La mayoría del software para crear diagramas de Gantt incluye la capacidad de agregar hitos. Un hito es un marcador que indica que una fase de un proyecto está completa. Por ejemplo, en la construcción de un sitio web, bloquear los wireframes es un hito típico.

Al crear un diagrama de Gantt desde cero, a menudo es útil trazar todos los hitos antes de agregar cualquier tarea. Listar todos los hitos ayuda a dividir el proyecto en partes más pequeñas, y esas piezas más pequeñas son más fáciles de conceptualizar que todo el proyecto a la vez.

3. Agregue tareas, eventos de secuencia y cree dependencias

El siguiente paso es agregar tareas, secuenciar eventos y crear dependencias. Cuando agregue tareas, asegúrese de mirar informes históricos o hablar con las personas que completarán las tareas para obtener estimaciones precisas de cuánto tiempo deben tomar.

Al secuenciar eventos, tenga en cuenta que es posible realizar múltiples tareas al mismo tiempo, pero no por la misma persona. En la construcción de un sitio web, una persona puede trabajar en wireframes mientras que otra persona reúne contenido de muestra para el prototipo. Pero el diseñador de estructura metálica tampoco puede crear paneles de estado de ánimo simultáneamente.

Agregue dependencias solo después de haber enumerado todas las tareas y póngalas en el orden correcto, y tenga cuidado con ellas. "Lo que realmente puede confundirte es si entras a la mitad del diagrama de Gantt y ves que, por ejemplo, la tarea 12 ya no depende de la tarea 5", dijo Savoie. Agregó que los principiantes deben tener mucho cuidado de no eliminar dependencias a menos que estén seguros de que es correcto hacerlo, porque recuperarlos es muy difícil si crean una larga cadena de eventos.

4. Cuida tus recursos

"Las tareas deben estar en el orden correcto, y luego debes controlar quién está disponible para completar esas tareas", explicó Ghaffari. Como se mencionó anteriormente, solo porque haya una tarea que hacer no significa que haya alguien libre para hacerlo.

Ghaffari señaló que el software de gráficos Gantt de su compañía no permite la sobreventa, lo que significa que LiquidPlanner no le permitirá asignar a alguien a una tarea si esa persona ya está asignada a una tarea diferente al mismo tiempo.

Los diagramas de Gantt lo ayudan a ver no solo si un recurso está sobrevendido, sino cuáles son las consecuencias en el resto del cronograma del proyecto cuando se corrige.

5. Colabora

"Es realmente importante que la gente entienda que el diagrama de Gantt no es mágico", dijo Ghaffari. "El hecho de que hayas planeado algo no significa que tenga algo que ver con la realidad".

La manera de asegurarse de que el diagrama de Gantt esté en sintonía con la realidad es a través de la colaboración. A menudo, el software de diagrama de Gantt es parte de un paquete más grande de gestión de proyectos o colaboración en el lugar de trabajo. Todos los integrantes de un equipo deben tener la capacidad de ver al menos el gráfico, si no actualizar las tareas y otra información que lo alimenta. De esa manera, si un cesionario finaliza una tarea antes de tiempo, y tiene el poder de actualizar su progreso para marcar la tarea completa y corregir el tiempo estimado, y al hacerlo, puede ayudar a otros asignados a realizar sus tareas temprano también. O también podría marcarse como un recurso disponible para ayudar con alguna otra tarea hasta su próxima asignación programada.

Ghaffari resumió el poder de la colaboración de esta manera: "Si el diagrama de Gantt está en el vacío, ¿quién sabe si es correcto? Si es colaborativo, entonces hay controles incorporados, y es más probable que refleje la realidad. Ahí es donde el valor de Diagrama de Gantt brilla ".

No confíes demasiado en las cartas de Gantt

Tanto Ghaffari como Savoie me dijeron que usan los diagramas de Gantt para planificar y verificar un proyecto, pero que no les gusta administrar el trabajo diario en él. "Es un plan, no un cronograma de ejecución, por lo general", dijo Savoie.

Savoie también señaló que un principiante podría no darse cuenta de que las personas rara vez, si es que alguna vez, miran todo el diagrama de Gantt a la vez porque generalmente son enormes. "Necesitaría una cartelera para imprimirla", dijo.

Según Ghaffari, "Construir el diagrama de Gantt no es el objetivo final. Es una visualización del plan de tareas y la secuencia. El diagrama de Gantt ayuda a las personas a comprender cómo va a funcionar el plan".

Si está interesado en los diagramas de Gantt, probablemente también esté interesado en la gestión de proyectos en general. Para obtener algunos consejos de adición excelentes para mantener el rumbo de su proyecto, consulte mis 4 consejos para comenzar con la gestión de proyectos y también mi consejo sobre cómo mejorar la comunicación para una mejor gestión de proyectos.