Video: CÓMO HACER LAS TAREAS MÁS RÁPIDO Y MEJOR PARA LA ESCUELA O EL TRABAJO - Tati Uribe (Noviembre 2024)
Me encanta preguntarle a las personas sobre cómo usan el correo electrónico de la oficina, aunque solo sea para comprender mejor la diferencia entre cómo se diseñó el correo electrónico, cómo se usa de manera más eficiente y cómo las personas lo usan realmente.
Cuando se les pregunta, muchas personas resumen con orgullo sus técnicas de administración de correo electrónico de esta manera: "¡Mi bandeja de entrada de correo electrónico es mi lista de tareas pendientes!"
Usualmente piensan que este es un sistema ingenioso, pero me da un respingo. Retrocedo con horror cuando escucho esta declaración bien intencionada pero en última instancia ruinosa. (Aprendí que mi reacción física no es ideal si tengo la intención de continuar la conversación).
Con suerte, este artículo te convencerá de cambiar tus formas. En la columna de la próxima semana (revise todos los lunes lo último de esta serie Get Organized), discutiré el otro lado de la ecuación: cómo hacer una lista de tareas más inteligente. Asegúrese de leer también la columna de la semana pasada con 11 consejos para administrar el correo electrónico.
¿Para qué sirve el correo electrónico?
"Correo electrónico" ya no es un nombre descriptivo exacto para las aplicaciones y servicios de software que utilizamos para enviar correo electrónico. Hacen mucho más que eso. Con todas las capacidades y funciones del correo electrónico, la capacidad de enviar archivos adjuntos (¡cambio de vida!), Libretas de direcciones integradas, funciones de programación y recordatorio, calendarios públicos y privados, es una maravilla que todavía lo llamemos "correo electrónico".
Para la comunicación entre organizaciones, el correo electrónico funciona de manera brillante. Tiene un rastro de conversaciones en papel, con sello de fecha y hora, entregado de manera casi instantánea y segura. El correo electrónico le permite ocuparse del trabajo a su propio ritmo, priorizando las respuestas como mejor le parezca.
Sin embargo, para las comunicaciones dentro de la organización (es decir, dentro de su organización), el correo electrónico puede estar horriblemente desactualizado e incluso en camino a la morgue (consulte "¿Está muerto el correo electrónico?"). Ahora tenemos una variedad más amplia de herramientas que nos ayudan a alcanzar los mismos objetivos finales, pero de manera más eficiente y útil. Las aplicaciones de mensajería instantánea, las redes sociales empresariales y los portales de gestión de proyectos (como Basecamp) son algunos ejemplos. Algunas personas olvidan que los teléfonos y los encuentros cara a cara son a menudo el mejor medio de comunicación para ciertas tareas también.
El correo electrónico ciertamente tiene su lugar, pero muchas personas lo usan para realizar tareas que se beneficiarían de una solución diferente. El correo electrónico debe usarse para la comunicación que requiere un seguimiento en papel, especialmente los mensajes entre organizaciones. Las aplicaciones y funciones del correo electrónico, como los calendarios y la programación, deben usarse como se pretendían. Si desea mantener su lista de tareas pendientes en su programa de correo electrónico, probablemente haya una herramienta para eso (en Outlook, por ejemplo, se llama Tareas). Pero la bandeja de entrada no fue diseñada para decirle qué tareas debe realizar día a día. Aquí hay algunas razones:
Motivos por los que su bandeja de entrada no debe ser su lista de tareas
1. No hay control sobre los artículos entrantes.
Una lista de tareas contiene solo los elementos que le pones. Su bandeja de entrada, por otro lado, es como una boquilla sin espita. No tiene control sobre los elementos entrantes, excepto considerarlos uno por uno y eliminarlos, una forma muy ineficaz de cultivar una lista de tareas pendientes. Los mensajes aparecen a todas horas del día. Pueden provenir de cualquier persona sin tener en cuenta la jerarquía que puede determinar su lista real de tareas pendientes. Y lo más probable es que solo una fracción refleje lo que necesita hacer.
2. Tareas mal nombradas.
Para la pequeña porción de material de la bandeja de entrada que en realidad refleja cosas que deberían estar en su lista de tareas, pregúntese esto: ¿La línea de asunto describe con precisión lo que necesita hacer? En muchos casos, otras personas compusieron la línea de asunto, que puede no reflejar el mensaje en sí, y mucho menos la parte del mensaje que le pertenece. Con una lista de tareas adecuada, utiliza su propio idioma para transmitir información importante rápidamente. Una lista de tareas bien escrita es una que puede escanear en un segundo o dos y saber con precisión lo que hay que hacer. Solo usted puede escribir de manera que se comunique la información a usted mismo tan rápido.
3. Demasiado largo.
Sé que acabo de decir este punto, pero vale la pena repetirlo: una lista de tareas bien escrita es una que puede escanear en un segundo o dos y saber exactamente lo que hay que hacer. Apostaría $ 50 a que no podría encontrar a una sola persona en PCMag con una bandeja de entrada de correo electrónico que pueda transmitir información de un vistazo.
No te engañes a ti mismo. Todos guardamos mensajes en nuestra bandeja de entrada que nos recuerdan las tareas que nos gustaría completar, pero que no lo haremos. Y eso esta bien. Pero esos elementos no pertenecen a una lista de tareas pendientes.
4. Falta de herramientas para priorizar y establecer plazos.
Signos de exclamación rojos, banderas, estrellas, burbujas de colores: los programas de correo electrónico generalmente le brindan un puñado de herramientas para marcar mensajes importantes. En algunas aplicaciones, incluso puede asociar una fecha de "responder antes de", como hoy, mañana o "esta semana". Use estas características para recordar comunicarse con las personas, pero no como marcadores de prioridad o fechas de vencimiento firmes para tareas específicas. Como se mencionó, las líneas de asunto nunca le dicen constantemente lo que necesita hacer, y agregar indicadores no ofrece la misma información valiosa que se encuentra en una lista de tareas pendientes. Una buena lista de tareas organiza las tareas por prioridad y utiliza plazos.
5. Evita que su correo electrónico sea correo electrónico.
Espero haberte convencido sobre todo de que tratar de modificar tu bandeja de entrada para que funcione como una lista de tareas pendientes da como resultado una lista de tareas muy pobre. ¿Adivina qué? También crea una bandeja de entrada muy pobre, ¡así que ahora ustedes dos ineficiencias! Si intentas manipular tu bandeja de entrada para duplicarla como tu lista de tareas pendientes, te deja pasar de una operación a otra. Así es como podría suceder: ordene la bandeja de entrada de una manera para encontrar los elementos de tareas pendientes de alta prioridad; detectar un nuevo flujo de correo; ser interrumpido recurrir a la bandeja de entrada; verifique el nuevo correo; decida que no es aplicable a usted; recurrir nuevamente por banderas o estrellas; intenta recordar dónde estabas con la lista de tareas…
Recuerde, si su programa de correo electrónico tiene una aplicación o función incorporada para listas de tareas, ¡puede usar eso!
El correo electrónico es correo electrónico
Mantenga su bandeja de entrada de correo electrónico como una bandeja de entrada de correo electrónico y no como una lista de tareas pendientes, y será mucho más eficiente. Lo más probable es que tu vida laboral también sea un poco más feliz. En la columna Organícese de la próxima semana, explicaré con más detalle qué es lo que hace una buena lista de tareas pendientes, cómo usarla y algunas herramientas que hacen que el proceso de administrar una lista de tareas sea altamente automatizado.
