Organízate: 3 métodos para una mejor gestión del tiempo

Para ser más productivo, necesita administrar su tiempo de manera efectiva. ¿Cómo mejorar en la gestión de su tiempo? No importa dónde se encuentre con sus habilidades de gestión del tiempo, lo primero que debe hacer es realizar un seguimiento de cómo gasta su tiempo actualmente. No puede cambiar la forma en que gasta su tiempo si no sabe cómo lo usa ahora.

Hay tres formas principales de controlar su tiempo, y cada una tiene ventajas y desventajas. La forma en que generalmente se cree que es la más fácil es la menos precisa. El más preciso requiere mucho tiempo. Finalmente, hay una manera de rastrear su tiempo usando la tecnología, que es extremadamente fácil, pero solo precisa para ciertos tipos de tareas.

Esto es lo que necesita saber sobre estos tres métodos:

1. Estimación de tiempo (también conocido como Método de estimación de semana laboral)

¿Qué es una estimación de tiempo? Una estimación de tiempo es una lista de todo lo que hizo durante un período de tiempo junto con la cantidad de horas y minutos que estima que pasó.

Cómo hacer una estimación de tiempo: las estimaciones de tiempo a menudo se realizan al final de una semana. Piensa en su semana, o en cualquier período de retrospectiva que desee, y calcule cuántas horas cree que trabajó, durmió, hizo recados, cocinó, limpió o vio películas, por ejemplo. Es útil consultar su calendario para obtener orientación, si mantiene uno.

Pros: las estimaciones de tiempo toman muy poco tiempo para crear Dado que puede guardarlos hasta el final de la semana, su rutina diaria no se ve interrumpida por tareas molestas de registro de tiempo.

Contras: las estimaciones de tiempo son la forma menos precisa de medir cómo gastas tu tiempo. Los investigadores han descubierto que cuando las personas estiman cómo pasan su tiempo usando un enfoque retrospectivo, a menudo terminan con un total de más horas de las que hay en una semana real (168). Las personas tienden a sobreestimar cuánto trabajan y subestiman su tiempo libre.

2. Registro de tiempo (también conocido como enfoque de diario de tiempo total)

¿Qué es un registro de tiempo? Un registro de tiempo es un registro de lo que hizo todo el día, dividido en bloques de tiempo que representan todo el día. La idea es dar cuenta de cada bloque de tiempo en un período de 24 horas.

Cómo hacer un registro de tiempo: para hacer un registro de tiempo, necesita poco más que una hoja de papel o una hoja de cálculo. Cree una columna e ingrese en bloques de tiempo consecutivos en incrementos de 15, 30 o 60 minutos. Puede combinar varios bloques de tiempo para las horas en que generalmente está dormido. Periódicamente a lo largo del día o al final del día, llene el espacio al lado de cada bloque de tiempo con lo que estaba haciendo durante ese tiempo. Lo específico que sea con su descripción depende de lo que quiera saber sobre usted o qué tipo de transformación de gestión del tiempo desea hacer.

Pros: los registros de tiempo son más precisos que los diarios de tiempo. Lo son más cuando los rellena con más frecuencia y menos, cuanto más espere para completarlos. Es muy fácil clasificar su tiempo en categorías, sumar los números y analizar los resultados.

Contras: Anotar una respuesta para lo que hiciste entre, digamos, 9 y 10 am puede no ser un reflejo realista de cómo realmente usaste esa hora. Digamos que trabajaste. ¿Dejaste tu escritorio y tomaste un trago de agua durante ese tiempo? ¿Hiciste una llamada telefónica rápida? ¿Leíste noticias en línea durante unos minutos a mitad de tu trabajo? Los registros de tiempo generalizan sobre bloques de tiempo sin entrar en detalles reales de lo que estaba haciendo.

3. Aplicaciones de seguimiento de tiempo

¿Qué es una aplicación de seguimiento de tiempo? Una aplicación de seguimiento del tiempo es un software que utiliza para realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que pasa haciendo diferentes cosas, principalmente en su computadora y teléfono. Hay aplicaciones de seguimiento de tiempo pasivo y aplicaciones activas. Las pasivas, como RescueTime, miden cuánto tiempo pasas en diferentes aplicaciones y en diferentes sitios web. Las aplicaciones activas de seguimiento del tiempo, como Toggl, le brindan un temporizador en la pantalla que se ejecuta mientras trabaja, para que pueda usar múltiples aplicaciones y sitios web mientras trabaja en una tarea.

Cómo usar una aplicación de seguimiento de tiempo: con un rastreador de tiempo pasivo, lo instala en su computadora o dispositivo móvil y simplemente lo deja correr. Captura automáticamente toda su actividad para registrarla, clasificarla, contarla y analizarla. Por lo general, puede pausar estas aplicaciones cuando lo desee, y puede configurarlas para que se apaguen en los momentos en que no desea realizar un seguimiento de su actividad. Los temporizadores activos dependen de usted para presionar un botón para iniciarlos y detenerlos. Le permiten ingresar información sobre lo que estaba haciendo mientras se estaba ejecutando, y la aplicación agrega automáticamente esa información a un registro, que puede ver y analizar en cualquier momento que desee. Las versiones de la aplicación móvil de los rastreadores de tiempo activos pueden ser útiles para permitirle ejecutar un temporizador cuando esté en reuniones, viajando por trabajo y haciendo otro trabajo que no sea de computadora que desee medir.

Hay algunas aplicaciones móviles de seguimiento de tiempo que monitorean su ubicación y supuestamente lo ayudan a clasificar su tiempo de esa manera, pero aún no son muy inteligentes y requieren demasiada entrada manual para tener mucho valor en este momento. Quizás algún día mejoren.

Pros: las aplicaciones de seguimiento del tiempo son excelentes cuando se trata de brindarle detalles sobre sus actividades digitales. Tienen herramientas para clasificar su tiempo y escupir cuadros y gráficos. Los mejores son muy fáciles de usar y la mayoría tienen una opción gratuita.

Contras: las aplicaciones de seguimiento de tiempo le brindan un análisis exhaustivo de lo que hace en su computadora, pero no están hechas para rastrear todo su tiempo, por lo que perderán sus horas dedicadas a lavar la ropa, cocinar, leer, jugar con sus hijos o mascotas, o cualquier otra cosa que hagas.

Seguimiento durante dos semanas, luego analizar

Si eres nuevo en el seguimiento del tiempo, te recomiendo combinar el método de registro del tiempo con una aplicación de seguimiento del tiempo. De esa manera, puede obtener una descripción general de cómo pasa todas las horas del día más un análisis detallado del tiempo de su computadora.

Deberá registrar su tiempo durante al menos dos semanas antes de analizarlo. Durante los primeros uno o dos días, puede cambiar ligeramente su comportamiento porque está pensando en el hecho de que está rastreando su tiempo. Su comportamiento volverá a la normalidad rápidamente.

Además, si te encuentras diciendo: "Oh, ese día no debería contar porque fue muy inusual", detente. Cuanto más controle su tiempo, más se dará cuenta de que tiene más días inusuales de lo que probablemente se dio cuenta. La idea es comprender mejor cómo realmente pasa su tiempo, no lo que es un día promedio. Una vez que sepa cómo pasa su tiempo en general, puede comenzar a tomar decisiones informadas sobre lo que quiere hacer más, menos o si desea comenzar a hacer algo completamente nuevo.