Organícese: 15 consejos de productividad de expertos

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• Organícese: 15 consejos de productividad de expertos
• Entrevistas 3 y 4
• Consejos de productividad 1-15

Una de las trampas de ser una persona organizada es que tendemos a encerrarnos en nuestros propios hábitos y técnicas de organización, confundiendo rigidez con rigor. Para la columna Organízate esta semana, decidí extenderme mucho más allá de mis propios límites entrevistando a cuatro personas que desarrollan aplicaciones de productividad y preguntándoles sobre sus propios consejos y trucos para mantenerse organizado y eficiente.

Estos CEO, fundadores y desarrolladores pasan sus horas de trabajo pensando en lo que las personas desorganizadas deben hacer para organizarse más. Construyen su software basado en datos de prueba, observaciones personales y comentarios de una enorme comunidad de usuarios.

En estas cuatro entrevistas, encontrará reflexiones sobre lo que significa ser organizado y productivo, así como algunos consejos y trucos específicos que estos expertos usan ellos mismos.

Amir Salihefendic, fundador de Doist

Amir Salihefendic es el fundador de Doist, una compañía que se especializa en software de productividad. Los dos productos de software emblemáticos de la compañía, Todoist y Wedoist, ayudan a más personas a administrar sus tareas personales y proyectos de colaboración. A continuación se muestra un extracto de una entrevista más larga que hice con Salihefendic sobre organización y eficiencia.

JD: Su producto Todoist tiene como objetivo ayudar a las personas a tomar el control de las tareas que necesitan hacer. Al desarrollar la aplicación, ¿qué ha aprendido sobre lo que la mayoría de las personas necesita en términos de ayuda y orientación para llevar a cabo sus tareas?

AS: Las personas son realmente malas para crear sus tareas. La mayoría de las personas crean tareas que son realmente difíciles de completar. Por ejemplo, "bajar de peso" no es una tarea; Es un proyecto más largo que incluye cientos de tareas. Sin embargo, la mayoría de las personas agregarán "bajar de peso" como una tarea.

Lo que es mejor es ver "perder peso" como un proyecto que tiene tareas como comer diez frutas cada día, ir al gimnasio cada dos días, etc. Comprender la complejidad de la tarea y dividirla en trozos manejables y procesables es realmente importante para su organización y productividad. También es motivador ya que puedes completar subtareas en el camino y sentir que te estás acercando a la meta.

JD: ¿Puedes compartir con nosotros dos o tres consejos o trucos para aumentar la productividad?

AS: Creo que el correo electrónico es realmente un asesino de la productividad. Recibo cientos de correos electrónicos por día, y lo administro de la siguiente manera:

• Solo reviso y proceso el correo electrónico tres veces al día (mañana, mediodía y tarde).
• Respondo un correo electrónico si me llevará menos de un minuto.
• Archivo si un correo electrónico no es importante.
• Delego el correo electrónico [que quiero responder más tarde] como tarea a Todoist (a través de nuestro complemento de Chrome) y especifico una fecha de vencimiento para no olvidarlo.
• Por la tarde, cuando mis niveles de energía son bajos, respondo correos electrónicos más largos.

JD: ¿Compartirías una imagen de tu espacio de trabajo o una captura de pantalla de tu escritorio?

Mikael Berner: Es realmente importante. Otra dimensión que veo que creo que respalda su propuesta es que ser organizado no significa que sea disciplinado o que pueda tomar medidas. Creo que la disciplina que subyace a la organización es importante.

También creo que el enfoque puede interpretarse erróneamente como una necesidad larga [períodos de trabajo ininterrumpido].

Hemos leído y encontrado estudios que dicen que la persona promedio cambia de contexto cada tres minutos, pero no vuelve a una tarea durante 27 minutos. La productividad depende mucho del cambio de contexto y de cómo lee y procesa la información. Debe ser capaz de responder a las cosas importantes que vienen. ¿Está organizado de manera que tenga números de teléfono en los lugares correctos y en el momento adecuado? ¿O tienes que saltar para encontrarlos?

JD: Al desarrollar el programa EasilyDo, ¿qué investigación o datos descubrió sobre lo que las personas necesitan para ser más eficientes, más organizados y más productivos?

MB: Hemos encontrado en nuestros estudios que ninguno de nosotros es consciente de cuánto tiempo y energía estamos dedicando a tareas pequeñas que ni siquiera sabemos que son tareas. Cronometramos cuánto tiempo lleva realizar estas pequeñas tareas y las comparamos con cuánto tiempo le toma a un agente inteligente hacerlas por usted.

Todos estamos siendo pesados, y ni siquiera sabemos que estamos siendo pesados, por aplicaciones y datos distribuidos.

JD: ¿Puede compartir con nosotros dos o tres de sus propios consejos y trucos para aumentar la productividad?

MB: Confío en herramientas que me ayudan a mostrar la información más importante. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox, muchas cosas que eliminan el correo electrónico, recomiendo cualquiera de esas herramientas.

La mejor regla, y a veces me salgo de esto, es "si va a abrir un correo electrónico, haga algo con él, responda o elimínelo o archívelo". Ni siquiera abra un correo electrónico a menos que pueda procesarlo en ese momento. Eso es parte de la regla de los dos minutos.

Estoy sentado en nuestra sala de conferencias ahora que tiene estas mesas de Ikea, pero son mesas de vidrio en las que puede dibujar con marcadores de borrado en seco. Reúne el trabajo grupal sobre la mesa en lugar de enviar a un miembro del grupo a un tablero. Refuerza el trabajo en equipo.