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Pierre Tremblay no puede deshacer el 29 de abril de 2015, el día en que alguien de su equipo de recursos humanos (RR. HH.) Envió accidentalmente un correo electrónico "No obtuvo el trabajo" a unos 110 solicitantes de empleo, incluidas las personas que la empresa quería contratar. Puede asegurarse de que nunca vuelva a suceder.
Al igual que ese correo electrónico mal dirigido, lo que siempre desea de su tecnología de gestión de recursos humanos puede convertirse rápidamente en una pesadilla. Algunas pesadillas no se pueden evitar. Se pueden evitar otros si toma medidas para disminuir el riesgo de equivocarse. Los propietarios de empresas y gerentes de personas como Tremblay que han vivido sus propias pesadillas de tecnología de recursos humanos también sugieren precisar exactamente lo que necesita antes de revisar proveedores y elegir software. Hacer preguntas. Ejecute pruebas. Mire más allá de los representantes de ventas sin problemas para interrogar a las personas que administrarán su cuenta. En otras palabras, haz tu tarea.
"Esto no habría sucedido si hubiéramos utilizado el software adecuado", dijo Tremblay, Director de Recursos Humanos de Dupray, un fabricante de limpiadores de vapor y planchas ecológicos con sede en Montreal. "Podríamos haber evitado esto siendo más profesionales al respecto".
Un solicitante que rastrea el error de su propia creación
Dupray tiene unos 30 empleados en su sede de Montreal y un total de aproximadamente 100 en todo el mundo. En un bombardeo de contratación en la primavera de 2015 vinculado al negocio en expansión de la compañía, Tremblay buscaba ocupar siete puestos de gerente y no gerente. Publicó ofertas de trabajo en Indeed, LinkedIn y Monster, y utilizó una combinación de Gmail y el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) de la compañía para administrar aplicaciones, programar entrevistas y manejar seguimientos. Tremblay y su equipo de RR. HH. Utilizaron una dirección de correo electrónico compartida para recibir solicitudes y responder a los candidatos. Crearon una carpeta maestra en Gmail para la juerga de contratación, y dentro de ella, carpetas únicas para cada candidato.
En el fatídico día, uno de los colegas de Recursos Humanos de Tremblay tenía la intención de enviar una carta de rechazo a un solicitante llamado Tricia. En cambio, presionó "Responder a todos" y lo envió a cada nombre en la carpeta de contratación maestra. El empleado de inmediato supo que había cometido un error, pero ya era demasiado tarde. "Lo hecho, hecho. Necesitábamos descubrir cómo solucionarlo", dijo Tremblay.
Alertó a los altos mandos de la compañía y, junto con el equipo de recursos humanos, esa noche llamaron o enviaron un correo electrónico a todos los que habían recibido una carta de "Querida Tricia". El personal de recursos humanos ya había descartado a 90 de los 110 solicitantes como prospectos, pero Tremblay sintió que la compañía les debía a todos una explicación personalizada de lo que había sucedido, junto con las razones por las que no estaban siendo considerados para un trabajo.
Tratar con los otros 20 candidatos fue más difícil. La mayoría entendió lo que Tremblay caracterizó como un "error administrativo". Pero media docena estaban molestos. Una mujer que se había entrevistado para el mismo trabajo que Tricia asumió que la carta de rechazo significaba que estaba recibiendo la oferta. Al final, seis de las siete personas que Dupray hicieron ofertas de trabajo para aceptar y la séptima rechazó una mejor oportunidad.
El incidente llevó a Tremblay a realizar varios cambios en sus procesos de reclutamiento antes de contratar a cinco empleados más a principios de este año. Todavía usa el software CRM de la compañía, pero consiguió que los programadores internos de Dupray lo personalizaran para que los correos electrónicos a las solicitudes de empleo se automatizaran. Hoy, el personal de RR. HH. Debe hacer clic en una serie de recordatorios a prueba de fallas antes de enviar cualquier correo electrónico a un candidato a un trabajo. "Se trata de que la tecnología verifique su decisión", dijo. "Debes tomar esa decisión consciente de que sí, esto es lo que quiero hacer".
Software que no coincide con la demostración
Hace unos años, Peter Johnson pensó que estaba siendo inteligente al evaluar a un puñado de vendedores de nómina basados en la nube antes de elegir lo que él creía que era mejor para su empleador actual, una pequeña empresa de rápido crecimiento que lo había contratado para ayudarlo. ellos aumentan el personal.
Después de evaluar a más de siete proveedores, Johnson eligió un conocido procesador nacional de nómina que estaba a punto de actualizar su software. El proveedor promovió el servicio como independiente de la plataforma, funcionando igualmente bien en sistemas operativos (SO) Mac y PC. Sin embargo, dentro de las dos semanas posteriores a su implementación, Johnson dijo que él y otros usuarios de Mac en el personal vieron personajes extraños aparecer en la interfaz de usuario (UI). También hubo otros problemas, incluido el hecho de que el servicio no estaba realmente basado en la nube.
"Había una conexión remota que debía crearse a través de una computadora virtual", explicó Johnson. "Lo que esperábamos que sucediera no estaba sucediendo. Hubo comienzos y paradas. Algunos de los profesionales de recursos humanos que iban a vivir en el sistema día tras día no querían seguir adelante con el software y yo tampoco. ".
Sacó el enchufe y fue con el vendedor de nóminas que había sido su segunda opción. El proveedor que había sido su primera elección no facturó nada a la compañía, por lo que el mayor costo en el que incurrió el personal de recursos humanos fue el tiempo que pasaron creando informes y preparando datos para usar en un sistema que finalmente abandonaron.
Mirando hacia atrás, Johnson dijo que podría haber descubierto posibles problemas al involucrar al departamento de tecnología de la información (TI) de la compañía en el proceso de evaluación de proveedores para que pudieran haber formulado preguntas más profundas relacionadas con la tecnología. "Pero algunas cosas no se ven hasta que la goma toca la carretera", dijo. "Al menos no habíamos pasado dos o tres meses".
Johnson usó lo que aprendió cuando se unió a su empleador actual, RizePoint, un fabricante de software de gestión de cumplimiento con sede en Salt Lake City. Después de que Johnson se uniera a RizePoint como vicepresidente de recursos humanos en 2015, se le pidió que eligiera un nuevo software de nómina y gestión de recursos humanos para la fuerza laboral de la compañía, que asciende a menos de 100. Para el sistema de gestión de recursos humanos de la compañía, eligió un proveedor más pequeño que es relativamente nuevo, que crece rápidamente y tiene un aspecto "actual" con el que Johnson se conectó. Irónicamente, para la nómina, eligió el mismo proveedor nacional del que se había alejado previamente. Mientras tanto, el vendedor reconstruyó todo su sistema. "La función de administración de la nómina funciona bien y el módulo de informes es excelente", dijo.
