Elegir entre software de contabilidad para pequeñas empresas gratuito y de pago

Los sectores de servicios con mucha competencia a menudo generan montones de ofertas cada vez más baratas para atraer a nuevos clientes. En la industria del software de contabilidad, la última tendencia es ofrecer software sin cargo mientras busca capitalizar en el futuro. A veces, estas ofertas pueden tener mucho sentido para ciertas empresas, pero las empresas que experimentan un rápido crecimiento deben tener cuidado.

Con las herramientas de freemium, pequeñas empresas y empresas disponibles, puede ser difícil para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) determinar qué solución es la adecuada para ellas. Es posible que tenga el dinero para comprar software costoso como Cougar Mountain Denali Summit y Microsoft Dynamics GP, pero ¿realmente necesita toda esa funcionalidad y escala de personalización? Por el contrario, es posible que pueda utilizar herramientas gratuitas de empresas como Wave, pero ¿es la herramienta lo suficientemente inteligente como para manejar tareas más complejas?

Para saber qué deben buscar las PYMES al elegir el software de contabilidad paga, hablé con Scott Davisson, cofundador de Acclivity, proveedor de la herramienta de contabilidad de pequeñas empresas AccountEdge. Le pregunté sobre precios, flexibilidad, seguridad y servicio al cliente.

¿Su software pagado hace más que los cuatro principales?

Davisson dijo que la mayoría de las herramientas de contabilidad gratuitas pueden manejar la administración de cuentas, el seguimiento de gastos, la facturación y las ventas. Estas son las tareas mínimas básicas que cualquier herramienta debería poder ayudarlo a realizar, independientemente de cuánto esté dispuesto a pagar.

"Ese es el núcleo", dijo Davisson. "Si todo lo que necesita es hacer eso, entonces probablemente esté bien con un modelo freemium. A medida que esas necesidades se vuelvan más complejas… ahí es donde podría comenzar a evaluar sus necesidades sobre lo que hay en el mercado y cuánto cuesta".

Pueden surgir necesidades adicionales que su herramienta freemium no puede manejar. Si necesita un software que pueda manejar cosas como la facturación por tiempo, el seguimiento del inventario y la nómina, probablemente deba invertir en una herramienta paga. Además, aunque la mayoría de las herramientas gratuitas pueden manejar datos de ventas, si su negocio tiene varios departamentos, es posible que desee considerar optar por una herramienta más compleja porque la mayoría de las herramientas freemium no le permitirán ingresar datos de ventas por departamento (más bien, necesita ingresar los datos como una unidad de bulto).

¿Qué tan flexible es su herramienta de contabilidad?

Una de las principales razones por las cuales las empresas seleccionan software de contabilidad de nivel empresarial en lugar de aplicaciones de bajo costo o freemium es que las herramientas empresariales a menudo proporcionan personalizaciones ilimitadas que pueden doblar y estratificar el software específico para las necesidades de cada cliente. Las herramientas para pequeñas empresas, como la que proporciona Acclivity, no ofrecerán ese nivel de complejidad.

Sin embargo, esto no significa que esté atrapado con lo que sale de la caja. Piense en las integraciones de terceros que ofrece su software SMB. ¿Se integra con una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM)? ¿Extrae datos de su software de comercio electrónico? Si una herramienta de contabilidad para pequeñas empresas puede proporcionarle múltiples integraciones y complementos, entonces es posible que no necesite gastar mucho dinero en una plataforma de nivel empresarial.

"El software debe ser lo suficientemente flexible como para satisfacer sus necesidades", dijo Davisson. "Pero es un objetivo complicado. Nuestro software no es para un tipo específico de industria. Necesitamos tener una solución que se adapte a sus necesidades, pero no tenemos esa personalización inmediata. Estamos ordenados como una navaja suiza. Nuestros complementos brindan a los clientes componentes adicionales que se atornillan al software para continuar haciéndolo relevante para sus necesidades ".

¿Es seguro su software?

Uno de los principales puntos de diferenciación que encontrará entre el software de contabilidad de clase empresarial, SMB y freemium es el nivel de seguridad que su proveedor pretende proporcionar. Si no está pagando un centavo por su software, ¿realmente espera seguridad de nivel Fort Knox?

Esta es una de las razones por las que Davisson dijo que sus clientes prefieren el software local a las herramientas basadas en la nube. "Mucha gente es empujada a la nube en contra de su voluntad", dijo. "Pero no confían en sus finanzas en la nube. Se trata de seguridad y control".

AccountEdge es una herramienta de escritorio que se puede expandir a la nube con una aplicación complementaria. Sin embargo, Acclivity no ofrece una versión de la herramienta solo en la nube. "Parte de por qué estamos viendo mucha actividad e interés es porque, una vez que licenciamos el software de escritorio, puedes ponerlo en tu propia red, detrás de un firewall, es tuyo", dijo Davisson. "En términos de seguridad, eso te da el máximo control".

Esto no significa que las herramientas basadas en la nube sean intrínsecamente menos seguras que las aplicaciones de escritorio. Por ejemplo, Intuit QuickBooks Online Plus almacena datos en servidores protegidos por firewall donde los datos están encriptados. Cuando sus datos salen del navegador web, se transmiten a través de la tecnología de encriptación Secure Sockets Layer (SSL). Intuit también permite a los administradores limitar quién puede acceder a tipos específicos de datos dentro de la herramienta si deciden hacer que cierta información esté disponible solo para empleados de nivel ejecutivo.

Servicio al Cliente

Este debería ser obvio. Cuanto más competitivo se vuelve un mercado, más importante debe ser el servicio al cliente. ¿Puede comunicarse con su proveedor de software de contabilidad si algo no funciona correctamente? ¿Puede comunicarse con ellos por el medio que elija o le obligan a elegir una plataforma de comunicación específica? ¿Los representantes de servicio hablan su idioma o el proveedor subcontrató a su equipo de servicio de asistencia?

Estas son preguntas increíblemente importantes que debe hacerle a cada uno de sus posibles proveedores. Es muy probable que el software de contabilidad de nivel empresarial ofrezca soporte 24/7, especialmente si está dispuesto a hacer pagos anuales de cinco cifras o más. Sin embargo, si está tratando de elegir entre una lista de herramientas gratuitas y SMB pagas, querrá investigar detenidamente sus opciones de servicio.