Inteligencia empresarial para todos

La inteligencia empresarial (BI) está de moda en este momento. Punto final. Llano y simple. Entre otras cosas, mi empresa proporciona recursos de personal para grandes empresas y, en los últimos nueve meses, fácilmente la mitad de las oportunidades que nos han pedido que cubramos están relacionadas con BI.

Las grandes empresas tienen los recursos para contratar especialistas en BI, pero parte de lo que hace que BI sea un tema tan candente hoy en día es que los especialistas en BI ya no son un requisito absoluto para que las empresas obtengan valor de esta tecnología. Estamos trabajando en una era dorada de tecnología de autoservicio que les ha brindado a personas no técnicas la capacidad de interactuar directamente con una serie de tecnologías que anteriormente requerían conocimientos especializados: TI, seguridad y ciertamente BI.

Y si eres un especialista en BI, no te alarmes. La idea detrás del BI de autoservicio no es eliminar su trabajo. Es para encontrar formas de obtener un nuevo valor de los datos existentes. Al dar a los usuarios comerciales de primera línea la capacidad de consultar directamente los almacenes de datos de su organización, la teoría es que encontrarán nuevas formas de ver el negocio. Eso de ninguna manera invalida lo que los especialistas en datos están haciendo hoy, ya que esas consultas siempre serán necesarias. Pero con el BI de autoservicio, los usuarios de primera línea pueden gestionar consultas de alto nivel por su cuenta que tienen más probabilidades de relacionarse directamente con sus trabajos, dejando a los especialistas en datos más tiempo para profundizar aún más en la creciente ola de nuevos datos y obtener aún más información de esa manera.

Para aquellos que trabajan con presupuestos de TI de pequeñas y medianas empresas (PYMES), el BI de autoservicio también representa una forma de obtener acceso a los beneficios tecnológicos que antes estaban fuera del alcance simplemente desde el punto de vista de los costos. Es un desarrollo fantástico, especialmente ahora que incluso las empresas más pequeñas están generando grandes cantidades de datos extraíbles a través de cosas como la gestión de relaciones con el cliente (CRM), marketing por correo electrónico, seguimiento del comportamiento del cliente en línea, monitoreo del sitio web y mucho más. Herramientas como estas están generando enormes cantidades de datos que pueden proporcionar todo tipo de información sobre su negocio a través de BI de autoservicio. Todo lo que necesita para aprovechar el poder del BI de autoservicio es (1) datos, (2) la herramienta adecuada y (3) alguna idea contextual de cómo ver sus datos.

Hay más datos de los que crees

Obtención de los datos es su trabajo, y aunque no puedo ayudarlo con eso directamente, puedo decirle que la mayoría de las PYMES tienen muchos más datos de los que creen. Solo necesita analizar los diversos sistemas de software que utiliza su empresa y rápidamente encontrará un montón de datos clave. Tomando las finanzas como ejemplo, hable con su personal de finanzas y personal de TI para averiguar si su empresa utiliza Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle o Exact para obtener datos financieros. Tal vez Salesforce, Siebel, o tal vez Zoho CRM para contacto de ventas y gestión de oportunidades. Adobe Analytics o Google Analytics para las métricas del sitio web. La lista sigue y sigue.

Pero, tan importante como identificar qué software está generando datos es aprender (1) cómo sus compañeros de trabajo están usando esas herramientas para generar datos y (2) dónde están esos datos. Para comprender lo primero, debe sentarse con ellos y hacer que lo guíen a través de cómo utilizan el software para realizar el trabajo; esa es la mejor manera de obtener una comprensión de alto nivel de los datos que se almacenan. Una vez que haya superado eso, trabaje con TI para asegurarse de que su herramienta de BI de autoservicio tenga acceso a los almacenes de datos correctos con los permisos adecuados.

Un montón de herramientas y más todos los días

Si no sabe qué herramientas usar, PCMag publicó recientemente un resumen de las herramientas de BI de autoservicio, así que échele un vistazo. Sin embargo, tengo algunos favoritos que vale la pena mencionar. La primera es Microsoft Power BI principalmente porque es excelente para aquellos con un presupuesto pequeño (puede obtener la mayor parte de su funcionalidad de forma gratuita) pero aún así es muy potente y sin duda la más fácil de aprender de todas las herramientas que he usado hasta ahora. Sin embargo, también me gusta Zoho Reports y descubrí que muchos de mis clientes que trabajan en el lado financiero de cosas como Tableau. Como de costumbre, cuanto más esté dispuesto a gastar, mayor será la lista que podrá considerar. Pero si recién está comenzando, le recomiendo Microsoft Power BI o Zoho Reports, ya que ambas herramientas hacen un buen trabajo al facilitar a los nuevos usuarios los fundamentos de BI.

Cosas para mirar

Aquí es donde entro. BI se trata de mirar: mirar sus números, buscar relaciones, ver las cosas a medida que suceden y más. Considere lo siguiente una descripción general y una introducción de las herramientas de BI de autoservicio y las mejores prácticas.

Representaciones visuales:

Es difícil dar sentido a un montón de números en una pantalla, pero ver gráficos inmediatamente ilumina las tendencias y otras ideas valiosas. Las buenas herramientas de BI vienen con gráficos e informes preconfigurados para resaltar las tendencias críticas del negocio. Visitas al sitio web, ventas por día / semana / mes, tasas de apertura de correos electrónicos de marketing, y así sucesivamente. No necesita saber qué mirar, ya que una buena herramienta de BI lo ayudará a pintar por números, literalmente.

Me gano la vida como consultor, así que odio decirlo, pero las buenas herramientas de BI pueden reemplazar algo de lo que hacen los consultores. En el pasado, una de las contribuciones que un buen consultor aportaría eran las recomendaciones sobre las relaciones de datos a tener en cuenta para obtener información comercial. Las buenas herramientas de BI automatizan la creación de informes que muestran esas relaciones. Es como tener un asesor gratuito en la pantalla frente a ti. Mejor aún, las compañías que crean herramientas de BI pueden contratar consultores líderes para guiarlos en los informes que crean para usted. (De acuerdo, un buen consultor aún puede agregar valiosos conocimientos de la experiencia. Ahí está mi complemento para el valor continuo de mi profesión, pero las herramientas de BI pueden resultar un ayudante poderoso para ayudarlo a comprender su negocio).

Vistas consolidadas:

Las herramientas de BI generalmente muestran sus informes en paneles. Una pantalla puede incluir múltiples vistas de datos relacionados con ventas. Otro podría brindarle información sobre los recursos internos a los que acceden sus empleados en diferentes momentos del día (y desde diferentes tipos de dispositivos). Tener varios cuadros e informes relacionados en la misma pantalla no solo le ahorra tiempo, sino que ver las métricas relacionadas una al lado de la otra puede ayudarlo a detectar tendencias y relaciones que de otro modo podría perderse.

Perspectivas en tiempo real:

Una de las mejores cosas de los paneles de BI es que las representaciones y los informes son dinámicos. A medida que ingresan nuevos datos, sus gráficos e informes se actualizan automáticamente. Algunos paneles muestran indicadores que oscilan literalmente a medida que los observa a medida que se reciben nuevos datos. Otros se actualizan en un intervalo establecido o cuando presiona un botón para actualizar la vista. Realmente depende de su negocio, la cantidad de datos que necesita analizar, la rapidez con la que ingresan los datos nuevos y los tipos de información que necesita obtener.

Real, tiempo real:

¿Quieres ser real en tiempo real? (Algo así como cuando uno de mis hijos le preguntaba al otro: "¿Te gusta o te gusta ?" De alguna manera, ese gusto adicional marca la diferencia). Entonces, para ser en tiempo real, no solo necesitas tiempo real Para acceder a sus fuentes de datos, necesita una herramienta de BI que le permita acceder a sus informes todo el tiempo real, y eso significa que necesita una herramienta de BI que tenga aplicaciones móviles.

Mejor aún, elija una herramienta que le permita configurar alertas para que se le notifique de manera proactiva cuando cambien los datos clave. De esa manera, puede estar presente física y mentalmente en el juego de baloncesto de su hija en lugar de mirar el tablero de BI en su iPhone todo el tiempo. Pero aún puede estar seguro de que, si sucede algo crítico, se le notificará y podrá verificar rápidamente su tablero en su dispositivo.

Exportar el informe:

Ver un informe de BI es valioso en sí mismo, pero lo mejor es poder compartir gráficos interesantes con sus compañeros de trabajo. Para sus compañeros de trabajo menos informados, puede parecer que tuvieron que pasar horas calculando números y creando gráficos. Pero con la herramienta de BI adecuada, comenzará a obtener visualizaciones potentes casi al instante. Algunas herramientas también facilitan la publicación de sus resultados en la web para compartirlos con el mundo.

Capacidades de desglose:

Otra característica poderosa de los paneles de BI es la capacidad de profundizar en los datos. Quizás vea que el costo de los bienes vendidos (COGS) aumentó como porcentaje de las ventas la semana pasada. ¿Por qué? Un gráfico estático no ayudaría. Pero un buen tablero de BI le brinda la capacidad de profundizar en los datos para comprender por qué.

Preguntas reales, respuestas reales:

En los primeros días de la búsqueda en la web, tenía que ingresar cadenas de texto críptico para encontrar lo que estaba buscando. Si pudiera agregar algunos operadores booleanos, podría ser un usuario de AltaVista bastante efectivo. (Puntos de bonificación si tiene alguna idea de lo que era AltaVista; duplique los puntos si alguna vez lo usó). Hoy en día, solo haga una pregunta a un motor de búsqueda y Bing, Cortana, Google o Siri le darán datos relevantes. Algunas herramientas de BI se están volviendo lo suficientemente inteligentes como para permitirle hacer lo mismo con sus propios datos. Simplemente pregunte: "¿Cuál fue mi beneficio por línea de producto el mes pasado?" y deja que la herramienta te traiga los datos (y las ideas).

10 relaciones de datos para comenzar

Anteriormente mencioné que las buenas herramientas de BI vendrán precargadas con excelentes informes. Esos informes son los consultores automatizados que lo ayudarán a comprender su negocio. Por lo tanto, considere esta lista de 10 informes o visualizaciones para revisar como una simple introducción para ayudarlo a comenzar (suponiendo que sus sistemas puedan proporcionarle estos datos y la herramienta de BI que seleccione puede ayudarlo a visualizarlos):

1. ¿Qué porcentaje de sus clientes cancelan su servicio dentro de x días / semanas / meses, y ese porcentaje aumenta o disminuye con el tiempo?

2. ¿Qué productos (o líneas de productos) producen el margen bruto más alto?

3. ¿Qué días de la semana (o meses del año) producen sus mejores resultados de ventas y, para las ventas en esos días / meses, ha estado subiendo o bajando con el tiempo?

4. Según la página que visitan primero los clientes de su sitio web, ¿cuánto tiempo permanecen en su sitio web? ¿Qué tiene de bueno las páginas que hacen que los usuarios permanezcan más tiempo o qué tiene de malo las páginas que alejan a los visitantes más rápido?

5. ¿Cuál de sus vendedores tiene la tasa de cierre más alta en las ofertas que ingresan en su cartera?

6. ¿Qué departamentos tienen el mayor número de llamadas a la mesa de ayuda de TI?

7. Al comparar las ventas por cliente con la cantidad de llamadas a la mesa de ayuda, ¿qué clientes le cuestan más en costos relacionados con la mesa de ayuda?

8. ¿Qué clientes hablan más de ti en las redes sociales y sus comentarios son generalmente positivos o negativos?

9. ¿Qué sitios web visitan sus empleados con mayor frecuencia durante el día y durante cuánto tiempo?

10. Cuántos proyectos terminaron a tiempo y, para aquellos que no lo hicieron, cuántos días / semanas / meses estuvieron atrasados.

Con acceso a los datos correctos, una herramienta que puede ayudarlo a entenderlo todo (y por menos tiempo fuera de su día de lo que podría pensar), puede convertirse en el chico o chica de datos para su equipo, su departamento o su empresa. Y, quién sabe, la próxima vez que mi empresa busque ocupar un puesto de especialista en BI, podríamos estar llamando a su puerta.