Adobe document cloud vs. zoho docs: enfrentamiento de gestión de documentos

Almacenar y acceder a documentos digitales es algo en lo que rara vez piensa si su empresa gestiona correctamente los documentos. Las actividades como la creación, edición, uso compartido y colaboración de documentos pueden ser tan simples como iniciar sesión, hacer clic y comenzar. Sin embargo, los sistemas de gestión de documentos innecesariamente torpes o rígidos pueden hacer que la vida sea un infierno para las personas que entran y salen de los archivos durante el día.

, Compararé dos de los sistemas de gestión de documentos más populares: Adobe Document Cloud y Zoho Docs. Aunque ambos sistemas comparten más similitudes que diferencias, uno supera al otro en varias categorías importantes.

1. Precios y planes

Puede suscribirse a Adobe Standard Document Cloud por tan solo $ 12.99 por mes con una suscripción de un año, o puede pagar $ 22.99 por mes por el plan mensual. Este plan le brinda la capacidad de crear archivos PDF y exportarlos a Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. También puede editar texto e imágenes en archivos PDF que haya creado, y puede firmar digitalmente formularios. El plan Pro cuesta $ 14.99 por mes por una suscripción de un año o $ 24.99 por mes por un plan mensual. Agrega la capacidad de insertar archivos de audio y video a archivos PDF y editar documentos escaneados. También puede usar este plan para convertir documentos en papel escaneados en archivos PDF editables y comparar dos versiones de un archivo PDF para descifrar las diferencias. También podrá editar texto y organizar páginas en un iPad, y podrá reordenar, eliminar o rotar páginas en un iPhone. Todas las suscripciones de Adobe le dan acceso a 20 GB de almacenamiento.

Zoho Docs ofrece una prueba gratuita de 15 días más un plan gratuito para hasta 25 usuarios (que incluye 5 GB de almacenamiento por usuario). El plan gratuito también incluye el intercambio ilimitado de archivos y carpetas, sincronización de escritorio, herramientas de edición, administración de usuarios e historial de versiones. El plan estándar cuesta $ 5 por usuario por mes con hasta 50 GB por usuario. Esto incluye características tales como documentos protegidos con contraseña y acceso basado en roles. El plan Premium cuesta $ 8 por usuario por mes por hasta 100 GB por usuario. Con este plan, podrá enviar documentos por correo electrónico directamente a una cuenta de Zoho, restaurar documentos eliminados y transferir la propiedad del archivo a otro usuario.

Ambos tipos de cuenta pueden agregar 10 GB de almacenamiento adicional por $ 3. Zoho ofrece un descuento del 20 por ciento en todos los planes pagos si paga anualmente. Gracias a su precio más bajo, prueba gratuita, plan gratuito y capacidad de almacenamiento superior, la ventaja en la categoría de precios va a Zoho. Borde: Zoho.

2. Creación y edición de documentos.

Los usuarios de Zoho Docs pueden crear y editar documentos, rastrear cambios, agregar firmas digitales y acceder a una serie de herramientas de edición avanzadas. También puede asignar tareas y enviar recordatorios a los miembros del equipo que tienen acceso al archivo. Puede crear macros, gráficos coloridos y tablas dinámicas, y puede exportar documentos, hojas de cálculo y presentaciones a Google Drive, formato PDF y Windows. También puede editar archivos sin conexión; los cambios se sincronizarán una vez que vuelva a estar en línea.

Una característica interesante que falta en Adobe es la capacidad de editar un documento simultáneamente con colegas. La aplicación Zoho Docs le permite acceder, crear y editar archivos sobre la marcha. Puede ver todas sus carpetas, ordenarlas por nombre o fecha y buscar archivos. Como mencioné anteriormente, debido a que Adobe depende en gran medida de los archivos PDF, existe un límite para lo que puede hacer en los sistemas operativos móviles (SO); Este no es el caso con la plataforma de Zoho.

Adobe es mucho mejor para almacenar y autocompletar información para su uso posterior que Zoho. Por ejemplo, la función "Rellenar y firmar" de Adobe le permite guardar campos de uso común, incluidos su nombre, dirección, correo electrónico y número de teléfono. También es una herramienta mucho mejor en términos de firmar y solicitar firmas de personas. Los bufetes de abogados, las instituciones financieras y las personas que dependen en gran medida del formato PDF apreciarán lo fácil que es ingresar y guardar información, y hacer que otros lo revisen y firmen. Sin embargo, la creación y edición de documentos en Adobe no está a la par con Zoho. Borde: Zoho.

3. ¿Qué falta?

Nos encantaría ver a Zoho agregar soporte basado en chat dentro de la herramienta Docs. Esto es algo que Adobe tiene que hace que sea increíblemente fácil guiarlo a través de algunos de los elementos más desafiantes del proceso de creación de documentos.

A Adobe, por otro lado, le faltan elementos como la edición grupal, las carpetas compartidas y la capacidad de realizar ediciones sin conexión. También requiere que convierta los archivos almacenados a formato PDF, lo cual es un gran dolor de cabeza para cualquiera que necesite convertir a otros formatos (especialmente para las personas que usan fórmulas de Microsoft Excel, que no se transfieren al formato PDF). Borde: Zoho.

La línea de fondo

Aunque la herramienta de gestión de documentos de Adobe es excelente, especialmente para las personas que trabajan principalmente en formato PDF, carece de funciones de colaboración. Además, no tiene la sólida compatibilidad de archivos que necesitará para trabajar con personas fuera de su organización. Por el contrario, Zoho proporciona una edición de documentos enriquecida, una excelente combinación de colaboración y uso compartido de archivos, y puede hacer el trabajo en sistemas operativos móviles. Combine estas características con un precio más bajo y una mayor capacidad de almacenamiento y obtendrá un mejor sistema de administración de documentos. Ganador: Zoho.