7 maneras de hacer que su actualización de telecomunicaciones esté libre de interrupciones

Ya sea que se esté mudando de un sistema telefónico antiguo (POTS) o simplemente migrando su servicio de Voz sobre IP (VoIP) existente a otro proveedor, cambiar los servicios de voz es difícil y potencialmente peligroso para la productividad de sus empleados. Es crucial que te prepares. Hay varios pasos importantes que debe seguir antes de activar su servicio para garantizar un funcionamiento sin problemas. El ancho de banda, las cargas de llamadas y las contingencias de emergencia se encuentran entre los factores importantes a considerar durante el proceso de preparación.

Hablamos con Jeff Valentine, director de marketing de NetFortris Fonality, uno de nuestros servicios de elección del editor para VoIP empresarial, para analizar los pasos que debe seguir su empresa antes de una actualización de VoIP para garantizar que no tenga interrupciones. En su mayor parte, el proceso de configuración de VoIP es más ciencia que arte. Estas son buenas noticias para usted porque significa que, si sigue los consejos de Valentine y los de su proveedor de servicios de VoIP y proveedor de servicios de Internet (ISP) elegido, entonces debería tener una implementación fácil.

1. Asegúrese de que su conexión a Internet esté lista para VoIP

Si tiene velocidades de Internet decentes para una oficina sin una configuración de VoIP, entonces debe comunicarse con su ISP y su proveedor de VoIP para determinar si puede manejar o no la carga adicional que las llamadas de VoIP le aplicarán.

"La principal causa de problemas son las malas conexiones a Internet", dijo Valentine. Recomienda que pruebe la velocidad y la calidad de su conexión y, si determina que no podrá manejar la tensión de los datos de VoIP, hay dos cosas que puede hacer para mejorar la calidad de las llamadas sin cambiar los servicios. Primero, para averiguar si su conexión puede manejar VoIP, él le aconseja ejecutar una prueba con el proveedor de su elección.

"Si suena bien, es más probable que tenga una buena conexión", dijo. Si descubre que su conexión causa interrupciones, sugiere una línea privada entre su empresa y su proveedor de VoIP para crear una conexión de ancho de banda privada que no se vea afectada por otros procesos de la oficina.

En segundo lugar, Valentine aconseja a sus clientes con malas conexiones que instalen un sistema híbrido VoIP / analógico para mantener las cargas de trabajo al mínimo absoluto. La regla general para instalar un sistema VoIP es que debe aumentar el ancho de banda en 100 Kbps. Por lo tanto, por cada 10 usuarios, debe tener 1 Mbps de transferencia de ancho de banda disponible en su red.

2. Compre un enrutador con características de calidad de servicio

Algunos enrutadores son capaces de dispersar el tráfico de calidad de servicio (QoS). Esta característica está diseñada para segmentar el ancho de banda de VoIP de todos los demás anchos de banda de la red. Básicamente, le permitirá elegir aplicaciones específicas que se ejecutan en su red en función de su firma de tráfico, y luego le permitirá a su administrador de TI asignar prioridades o un porcentaje garantizado de su capacidad total de canalización a esas aplicaciones en función de lo importantes que son para su negocio. Esto significa que su tráfico de VoIP siempre se transmite para que no se interrumpa en las llamadas si alguien decide transmitir Netflix durante el almuerzo. Hoy en día, hay muy pocos enrutadores que no sean capaces de QoS de alguna forma, pero debe hablar con su proveedor para ver si tienen un socio preferido.

Una cosa a tener en cuenta es que los enrutadores no podrán ayudarlo si la red de su proveedor de VoIP está congestionada. Solo ayudarán si su problema es su red interna, lo que nos lleva a nuestro siguiente punto importante.

3. Verifique la confiabilidad de su proveedor

Esto es obvio porque, si su servicio VoIP está deshabilitado, no importa qué tan barato sea o cuán claras sean sus llamadas. La mayoría de los servicios de VoIP basados ​​en la nube le permiten ver cuál es su tiempo de actividad promedio para determinar con qué frecuencia falla todo su sistema. Si no publican esta información en su sitio web, debe preguntarles directamente.

Si su proveedor preferido tiene un registro irregular para administrar el tiempo de actividad, puede perder el servicio telefónico en el momento más importante del día o año. Una interrupción del servicio como esta puede ser paralizante para las empresas telefónicas.

4. Separar el tráfico de VoIP a través de VLAN

Además de los enrutadores QoS, puede usar una red de área local virtual (VLAN) para segmentar el tráfico de voz. Puede pensar en una VLAN como una red dentro de la red. Las VLAN se pueden basar en varias características, incluida la ubicación, los dispositivos, los grupos de usuarios y, sí, el tipo de tráfico. En el caso de VoIP, una VLAN simplemente segmentará ese tráfico dentro de su capacidad general de red para proporcionar una capacidad de respuesta más inmediata. Esto es particularmente útil para empresas con más de 50 empleados que utilizan un servicio de VoIP.

También es posible que desee probar una red de área amplia definida por software (SD-WAN), que proporciona una conexión a Internet que se encuentra encima de su conexión a Internet existente. Por ejemplo, si tiene internet Time Warner, un enrutador SD-WAN canalizará el tráfico a través de una red privada virtual (VPN) sobre su tráfico Time Warner para asegurarse de que el tráfico llegue al lugar donde más se necesita. O le permitirá conectar un segundo servicio de ISP a su VPN para determinar qué servicio funciona mejor en este momento para dirigir el tráfico a esa red.

5. Determine la carga correcta de llamadas

Valentine recomienda una proporción de 1 a 1 entre el número de empleados que usan VoIP y la carga total de llamadas disponibles en su sistema. Esto significa que su servicio de VoIP debería poder manejar a todos los empleados que atiendan una llamada de VoIP al mismo tiempo.

Esto requerirá un poco de previsión por su parte, ya que puede necesitar expandir o restar el número de empleados en su empresa. Por lo tanto, si planea una gran ola de contratación o si está planeando despidos, tenga en cuenta cuál debería ser su carga máxima de llamadas.

6. Evalúe más de un teléfono SIP

El protocolo principal que une las llamadas de VoIP y los periféricos es el Protocolo de inicio de sesión (SIP). Casi todos los dispositivos VoIP, incluidos enrutadores, conmutadores y dispositivos portátiles, admitirán SIP a menos que formen parte de una solución patentada que utilice su propio protocolo. Cuando busque teléfonos compatibles con VoIP, SIP será un protocolo que casi siempre verá como "compatible". Pero eso no es todo lo que hay en un teléfono VoIP.

Definitivamente, debe probar varias variedades diferentes de teléfonos SIP para ver cómo funcionan con su proveedor de VoIP elegido. Su proveedor generalmente tendrá socios de hardware preferidos e incluso puede tener un servicio que preconfigurará esos teléfonos para que los envíe antes de su envío, de modo que pueda enchufarlos y reproducirlos una vez que lleguen. Sin embargo, no permita que esa conveniencia lo influya innecesariamente, ya que hay otras consideraciones.

Por un lado, debe probar sus teléfonos para ver cómo funcionan con la plataforma de enrutamiento elegida, así como cualquier aplicación que tenga en ejecución que se encuentre en la parte superior de su red VoIP o se conecte a ella, cosas como su plataforma de servicio de asistencia, su cliente aplicación de gestión de relaciones (CRM), y ciertamente sus herramientas de gestión de TI. Finalmente, si proporciona llamadas VoIP inalámbricas a dispositivos móviles y cualquiera de estos proviene de su proveedor de teléfonos, también debe probarlos a fondo. La voz es una plataforma de comunicaciones crítica y ciertamente una tecnología madura, pero VoIP todavía tiene muchas trampas para los no probados o incautos; Asegúrate de no estar entre ellos.

7. Establecer un plan telefónico de emergencia

Si sigue los pasos descritos anteriormente, entonces probablemente tendrá una transición sin esfuerzo. Sin embargo, debe estar preparado para escenarios de desastre. Una forma de garantizar que tendrá tiempo de actividad en todo momento es crear un sistema VoIP híbrido local / basado en la nube. De esa manera, si la nube de su proveedor se cae, puede usar sus recursos internos para transferir llamadas. O si hay una inundación en su vecindario, entonces puede transferir toda su carga de trabajo a la nube de su proveedor.

"Esto sucede con una frecuencia cada vez mayor", dijo Valentine. "Si un edificio pierde energía, un negocio que depende de teléfonos está fuera del negocio. Si se muda a la nube, puede evitar el problema de las interrupciones locales. Pero, si la nube tiene una interrupción, su proveedor puede enviar llamadas a través de líneas telefónicas en lugar de la conexión a Internet ".

Si el sistema telefónico no funciona tanto en la nube como a nivel local, entonces es crucial que dirija el tráfico telefónico a otros métodos de comunicación, como chat y correo electrónico. Sus clientes seguirán enojados, pero probablemente optarán por expresar su disgusto a sus agentes de chat en lugar de desahogarse en las redes sociales.