7 consejos al elegir un servicio de VoIP de negocios para su smb

Claro, los proveedores de voz sobre IP (VoIP) de grado empresarial son la opción más popular entre las pequeñas empresas y las nuevas empresas en estos días. Después de todo, obtienes toda la funcionalidad de una PBX para grandes empresas por una fracción del dinero y que se factura mensualmente y por usuario en la mayoría de los casos. Además de eso, obtienes un panorama completamente nuevo de flexibilidad porque tus llamadas telefónicas ahora son datos.

Eso significa que pueden integrarse con otros sistemas, como su gestión de relaciones con los clientes (CRM) o el sistema de mesa de ayuda, y también pueden extraerse para obtener nuevas ideas sobre cómo se sienten sus clientes sobre su negocio y qué demografía conforman su audiencia principal.

Si ha decidido actualizarse a un servicio de VoIP pero se pregunta por dónde comenzar, la respuesta breve es: Muévase lentamente, haga su tarea y no haga que el costo sea la consideración principal. Hay un montón de increíbles sistemas de VoIP para empresas, pero cada uno tiene un conjunto diferente de características y una estructura de precios diferente, por lo que elegir puede ser difícil. RingCentral Office es una de nuestras elecciones de Editors 'Choice, pero eso no significa que deba ir automáticamente a su sitio web para comprarlo. De hecho, otros sistemas podrían centrarse en diferentes capacidades, como Freshcaller con su especialización en funciones de centro de llamadas.

Por lo tanto, debe hacer su tarea para asegurarse de que el servicio de VoIP que elija sea el adecuado para su negocio en particular. Con eso en mente, hemos compilado esta lista de criterios importantes que debe tener en cuenta antes de elegir un sistema de VoIP empresarial.

1. Planes y precios

Bien podríamos comenzar con la característica más importante: el costo. ¿De qué sirve elegir un servicio de VoIP empresarial con todas las comodidades si no puede pagarlo? AT&T Collaborate, nuestro otro ganador de Editors 'Choice, tiene una fantástica selección de características, pero comienza en $ 34.95 por usuario por mes para su paquete de Solución de voz básica, aunque esto se reduce a $ 17.48 por usuario por mes si se compra en línea. RingCentral ofrece precios básicos e intermedios similares a partir de $ 19.99. Si pasa al nivel premium, comenzará en $ 44.99 por usuario por mes, pero este nivel trae consigo nuevas capacidades, que incluyen el operador automático multinivel, el nombre del identificador de llamadas entrantes, la grabación de llamadas y algunas capacidades de gestión de identidad.

Sin embargo, hay soluciones más baratas que las Elecciones de nuestros editores, como Grasshopper, que comienza en $ 26 por mes (sin aspecto por usuario), pero intercambiará características aquí. Por ejemplo, con Grasshopper, no podrá transcribir mensajes de correo de voz y su sistema no grabará automáticamente todas las llamadas para la posteridad. Estos son excelentes servicios para compañías que hacen todo desde sus computadoras portátiles o tabletas, pero no son tan buenos como RingCentral o AT&T Collaborate para compañías que manejan un gran volumen de llamadas entrantes y salientes.

¿Cómo sabes lo que es correcto para ti? Deje de enfocarse en el precio y piense solo en las características que necesita. Una vez que asigne las funciones a los procesos comerciales que necesitan voz, sabrá lo que su plataforma mínima de voz tendrá que soportar. A partir de ahí, es solo una comparación de compras.

2. Aplicaciones móviles personalizadas

Sus empleados probablemente estén en movimiento al menos parte del tiempo, por lo que querrá un servicio de VoIP que pueda viajar con ellos. Desafortunadamente, no todos los proveedores de VoIP ofrecen aplicaciones móviles que ofrecen el mismo valor y servicios que las aplicaciones de escritorio. La mayoría de los sistemas que revisamos ofrecen aplicaciones móviles Apple iOS y Google Android, pero la calidad varía y también lo hace el conjunto de características entre lo que se ofrece en el softphone de escritorio completo y lo que encontrará en el cliente móvil. A veces, por ejemplo, la aplicación móvil no podrá crear un registro para estas llamadas ni crear transcripciones de correo de voz si no se responde la llamada.

3. Gestión de llamadas

A medida que las plataformas de VoIP maduran, los conjuntos de características se adaptan a audiencias específicas. Eso significa que no necesariamente encontrará las mismas capacidades incluso en productos que compiten directamente entre sí. Para las organizaciones que están invirtiendo en VoIP debido a sus "cerebros" de software, eso significa que tendrá que tener mucho cuidado para asegurarse de que la inteligencia que su empresa necesita realmente esté en el producto. La gestión de llamadas es un buen ejemplo, ya que es un término general para casi todo lo que el sistema puede hacer con una llamada telefónica típica.

Por ejemplo, si tiene un gran volumen de llamadas entrando en un determinado conjunto de números de teléfono (como una mesa de servicio) o golpeando el sistema en una determinada época del año (llamadas de vacaciones), es posible que necesite una cola de llamadas donde el VoIP El sistema puede distribuir de manera inteligente las llamadas entre diferentes extensiones según la disponibilidad, la geografía u otros criterios. Otro ejemplo podría ser la administración de extensiones, donde el sistema no solo asigna extensiones a usuarios individuales, sino que también puede administrar un directorio de nombres que se integra con el directorio de red de su departamento de TI.

4. Integración de terceros

Este es uno de los sorteos clave de VoIP. Debido a que es software, estos sistemas a menudo tienen una lista de integraciones preconstruidas con cualquier aplicación que el vendedor crea que les gusta a sus clientes. RingCentral, por ejemplo, ofrece una buena dosis de extensiones, incluidas Desk.com, Dropbox y Google Drive.

Con estas extensiones, los clientes pueden crear flujos de trabajo personalizados para ayudarlos a trabajar de manera más eficiente. Por ejemplo, una llamada telefónica entrante de un cliente a través de RingCentral podría iniciar el softphone RingCentral dentro de la aplicación de mesa de ayuda Desk.com. El representante de servicio puede atender la llamada y, según el procedimiento estándar, completar un ticket de problema que se almacena en Dropbox como un archivo de documento que también está vinculado al número de ticket en la base de datos de Desk.com. Pero como parte de la integración, también puede almacenar una grabación automática de la llamada como un archivo.wav que está vinculado tanto al archivo de texto del ticket como al número de ticket de Desk.com, por lo que cada vez que alguien llame este registro de ticket, ambos archivos aparecer como documentación de respaldo.

Si desea desarrollar sus propias integraciones personalizadas, busque proveedores que admitan API de integración, ya sea como opciones de costo adicional o disponibles gratuitamente para descargar a los clientes. Por lo general, estos se ajustarán al estándar REST, que se ha convertido en una forma muy común de integrar diferentes servicios en la nube.

5. Apoyo

Como con cualquier producto, el nivel de servicio que recibirá es crucial para el buen funcionamiento de su servicio. RingCentral ofrece soporte telefónico 24/7 para clientes con planes para dos o más usuarios. Si es un usuario único, solo podrá llamar a alguien durante las 13 horas de lunes a viernes. RingCentral también ofrece soporte de chat en vivo 24/7. Si dirige un negocio global con necesidades ininterrumpidas, querrá encontrar un proveedor de servicios que pueda garantizar que sus consultas serán respondidas de inmediato (o al menos de manera oportuna). Si no pueden ofrecer eso, es posible que desee buscar en otro lado, especialmente si su sistema telefónico es el método principal para comunicarse con los clientes.

Sin embargo, tenga cuidado al agregar capacidades a su sistema telefónico, especialmente en el caso de las integraciones personalizadas mencionadas anteriormente. El hecho de que RingCentral ofrezca una buena política de atención al cliente no significa que el proveedor de lo que sea que haya integrado con RingCentral haga. E incluso si lo hacen, es poco probable que admitan un mecanismo de integración que se desarrolló internamente. Mire cada componente de su sistema general de comunicaciones de voz y asegúrese de saber a quién llamar, cuándo llamar y por qué. Además, si va a desarrollar integraciones personalizadas, es una muy buena idea buscar opciones de soporte premium. Sí, eso es dinero extra, pero tener expertos disponibles durante el desarrollo y la operación diaria puede pagar grandes dividendos en el futuro.

6. seguridad

La seguridad es una necesidad para todos los servicios basados ​​en la nube que están conectados a su negocio, y los vectores de ataque evolucionan todos los días. Para una aplicación de conexión a Internet como VoIP, una que sirve como centro de comunicaciones de su empresa, las medidas de seguridad de adentro hacia afuera son aún más imperativas. Haga su debida diligencia con los proveedores para saber dónde está la responsabilidad de los datos almacenados en un servicio basado en la nube y, si es posible, negocie los términos de seguridad en su contrato. Busque servicios que ofrezcan encriptación de extremo a extremo, encriptación de datos en reposo (si existe), y no solo autenticación básica, sino también opciones avanzadas, especialmente autenticación de múltiples factores y biometría.

Detrás de su firewall, hable con su personal de TI y asegúrese de que la seguridad también sea lo más importante. Asegúrese de que su hardware de red local es compatible con VoIP y tiene características de seguridad de nivel empresarial disponibles… luego, asegúrese de que estén habilitados donde deben estar. Por ejemplo, las LAN virtuales (VLAN) a menudo se usan para segregar el tráfico de voz por razones de calidad de la llamada, ya que tener una red dedicada para ese tráfico significa que los datos de otras aplicaciones de red no pueden interferir y causar artefactos de audio durante las llamadas o incluso llamadas caídas. Pero las VLAN también son excelentes para asegurar las conversaciones de VoIP siempre que TI las establezca teniendo esto en cuenta. Para obtener más información, consulte esta lista de qué hacer y qué no hacer cuando se trata de asegurar sus comunicaciones VoIP.

7. Comunicaciones unificadas

Su proveedor de servicios de VoIP también puede ser una ventanilla única para todas sus necesidades de comunicaciones, y la mayoría ha implementado esta capacidad bajo el nombre de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). Esto significa integrar su funcionalidad de chat, llamadas de conferencia, correos electrónicos, llamadas telefónicas, videollamadas y correo de voz en una sola aplicación. Todos los servicios que revisamos ofrecen alguna forma de este tipo de servicio, pero no todos los proveedores de VoIP lo manejan de la misma manera.

Por ejemplo, plataformas como nuestros ganadores de Elección de los editores, AT&T y RingCentral, tienen capacidades de comunicaciones unificadas muy ricas que cubren todos los canales mencionados anteriormente, así como espacios de reuniones inteligentes y características de colaboración similares. Más proveedores orientados al software, como Dialpad, ofrecerán softphones muy avanzados y altamente unificados, pero no podrán incorporar teléfonos de hardware tan fácilmente. Finalmente, los proveedores de muy bajo costo, como Grasshopper, podrían no ofrecer ninguna provisión de comunicaciones unificadas o solo uno o dos canales adicionales, como fax y texto.

La clave para una implementación efectiva de comunicaciones unificadas es determinar qué canales usa su empresa día a día para realizar el trabajo. Si todo lo que usa es voz, entonces no necesita preocuparse por eso, pero hoy en día eso es prácticamente un unicornio. Cada empresa se comunica utilizando más canales que simplemente expresan, y tener un sistema unificado significa poder utilizar esos canales de manera más eficiente. Sin una aplicación UCaaS, estará ejecutando sistemas dispares en su SMB, sin forma de hacer un seguimiento de quién recibió qué mensaje, en qué dispositivo y a través de qué medio.