Organícese: 7 pasos simples para limpiar su unidad de Google

Al igual que en cualquier otro lugar donde guarde sus cosas, Google Drive puede ser complicado. Crea uno o dos archivos, importa un par de documentos desde Gmail, acepta una carpeta compartida y, antes de que te des cuenta, todo el lugar es un desastre.

Puede organizar archivos en su Google Drive colocándolos en carpetas y utilizando otras herramientas, tanto conceptuales como reales, para asegurarse de que siempre pueda encontrar lo que necesita. Estos consejos y sugerencias le mostrarán cómo organizar archivos en Google Drive, y también deberían funcionar bien si está utilizando Google Drive for Work.

1. Establezca su vista predeterminada

Puede ver archivos y carpetas en Google Drive de muchas maneras diferentes. Por ejemplo, puede mostrar todo en una vista de lista o cuadrícula, así como configurar el espaciado entre líneas para que sea cómodo, acogedor o compacto. Decide cómo te gustaría ver tu Google Drive jugando con la configuración hasta que estés contento. Me gusta la vista de lista con un espacio cómodo, así que eso es lo que verá en la mayoría de las capturas de pantalla aquí.

No pase por alto el riel izquierdo. Muchas personas se centran en el centro de la pantalla cuando miran Google Drive. Sin embargo, cuando se trata de organizar sus carpetas y archivos, asegúrese de asegurarse de ese carril izquierdo. Puede ver sus carpetas y subcarpetas fácilmente y reservar el centro de la pantalla para el contenido de cualquier carpeta que elija ver.

2. Crear un esqueleto de carpetas

Crea un esqueleto de carpetas para ti mismo usando la estructura y los nombres que funcionen mejor para ti. ¿Cómo organizas tus archivos y carpetas en otras aplicaciones? ¿Qué le viene a la mente cuando piensa en algún documento que necesita? La mejor manera de descubrir cómo configurar sus carpetas es responder esas dos preguntas.

Para muchas personas, lo primero que les viene a la mente es el contenido de su trabajo, por lo que usan nombres temáticos como Project X o School Work para las carpetas. Personalmente, me aferro a las fechas. Cuando necesito encontrar un archivo, ya sea un escrito o una imagen, siempre pienso en cuándo lo creé. Como resultado, uso fechas en gran medida en mis convenciones de nombres de carpetas y archivos. Por ejemplo, tengo carpetas para 2019, 2018, 2017, etc. También uso números que corresponden a años y meses. Por ejemplo, 1906 significa el año 2019 y el sexto mes, o junio. Cuando miro una carpeta que comienza con algunos números, sé exactamente lo que significan y me ayuda a encontrar los archivos que necesito rápidamente.

He visto a algunas personas en línea recomendando que agregue un emoji a los nombres de sus carpetas para darle más pistas visuales. No lo hagas Los emoji no siempre se convierten bien a otros formatos, por lo que cuando intentas crear un enlace compartido a una carpeta o exportarlo, las imágenes pueden romperlo.

3. Crear subcarpetas

Las subcarpetas son una ganancia inesperada de la organización. ¡Hazlos y úsalos! Le ayudan a ordenar y clasificar sus archivos en grupos más pequeños y específicos.

Si ha creado carpetas pero está atascado tratando de descubrir qué subcarpetas crear, entonces quizás aún no las necesite. También puede crear una carpeta llamada HECHO o ANTIGUA para que cuando se complete el trabajo o una carpeta esté fuera de uso, pueda arrastrarla y soltarla allí.

4. Use color

Los colores son una excelente señal visual, y Google Drive le permite agregar colores personalizados a sus carpetas. Haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta, ya sea desde la barra lateral o la ventana principal, y elija Cambiar color. Luego seleccione el color que desee.

Un truco que uso es hacer que mis carpetas activas sean verdes. A veces tengo carpetas o subcarpetas que permanecen inactivas por un tiempo, pero una o dos carpetas entre ellas todavía están en uso. Destaco las carpetas activas en verde y dejo las otras en gris. De esa manera, cuando quiero saltar directamente a mi trabajo, tengo una luz verde que me guía hacia la carpeta que contiene mis trabajos que están en progreso.

5. Agregue estrellas a archivos y carpetas de uso frecuente

Google Drive te permite agregar una estrella a los archivos y carpetas. Lo hace de la misma manera que agrega un color: haga clic derecho en el archivo o carpeta y elija Agregar a destacados.

Recomiendo agregar una estrella a los archivos de uso frecuente. De esa manera, puede obtener una lista de todos los materiales a los que accede regularmente, sin importar dónde se encuentren en Drive, haciendo clic en el encabezado Destacado en el riel izquierdo.

6. Mueva archivos importantes 'Compartidos conmigo'

Eche un vistazo al encabezado en el riel izquierdo llamado Shared With Me. Haga clic en él y puede aparecer un desorden de archivos y carpetas. No te preocupes demasiado por ellos. Si hay algo importante en ese lote de cosas, hay tres cosas útiles que puede hacer con ellas:

Agrega una estrella. Agregar una estrella a un archivo que se ha compartido con usted hace lo mismo que agregar una estrella a uno de sus propios archivos. Hace que aparezca en la lista de contenido destacado.

Guardar en Drive / mover a una carpeta. Otra opción es agregar el archivo a su Google Drive y ponerlo en una carpeta. Puede hacer clic derecho en el archivo y seleccionar Mover a. Luego, en la ventana que aparece, navegue a la carpeta donde desea guardar este archivo. Otra opción que hace lo mismo es seleccionar el elemento que desea guardar y luego hacer clic en el icono de Google Drive en la parte superior derecha de la pantalla. Luego tiene la oportunidad de moverlo a la carpeta que elija. De cualquier manera, crea efectivamente un acceso directo al archivo compartido desde la nueva ubicación que elija. El archivo aún se comparte con todos y aún pertenece al propietario original.

Hacer una copia. Si realiza una copia de un archivo que se compartió con usted, la nueva copia será suya. Y es solo eso, una copia. Ya no está conectado al archivo compartido, y las mismas personas ya no tienen permiso para acceder a él.

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7. Volcar la basura

Cuando eliminas un archivo o carpeta de Google Drive, se va a la papelera y permanece allí hasta que lo saques. Mientras más tiempo dejes que se acumule la basura, es menos probable que tengas una fe total en que todo lo que contenga se destruya por completo, y luego permanecerás en la basura aún más. Hazte un favor y vacia la basura de vez en cuando. Ayudará a mantener su espacio de almacenamiento de Google Drive en un nivel preciso, y ayudará a su cordura a medida que intenta mantener una cuenta organizada.