Organízate: 7 consejos fáciles para finalmente dejar de usar papel

¿Cuántos pedazos de papel hay en el mostrador de la cocina, la mesa del comedor o en algún otro lugar donde no pertenecen? ¿Se aferra a los recibos en caso de que los necesite nuevamente? ¿Hay una pila de documentos del veterinario que guarde en caso de que necesite recordar exactamente qué medicamentos tomó su mascota hace tres años? Todo ese papel se queda allí esperando un momento en el que puedas lidiar con él, sea lo que sea que eso signifique. (Significa echar un vistazo a cada página y luego meterlas todas en la papelera de reciclaje). Es hora de deshacerse del papel y de toda la culpa que se acumula junto con él. Es hora de dejar de usar papel.

He estado libre de papel durante casi una década. Por sin papel, no me refiero a que haya cero pedazos de papel en mi vida. Todavía necesito mi certificado de nacimiento en papel, por supuesto, y uso un pequeño cuaderno de papel para una clase de idiomas que tomo. En su mayor parte, sin embargo, no me aferro al papel. En cambio, escaneo documentos importantes a un servicio de almacenamiento y guardo notas digitales en una aplicación para tomar notas. También escribo mi lista de tareas y mi lista de compras en mi teléfono, y pongo las recomendaciones de restaurantes en un mapa en línea. Hay muchas formas simples de eliminar el papel de tu vida.

Ir a lo digital es fácil. La parte difícil es no permitir que el papel comience a arrastrarse nuevamente. Si está listo para deshacerse de la mayor parte del papel en su vida, esto es lo que necesita saber para comenzar y continuar.

1) Olvídate del Backlog

Puede sonar contradictorio, pero el primer paso para dejar de usar papel es olvidarse de la acumulación de papel que ya ha acumulado y, en cambio, centrarse en los nuevos hábitos que debe adoptar para dejar de usar papel ahora. No mire hacia atrás: adopte un enfoque de avance.

Llegarás a tus pilas de papel existentes algún día, o no. Por ahora, no dejes que esos papeles te detengan. Tener que lidiar con un trabajo atrasado puede ser abrumador, y cuando las personas se sienten abrumadas, se demoran. Así que olvídalo por ahora. En su lugar, haga su esfuerzo para asegurarse de que el trabajo atrasado no sea mayor.

2) Obtenga estas cinco aplicaciones

Hay cinco aplicaciones o servicios que necesita para dejar de usar papel. Son:

• una aplicación de lista de tareas,
• una aplicación de escaneo,
• un servicio de almacenamiento en línea, que es donde colocará sus archivos digitales (más sobre esto en un momento),
• herramientas de firma electrónica (Adobe Acrobat es un buen ejemplo) para firmar documentos digitales sin imprimirlos, y
• un servicio de entrega de documentos para enviar documentos oficiales sin imprimirlos.

Vea mis recomendaciones para cada tipo de aplicación aquí.

3) Elija un servicio de almacenamiento

Vamos a profundizar un poco más en la tercera aplicación, un servicio de almacenamiento, porque es más complicado que los demás. El servicio de almacenamiento es donde mantendrá versiones digitales de sus documentos en papel.

Idealmente, desea un servicio de almacenamiento que haga que sus archivos sean accesibles sin importar dónde se encuentre y los respalde. Una opción es utilizar un servicio de almacenamiento en línea y de intercambio de archivos, como Dropbox o Microsoft OneDrive.

Otra opción es utilizar un servicio diseñado especialmente para las personas que desean dejar de usar papel. Neat y FileThis son dos ejemplos. Tienen herramientas especiales para las personas que no usan papel, como la capacidad de etiquetar y etiquetar automáticamente los tipos de documentos que reconoce, como los impuestos. FileThis también tiene un servicio de "recuperación" que copia automáticamente los documentos importantes que encuentra en su cuenta de correo electrónico.

Independientemente del servicio que elija, elija uno y quédese con él para poder colocar todos sus documentos digitales en un solo lugar.

4) Regístrese para recibir estados de cuenta por correo electrónico y pagos digitales

Si aún recibe facturas y estados de cuenta en papel, regístrese para recibirlos por correo electrónico siempre que pueda. Si todavía envía cheques con regularidad, vea si puede cambiar a hacer pagos en línea.

Si bien las empresas de servicios públicos y los bancos han honrado los pagos digitales durante años, los últimos holdouts que no siempre los aceptan son los propietarios y las empresas de gestión. Si está atrapado en esta situación, intente explicarles que obtendrán su dinero de manera más rápida y confiable cuando acepten pagos digitales. Incluso las empresas más pequeñas pueden aceptar transferencias bancarias directas con poca o ninguna tarifa adjunta. Cuando puede pagar todas sus facturas digitalmente en lugar de con cheques y sobres, está un paso más cerca de no tener papel.

5) Escanear y triturar

Ahora es el momento de comenzar a desarrollar nuevos hábitos. El escaneo, la trituración o el reciclaje es lo que probablemente hará más. Prefiero escanear usando una aplicación móvil, pero también podría usar un escáner de escritorio o la función de escaneo en una impresora multifunción.

Haga una regla para usted que diga algo como esto: cuando reciba un nuevo trozo de papel que necesito digitalizar, usaré mi teléfono para escanearlo de inmediato y luego colocaré el papel en la pila de reciclaje o trituración. Mejor aún, deséchelo directamente en la trituradora. ¿Por qué esperar?

Obligarse a seguir ese hábito puede ser difícil. "No tengo tiempo para escanear esto en este momento", podría decir. Practique su nuevo hábito escaneando uno o dos documentos de su cartera de pedidos, solo para probarlo. ¿Cuánto tiempo se tarda? ¿Qué aplicación usaste? También es posible que el escaneo de documentos con luz natural sea más fluido que con la iluminación interior. Una vez que tenga una idea de cómo hacerlo y cuánto tiempo lleva, puede ser más fácil seguirlo.

6) Desarrollar otros flujos de trabajo

Escanear y triturar es un flujo de trabajo. A medida que se sienta cómodo con su estilo de vida sin papel, descubrirá que necesita más flujos de trabajo para otras situaciones.

Aquí hay un ejemplo: cuando compra un nuevo producto, puede tomar fotografías del manual del propietario, recibo, garantía y número de serie, o cualquier otra información relevante. Sube esas fotos a tu servicio de almacenamiento y luego deshazte de los papeles extraños.

Otro flujo de trabajo que puede crear es guardar una pila de papeles que cree que debería triturar pero que no está seguro en este momento, y luego revisarlos en un día dedicado. Elija una hora y una fecha, ya sea todos los sábados o el primer domingo del mes, y use esa hora para limpiar su pila.

En ocasiones, es posible que desee escanear documentos y conservar los originales, en el caso de los certificados de seguro, los documentos del propietario, etc. Al digitalizarlos, crea una copia de seguridad y se asegura de tener acceso a la información que contienen, incluso si no puede obtener el original.

7) No lo pienses demasiado

Hay algunos documentos que cuestionará si desea conservar los originales o digitalizarlos y destruirlos. Cuando enfrentes una decisión difícil, no lo pienses demasiado. Estar sin papeles debería hacer su vida más simple y fácil, no más estresante. Guarde el original en una carpeta, carpeta de acordeón o archivador. Nadie vendrá y le quitará su tarjeta Paperless Club si tiene algunos papeles.

Los registros médicos son complicados, ya que se supone que solo debe digitalizarlos y almacenarlos electrónicamente si tiene un sistema compatible con HIPAA. Puede decidir simplemente deslizarlos en una carpeta o carpeta de acordeón y examinarlos una vez al año para cualquier cosa que esté lista para tirar.

Dicho esto, no se aferre ni se moleste en digitalizar papeles que no tienen ningún propósito. Si eres el tipo de persona que se aferra diligentemente al papel creyendo que estás haciendo lo responsable, puede darte miedo destrozar y reciclar cualquier cosa . Pero, ¿necesitará alguna vez ese recibo para un emparedado o una explicación de las declaraciones de beneficios de hace dos años? Destrúyalos y déjalo ir.