Organícese: 6 consejos para comenzar con la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un trabajo difícil. Los equipos y las organizaciones están tratando de trabajar de manera más ágil, y a menudo eso significa eliminar el papel de un gerente de proyecto dedicado. Si bien aún es posible obtener un título avanzado en el tema, no es raro que las personas con poca o ninguna experiencia se vean obligadas a asumir el papel de gerente de proyecto, a menudo en la cima de su trabajo oficial. Si bien esto puede ser una experiencia abrumadora, hay tanto software poderoso para la gestión de proyectos en el mercado que uno o dos proyectos pequeños pueden no requerir un gerente de proyecto.

Si no tiene mucha experiencia en la gestión de proyectos, aquí hay algunos consejos para comenzar. Muchas gracias a Peter Clarkson, anteriormente de Maestro Development, y Jason Westland, CEO de ProjectManager.com, por su conocimiento sobre una versión anterior de este artículo.

1. Asegúrese de tener un proyecto

Antes de comenzar a tratar de administrar un proyecto, ¡asegúrese de tener un proyecto! Ese consejo puede sonar demasiado simple, pero lo he escuchado una y otra vez de expertos gerentes de proyecto.

Un proyecto es un conjunto de tareas que tiene una fecha de inicio, una fecha de finalización y una entrega. Una entrega es todo lo que se entrega al final del trabajo, como un producto físico o un sitio web en funcionamiento. Construir una casa es un proyecto. El rediseño de un sitio web (como se describe en la pantalla de ProofHub, a continuación) es un proyecto. Si en teoría pudieras pasar todas las tareas del proyecto a otra persona y recibir algo de esa persona, eso es un proyecto.

A veces las personas confunden el trabajo en curso con los proyectos, así que permítanme dar algunos ejemplos de trabajo en curso para que quede claro. Escribir contenido nuevo para un sitio web cada semana es un trabajo continuo, aunque podría considerar la producción de una sola pieza de escritura como su propio pequeño proyecto. Proporcionar soporte de mantenimiento para el código al corregirlo continuamente es un trabajo continuo. Responder correos electrónicos de clientes o llamadas telefónicas es un trabajo continuo.

2. Tener un período de descubrimiento

Antes de comenzar un proyecto, algunas personas recomiendan lo que se llama descubrimiento. El descubrimiento de gestión de proyectos es diferente del descubrimiento en el sentido legal. Para nuestros propósitos, es un período de tiempo cuando las personas que solicitan el proyecto exploran lo que quieren hacer o hacer y por qué. Puede ser una reunión, una serie de reuniones o un período de tiempo abierto para pensar y explorar libremente.

A continuación hay algunas preguntas para explorar mientras estás en el descubrimiento.

• ¿Cuál será el proyecto? ¿Qué tan específico puedes llegar a definirlo?
• ¿Cual es su propósito?
• ¿Qué resultados quieres?
• ¿Qué recursos tienes para asumir este proyecto?
• ¿Cuándo necesita el producto final y su plazo es razonable dados sus recursos?

3. Definir el alcance

Es posible que escuche a un gerente de proyecto experimentado decir esto: "Si no está dentro del alcance, no está dentro del proyecto".

Cada proyecto necesita un alcance claro. El alcance del proyecto define exactamente lo que implicará el proyecto. Es una lista bloqueada de todas las facetas, activos, características, entregables y otros detalles asociados con el proyecto. Una vez que está bloqueado, no puede agregarlo. Por ejemplo, si está construyendo una casa, el alcance definirá cuántas historias contendrá la casa, sus pies cuadrados, cuántas ventanas habrá, cuántas escaleras, interruptores de luz, etc.

La razón por la que los proyectos necesitan un alcance claro antes de comenzar es para que nadie intente agregar nada que esté fuera del alcance una vez que el proyecto ha comenzado. Agregar al alcance de un proyecto una vez que ha comenzado elimina su línea de tiempo, presupuesto y recursos disponibles. Si sigue agregando tareas a un proyecto, incluso podría dejar de convertirse en un proyecto, podría convertirse en un trabajo continuo.

La definición del alcance puede ocurrir en una reunión de descubrimiento, o simplemente puede provenir de conversaciones entre el cliente o la persona que solicita el proyecto y el posible líder o gerente del proyecto.

4. Celebrar una reunión inicial

Una reunión de inicio es donde se presenta a todos los que trabajarán en el proyecto. Esta reunión establece el tono para el trabajo por delante y se asegura de que todos en el equipo del proyecto tengan información clara sobre lo que harán y por qué.

¡Observe que la celebración de una reunión inicial ni siquiera se acerca a lo primero que hace al administrar un proyecto! Debido a que el inicio ayuda a que todos estén en la misma página, desea asegurarse de tener una idea clara del proyecto y el alcance para que pueda entregarlo a todos los demás con confianza.

Durante una reunión inicial, el líder del proyecto debe definir al menos estas cuatro cosas:

• Alcance del proyecto,
• Jugadores y sus roles,
• Entregables, y
• Hitos.

Ya hemos hablado sobre el alcance del proyecto. Para los jugadores y sus roles, el líder del proyecto presentará a los diferentes equipos y contribuyentes entre sí. Además, la reunión inicial es un momento ideal para discutir la jerarquía, es decir, quién informa a quién y quién firma el trabajo.

Una discusión sobre los entregables se superpondrá con la discusión sobre la jerarquía porque debe responder la pregunta "¿Quién recibirá cada entregable?"

Los hitos (como se muestra en el software de gestión de proyectos Editors 'Choice, Teamwork Projects, arriba) son puntos en un proyecto que muestran un claro progreso hacia la meta final. Cuando se construye una casa, el punto en el que se vierte una base y se establece puede ser un hito. Cuando tienes el marco en su lugar, ese es otro hito. En el momento de una reunión inicial, debe saber cuáles serán los hitos del proyecto, incluso si aún no tiene fechas bloqueadas para ellos. A veces, necesita otros expertos del equipo, como el líder de programación o el líder de diseño, para ayudar a determinar exactamente cuándo deben caer esos hitos. Es bueno ir a una reunión inicial con una idea aproximada de los plazos de su hito, pero dé a cada líder del equipo la oportunidad de evaluar y hacer ajustes a ellos.

5. Planifique los plazos de su proyecto

Anteriormente, hablamos sobre cómo cada proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. El inicio puede ser su fecha de inicio oficial. La fecha de finalización debe marcar el cierre final absoluto de todo el trabajo. Ningún trabajo en el proyecto ocurre después de esa fecha. Es un verdadero momento sin manos, sin lápices.

Ahora que ha tenido una reunión inicial, todos los jugadores clave (como el gerente del proyecto y los líderes del equipo) pueden determinar los hitos exactos y las fechas de entrega y trazarlos en un calendario entre la fecha de inicio y la fecha de finalización.

Si está utilizando un software de gestión de proyectos, es cuando comenzará a utilizarlo. Pon todas tus fechas importantes en la aplicación. También puede cargar otra documentación que haya creado hasta ahora, como el alcance del proyecto. Ahora también es el momento adecuado para comenzar a invitar a todos los jugadores a unirse al software también. A medida que las personas se unen a la aplicación de gestión de proyectos, pueden recibir tareas, actualizar su progreso y colaborar de otras maneras. A continuación se puede ver un ejemplo de toda esta información, trazada en un diagrama de Gantt en TeamGantt. Para obtener más información sobre los diagramas de Gantt, puede leer mi artículo sobre 5 Pasos simples para comenzar con los diagramas de Gantt.

6. Establecer expectativas para la comunicación

Tanto después de la reunión inicial como durante el transcurso del proyecto, es importante mantener abiertas las líneas de comunicación. Ya sea que su grupo tenga un gerente de proyecto a tiempo completo o no, quien sea el principal punto de contacto para el proyecto debe ser el que aliente y facilite la comunicación. No es una mala idea celebrar otra reunión de todas las manos antes de que el proyecto se intensifique para que las personas puedan hacer las preguntas restantes que tengan.

Establezca expectativas de comunicación temprano. ¿Los líderes del equipo presentarán una actualización semanal sobre el progreso de su equipo? ¿Cuántas reuniones entre manos tendrá durante el curso del proyecto? A veces no son necesarias en absoluto; ¿Qué necesita tu proyecto? A menudo, los equipos más pequeños dentro de un proyecto, como el equipo de diseño o el equipo de programación, tienen reuniones periódicas de check-in donde todos recapitulan lo que han hecho recientemente y plantean cualquier problema potencial. Mientras más personas den voz a los posibles problemas temprano, mayores serán las posibilidades de todos de frustrarlos o enfrentarlos.

Avanzando

Armado con estos consejos para comenzar, ahora puede profundizar en la carne del proyecto. El software de gestión de proyectos ayuda mucho a mantener a todos los involucrados en el proyecto actualizados sobre su progreso. Sin embargo, también requiere una buena cantidad de interacción humana y tanta claridad sobre el proyecto y sus detalles como sea posible.