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George Weiner desea saber hace un año lo que hace hoy sobre la elección de la tecnología de recursos humanos (RR. HH.). En cambio, el fundador y CEO de Whole Whale, una agencia de marketing digital para organizaciones sin fines de lucro, aprendió por las malas que la opción más barata para administrar los datos de los empleados no siempre es la mejor, incluso cuando se trata de una marca.
Los problemas de Weiner comenzaron cuando se inscribió en un conocido proveedor de nómina nacional basado en la nube (que declinó nombrar en el registro). La interfaz de usuario (UI) estaba anticuada, el sistema se sentía improvisado y, en el lapso de nueve meses, tenía tres gerentes de cuentas diferentes. Weiner afirma que los errores del proveedor lo llevaron a fallar en el pago de varios meses de pagos de compensación de trabajadores legalmente requeridos, lo que resultó en una multa de $ 500. La falta de comunicación entre el proveedor y un socio externo que utilizó para procesar las contribuciones de la cuenta de ahorro para la jubilación 401 (k) condujo a más errores.
Después de menos de un año, Weiner rescató y cambió su agencia a una compañía de nóminas de nueva creación más pequeña que, según él, tiene una mejor interfaz de usuario, usabilidad y servicio al cliente. Su consejo para otras pequeñas empresas que compran tecnología de recursos humanos: "No compre precios porque obtiene lo que paga".
El precio es solo uno de los múltiples factores a considerar si está actualizando desde una tecnología de recursos humanos más antigua o si está buscando pasar de hojas de cálculo a servicios basados en la nube por primera vez. Si aprendí algo de mi tiempo revisando tecnología de recursos humanos para PCMag.com y entrevistando a vendedores y dueños de negocios como Weiner para esta columna, es que un comprador inteligente es un comprador informado. Si está buscando sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS) o software de gestión del rendimiento (PM) o gestión de recursos humanos, pregunte los siguientes seis elementos críticos al investigar posibles socios tecnológicos:
1. Precio
El precio puede no ser todo, pero es importante, y los proveedores adoptan diferentes enfoques para fijar el precio de lo que ofrecen. Muchos cobran una tarifa fija por usuario, por mes, pero los proveedores no siempre clasifican a los usuarios de la misma manera; algunos proveedores cobran en función del número total de empleados de una empresa, mientras que otros cobran solo por los empleados que estarán cubiertos por el sistema. Otros proveedores solo cobran por el personal de recursos humanos que usará el sistema (esto es más común en ATS o software de reclutamiento).
Cuando vaya de compras, pregunte por los descuentos por volumen; algunos proveedores ofrecen una tarifa empresarial para clientes con más de un número específico de empleados o usuarios. Muchos ofrecen características y precios escalonados, por lo que puede comenzar con poco y agregar funciones según las necesite o cuando se sienta cómodo con la plataforma.
2. Demos y cuentas de prueba
No compraría zapatos sin probárselos, y una plataforma de gestión ATS o HR puede costar mucho más que un nuevo par de Nikes. Las demostraciones son buenas para tener una idea de lo que puede ofrecer un programa (pero usted y yo sabemos que son esencialmente argumentos de venta y no siempre reflejan la realidad del uso del software).
Una buena parte de la tecnología de recursos humanos basada en la nube para pequeñas y medianas empresas (PYMES) ofrece algún tipo de prueba gratuita por tiempo limitado. Muchos le permiten convertir una cuenta de prueba en una de pago para que pueda guardar los datos que ingresó durante el período de prueba. Los proveedores como Deputy y Humanity tienen cuentas sandbox diseñadas para tipos específicos de empresas o industrias, para que pueda ver cómo las compañías como la suya podrían usar sus plataformas.
3. Actualizaciones
Es posible que no compre un automóvil nuevo si supiera que el fabricante estaba planeando un rediseño de la cabeza a los pies de ese modelo al año siguiente. Del mismo modo, es posible que no se registre en una plataforma de software si supiera que el desarrollador está a punto de realizar una revisión importante. Ya es bastante difícil poner al día a un equipo de recursos humanos y empleados en una nueva plataforma, y mucho menos tener que volver a hacerlo para una nueva interfaz de usuario poco tiempo después.
Use su proceso de verificación para averiguar si un proveedor tiene una interfaz de usuario u otros cambios en las obras, para que pueda usar esa información en su proceso de toma de decisiones. Incluso si un desarrollador no tiene grandes cambios planeados, averigüe con qué frecuencia realizan actualizaciones de la plataforma (¿todos los días, cada dos semanas, más?) Para que pueda usar la información para decidir si es demasiado frecuente o no lo suficiente. tu negocio.
4. Archivos de empleados
A menos que sea una empresa nueva, probablemente tenga datos de personal almacenados en algún lugar, incluso si es solo en Microsoft Excel o Google Drive. En la mayoría de los casos, cargar los datos en la plataforma de un nuevo proveedor será más fácil y rápido que volver a escribir los datos de los empleados o hacer que los empleados inicien sesión y completen sus propios perfiles (a menos que sus datos existentes estén bastante sucios).
Muchas de las plataformas de recursos humanos para pequeñas empresas que he revisado tienen funciones integradas para importar datos de Microsoft Excel y otros formatos que no cuestan nada adicionales. Es un poco más complicado para las empresas medianas y grandes; Si tiene cientos o miles de empleados, puede terminar pagando una tarifa para que un proveedor cargue los datos de los empleados existentes por usted. Algunas veces esa información aparece en la página de precios del sitio web de un proveedor y otras veces no, así que asegúrese de preguntar.
5. Aplicaciones móviles
El software de planificación de turnos y planificación de empleados que revisé recientemente hizo ver la importancia de las aplicaciones móviles para las empresas y sus empleados, incluidos los trabajadores por hora. Sin embargo, cuando se trata de aplicaciones móviles, los proveedores de tecnología de recursos humanos están por todas partes. Muchos ofrecen aplicaciones para dispositivos Android e iOS, pero no todas las aplicaciones cubren todas las funciones de las plataformas web de los proveedores. Algunos proveedores optan por hacer que sus sitios web respondan a dispositivos móviles en lugar de crear aplicaciones separadas. Si uno es mejor que el otro depende de su empresa, el tipo de empleados que tiene y cómo trabajan esas personas.
La gran mayoría de las aplicaciones de tecnología de recursos humanos son complementos gratuitos que los clientes obtienen cuando se registran, pero no siempre. Al menos un proveedor de tecnología de recursos humanos que revisé en mi resumen de planificación de horarios y planificación de turnos cobra extra por las aplicaciones, suponiendo que la mayoría de los empleados de sus clientes prefieren iniciar sesión a través de un sitio web compatible con dispositivos móviles.
6. Apoyo
Los proveedores de tecnología de recursos humanos basada en la nube para pequeñas empresas hacen todo lo posible para proporcionar soporte gratuito a través de tutoriales en video, seminarios web, preguntas frecuentes, foros de usuarios, publicaciones de blog y otro material en línea. Es en su mejor interés ofrecer soporte de autoservicio porque cuesta menos que el personal de chat en vivo y soporte telefónico o asignar gerentes de cuenta a clientes específicos.
Sepa qué tipo de apoyo desea y si se sentirá cómodo resolviendo las cosas por su cuenta. Si prefiere hablar con alguien cuando lo necesite, ese podría ser un factor decisivo entre ir con un proveedor que le brinde lo que necesita y uno que no. Además, descubra qué soporte, incorporación y capacitación están cubiertos en la tarifa de suscripción de la plataforma, y por qué tendría que pagar más.
Dependiendo de su negocio, puede tener otros factores a considerar. ¿La plataforma cubre monedas y días festivos no estadounidenses? ¿Está disponible en otros idiomas además del inglés? ¿Tiene una interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta que facilita la integración con otra tecnología de recursos humanos que ya está utilizando? ¿Cuánto tiempo y dinero dedica un proveedor a agregar nuevas funciones, y cuánto tiempo y dinero para corregir errores a medida que aparecen?
"Reúna los criterios de lo que está buscando", dijo Weiner. "Patea las llantas en el UX. Haz preguntas básicas. Habla con el gerente de la cuenta".
