6 cosas geniales que puedes hacer con Adobe Document Cloud

Los clientes de Adobe Document Cloud a menudo prefieren usarlo principalmente como una herramienta de creación y edición de PDF. Pero aunque Adobe sigue siendo el rey de su estándar PDF, Document Cloud es una plataforma de gestión de documentos altamente competitiva con una gran cantidad de características que podrían beneficiar a su organización. Desde documentos fácilmente editables y firmables hasta archivos PDF que se pueden administrar en cualquier dispositivo hasta funciones de seguridad avanzadas habilitadas mediante clasificación de datos; todo está disponible en Document Cloud.

Una de las herramientas más importantes de la suite se llama Adobe Scan, una aplicación de Android e iOS que permite a los usuarios capturar imágenes a través de la cámara de un teléfono inteligente. Adobe agregó recientemente Adobe Sign a su arsenal, una herramienta que permite a los usuarios compartir, firmar electrónicamente, aprobar y administrar documentos. Bajo el paraguas de Adobe Sign, vienen varias características nuevas que convierten su teléfono en un epicentro de gestión del flujo de trabajo.

"Las personas disfrutan consumiendo contenido en dispositivos móviles, pero también nos piden que les ayudemos a crear contenido y hacer algo útil con ese contenido", dijo Lisa Croft, Gerente de Marketing de Producto de Grupo para Adobe Document Cloud. "El móvil es la oportunidad de ofrecer una experiencia moderna en documentos".

Aquí hay cinco cosas que puede hacer con Adobe Document Cloud que probablemente no sabía que podía hacer.

1. Firme un documento sin pantalla táctil

Con Adobe Sign, puede enviar un mensaje de texto de su firma desde la aplicación Sign en su teléfono inteligente a su versión de escritorio de Document Cloud. Desde aquí, podrá acceder a su firma recién creada y aplicarla a cualquier registro o documento. Esto es especialmente útil para los trabajadores que se encuentran principalmente en escritorios sin funcionalidad táctil.

Por ejemplo, imagine que Sam está en su escritorio pero prefiere firmar un documento en su dispositivo móvil. Al hacer clic en la opción de Firma móvil, se le solicita a Sam que ingrese su número de teléfono. Luego se le envía un mensaje de Firma en su dispositivo móvil. Firma, presiona "Listo" y la firma se transfiere a su escritorio. "Esta es una excelente manera de ofrecer a las personas opciones, sin embargo, si eligen firmar, sin importar en qué dispositivo estén", dijo Croft.

2. Pon un poco de vida en tus correos electrónicos

En el pasado, solicitaba firmas de colegas con mensajes de correo electrónico estándar y aburridos. Con Adobe Sign, ahora puede personalizar su plantilla de correo electrónico para incorporar el logotipo, las fuentes y el pizazz general de su empresa. Puede usar imágenes de pancartas para aportar un poco de estilo a sus solicitudes de firma, lo que su departamento de marketing le agradecerá una vez que las firmas comiencen a aparecer con más frecuencia de lo habitual.

"Una ventaja competitiva que tenemos es que nuestros clientes pueden marcar completamente la experiencia de firma. Puedo marcarlo con mi logotipo y mi URL", dijo Croft. "Pero ahora pueden comercializarte para hablar sobre nuevos productos".

3. Disfrute de una incorporación y servicio al cliente más rápidos

Las recientes integraciones de Adobe con ServiceNow y Microsoft SharePoint colocan la gestión de documentos, el servicio al cliente y la gestión de recursos humanos (RR. HH.) En una consola simple. Con estos matrimonios, puede agregar Adobe Sign a cualquier flujo de trabajo en ServiceNow y SharePoint, incluidos los formularios de contrato de nueva contratación, los contratos comerciales y las respuestas a consultas de servicio al cliente resueltas.

En el pasado, enviaba el documento a sus empleados a través de un mensaje de correo electrónico de ServiceNow. Sus empleados abrirían el documento, lo firmarían con Adobe y se lo enviarían por correo electrónico. Abriría el documento y lo cargaría en ServiceNow. Hoy, simplemente puede enviar el documento a su empleado dentro del sistema ServiceNow y él o ella dejará su marca dentro del software.

4. Escanee cualquier cosa, en cualquier lugar

¿Recuerdas lo horrible que era reunir los recibos de negocios? Recogería todos sus recibos, los escanearía en un escáner, los convertiría a PDF y luego los enviaría a sus gurús de finanzas. Hoy, ese proceso se volvió mucho más simple. Adobe Scan ahora le permite convertir cualquier imagen de teléfono con cámara en un PDF. Al usar Adobe Sensei, la herramienta de inteligencia artificial (IA) de la compañía, Adobe Scan puede detectar los límites de imagen adecuados, corregir la perspectiva y eliminar sombras para que el texto parezca claro.

Por ejemplo, puede escanear una página de revista para extraer el texto, separar imágenes y hacer zoom en áreas específicas de la página. Cuando lo guarda, se carga automáticamente en Document Cloud. También puede extraer una imagen adicional o eliminar una imagen original.

5. Editar y ajustar texto escaneado

Quizás lo más importante es que Adobe Scan puede convertir automáticamente texto impreso o escrito en texto digital que se puede seleccionar, copiar o anotar a través de Acrobat Reader DC o Acrobat DC. Esto significa que no tendrá que desplazarse página tras página de notas escritas a mano para tratar de descifrar lo que alguien más estaba tratando de decir. Con Adobe Scan, las notas se convertirán en texto claro y legible dentro del cual puede buscar o copiar y pegar para usar en un documento secundario.

"Al igual que nuestras otras ofertas de Adobe, Sensei está en el corazón de nuestra marca", dijo Croft. "Con él, puedes hacer más con tus escaneos. Puedes hacer que tu contenido sea inteligente y buscable, y moverlo a flujos de trabajo digitales en la nube. Cualquier cosa con texto o imágenes impresas será una opción para Escanear. Compártelo, realiza más edición, o incluso puede incluirlo en algún otro flujo de trabajo o ecosistema si fuera necesario ".

6. Mejore la seguridad con la clasificación de documentos

Esto requiere agregar Acrobat DC a su configuración de Adobe Cloud, pero los beneficios valen la pena. Con Acrobat DC activo, obtendrá acceso a una amplia gama de capacidades de clasificación que mantendrán sus documentos y datos seguros incluso más allá de sus instalaciones o borde de la nube. Por ejemplo, puede incrustar controles de seguridad en archivos PDF confidenciales que requieren contraseñas o certificados para acceder al documento. O puede solicitar que los remitentes se confirmen mediante una identificación digital o una verificación de permisos. Al emplear la clasificación de datos, puede agregar tales medidas de seguridad como una cuestión de política dependiendo del tipo de documento que se está creando. Los administradores pueden crear dichas políticas en Acrobat DC, asignando características de seguridad específicas a ciertos tipos de documentos. Cuando dichos documentos se creen en el futuro, esos controles se implementarán automáticamente.

Puede implementar capacidades similares mediante el uso de cosas como la Administración de derechos digitales de Microsoft, pero generalmente requieren reunir múltiples soluciones de diferentes proveedores. Obtenerlo todo como parte de Adobe Document Cloud no solo es más fácil, sino que ayuda a garantizar que estas funciones avanzadas funcionen con un mínimo de complicaciones iniciales.