Video: 5 consejos para ser más productivo (Noviembre 2024)
Una y otra vez, los estudios sobre la productividad en el lugar de trabajo muestran que las reuniones y el correo electrónico son los que más desperdician el tiempo. Pero las reuniones son a veces inevitables (correo electrónico también).
Sin embargo, puede hacer que las reuniones sean más rápidas y eficientes, especialmente si es propietario de una pequeña empresa o el jefe de un departamento y tiene influencia. Poner en práctica algunas de las mejores prácticas puede ser muy útil. Obtener las herramientas adecuadas para mantener a las personas en la tarea y avanzar productivamente también ayuda a largo y corto plazo.
Aquí hay algunas recomendaciones:
Garabatear
La programación de una reunión es a menudo el primer punto difícil, pero con Doodle.com, no tiene que ser así. Doodle es un sitio web gratuito y una aplicación móvil que le permite configurar una encuesta con posibles horarios y fechas para las reuniones. Invitas a los participantes de la reunión a visitar una URL y simplemente seleccionas las horas y fechas que mejor funcionen para ellos. Doodle aísla automáticamente la mejor opción, en función de las aportaciones de todos. Es simple, rápido y no crea un sinfín de hilos de correo electrónico para determinar una fecha y hora de reunión.
Aplicaciones para tomar notas
Cuando se trata de tomar notas en una reunión, realmente necesita una aplicación dedicada para tomar notas. Las mejores aplicaciones para tomar notas, como Evernote y Microsoft OneNote, sincronizan notas en todos sus dispositivos, por lo que si toma notas en un iPad durante una reunión, por ejemplo, aparecen automáticamente en la computadora portátil de su oficina antes de que llegue a su escritorio..
Tanto Evernote como Microsoft OneNote admiten notas de texto, grabaciones de audio y notas e imágenes, por lo que puede tomar imágenes de una pizarra o diapositiva de una presentación y agregarlas automáticamente a sus notas.
Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google
Durante las reuniones de colaboración, me encanta usar Google Docs y Sheets, porque todos en la reunión, ya sea que estén físicamente presentes o que llamen por teléfono o por conferencia web, pueden iniciar sesión en el mismo documento y editarlo simultáneamente. Google Docs para procesamiento de textos y Hojas para hojas de cálculo también admiten comentarios, en caso de que no desee que varias personas realicen modificaciones en línea. Es uno de los mejores servicios para colaborar en archivos en tiempo real, y ciertamente es mucho mejor que enviar a una persona a su escritorio más tarde para editar un documento basado en el aporte oral de todos. ¡Ese método es propenso a errores!
Talkboard (para iPad)
Similar a Google Docs, pero más visual, es Talkboard de Citrix. Piense en Talkboard como una pizarra virtual, donde muchas personas pueden dibujar en la misma superficie a la vez. Talkboard es especialmente útil cuando se revisan conceptos de arte, como el diseño de un sitio web o un nuevo logotipo, porque todos en la reunión pueden unirse al mismo espacio de pizarra y dibujar o anotar la imagen que se está discutiendo, en tiempo real.
Longitud importa
Una estrategia final para hacer que sus reuniones sean más eficientes es mantenerlas cortas. Las invitaciones de calendario por defecto generalmente sugieren reuniones en bloques de 30 o 60 minutos, pero no hay nada que le impida programarlas para que solo duren 8 minutos. Pensar en programar una reunión muy corta podría cambiar las expectativas de las personas, y tal vez encender un fuego debajo de ellas para mantener sus presentaciones y comentarios concisos.
