Video: 5 Errores comunes de contabilidad que debes evitar (Noviembre 2024)
Si tiene la tarea de encontrar el mejor software para administrar los libros de su empresa, hay muchos factores importantes que debe tener en cuenta. En primer lugar, es crucial que determine si su empresa necesita un servicio de contabilidad en línea para pequeñas empresas o software de clase empresarial que pueda escalar a medida que crecen sus operaciones. Una vez que haya tomado esa decisión, hay una gran cantidad de excelentes soluciones disponibles para brindarle exactamente lo que necesita para mantener sus cuentas en la mejor forma.
Para aquellos de ustedes que solo necesitan algo pequeño y ágil, no pueden equivocarse con Intuit QuickBooks y Freshbooks. Ambos sistemas son ideales para pequeñas tiendas familiares que no requieren mucha sofisticación de fondo. Sin embargo, si ha decidido que su gran organización necesita algo de potencia contable, debe consultar Intacct.
Independientemente de su elección, hay cinco errores cruciales que debe evitar al implementar su software de contabilidad. Necesita saber cuáles son, por qué evitarlos y cómo aprovechar al máximo su nuevo sistema.
1. No seas barato
Como mencioné anteriormente, las grandes empresas necesitan grandes sistemas. Claro, Intuit y Freshbooks ofrecen soluciones asequibles y capaces que son fáciles de implementar. Pero las empresas con gran personal y operaciones multinacionales querrán gastar un poco más de dinero en un sistema que pueda escalar e integrarse con herramientas de otras líneas de negocios. Por ejemplo: los sistemas de clase empresarial pueden manejar consultas incluso dentro de los sistemas de inteligencia empresarial (BI), gestión de proyectos y gestión de relaciones con el cliente (CRM) más expansivos.
Además, el software de contabilidad de clase empresarial le permite crear un sistema único basado en las necesidades específicas de su empresa. Ofrecen diferentes opciones para diferentes verticales, y se pueden adaptar para adaptarse a diversas geografías y monedas. Pero si opta por un software más barato, se quedará atrapado usando un sistema plug-and-play que es único para todos.
2. (Probablemente) No compre en las instalaciones
Si espera que su negocio crezca, no desea comprar un sistema que dependa de la infraestructura de su centro de datos. Con los sistemas basados en la nube, terminará pagando una pequeña tarifa para aumentar las demandas de infraestructura de su proveedor, pero eso no es nada en comparación con lo que pagará si tiene que actualizar su propio ecosistema interno.
Aumentar la escala del software de contabilidad local requerirá que pague más en tarifas de licencia y mantenimiento. También tendrá que actualizar continuamente su hardware a servidores más capaces y expansivos para manejar los requisitos de datos adicionales, y esto significa más costos de energía y más software para monitorear el rendimiento de su red. Como mencioné anteriormente, las soluciones basadas en la nube aún requerirán que pague un poco más a medida que crezcan sus necesidades, pero los costos no serán tan dramáticos como con un sistema local. Ahora, si puede permitirse el lujo de actualizar en todos los ámbitos, o simplemente se siente más cómodo al alojar sus datos en su propio centro de datos, ignore todo en esta subsección.
3. No ignore la base de datos
Independientemente de si elige el software local o externo, querrá tener en cuenta la base de datos que está utilizando para almacenar toda su información. Si opta por un usuario único o un sistema estándar, probablemente dependerá de la base de datos del proveedor para almacenar todos sus datos. Algunos proveedores limitan la cantidad de datos que puede almacenar en sus sistemas, por lo que tendrá que cambiar de software si su empresa se expande drásticamente.
Afortunadamente, la mayoría de las soluciones de clase empresarial pueden manejar una variedad de bases de datos, por lo que es importante determinar si la base de datos y el sistema pueden funcionar bien entre sí para maximizar su rendimiento de back-end. SQL Server de Microsoft es una opción capaz y estándar que muchos de ustedes ya podrían estar usando. MYSQL es otra opción popular. La mayoría de los sistemas de contabilidad coinciden con ambas bases de datos bastante bien. Trabaje con su departamento de TI y equipo de contabilidad para determinar qué sistema es la mejor opción para sincronizar con sus datos, especialmente si su empresa utiliza un lenguaje de programación de base de datos único o exclusivo.
4. No te olvides de incluir RRHH
Su software de gestión de recursos humanos (HR), como nuestro Editors 'Choice BambooHR, interactuará con su software de contabilidad más que la mayoría de los otros sistemas que adopte. Si no se garantiza una integración fluida entre ambas herramientas, casi garantizará que tendrá que cambiar una u otra en poco tiempo.
La combinación de estos dos sistemas le brinda una vista panorámica de cómo sus empleados impactan el resultado final. Podrá comprender mejor el impacto cruzado de todo, desde la gestión de gastos, el costo de reclutamiento y el costo de los despidos. Podrá sobrevivir sin integrar los sistemas, pero sus operaciones serán más lentas, menos inteligentes y menos automatizadas que los competidores que escucharon este consejo.
5. No descuides el punto de venta (POS)
Se sorprenderá de cuántas soluciones de contabilidad no ofrecen integración POS. Este es un gran problema, especialmente para las empresas físicas y los restaurantes que realizan un montón de pequeñas transacciones en múltiples ubicaciones.
La solución adecuada podrá recopilar, organizar y sincronizar automáticamente las transacciones dentro de su solución de contabilidad. Esta integración reduce drásticamente la cantidad de entrada de datos manual requerida por su equipo de contabilidad, y le da a sus equipos financieros supervisión sobre dónde y cuándo se generan los ingresos. Sin mencionar cómo este capital puede aplicarse inmediatamente a los saldos pendientes de la compañía.
