Video: Elementos indispensables en una Sala de Reuniones (Noviembre 2024)
Cualquier empresa con más de dos o tres personas bajo el mismo techo necesita un lugar físico donde todos puedan reunirse alrededor de una mesa, ya sea para discutir ideas o analizar los detalles de su próximo plan de negocios. Los espacios para conferencias y las salas de reuniones también son espacios importantes para recibir visitantes, como socios comerciales, clientes potenciales y miembros de la prensa.
Asegúrese de que sus salas de reuniones sean lugares cómodos donde las personas puedan realmente hacer el trabajo. Aquí hay cinco elementos para colocar en sus salas de conferencias que ayudarán a promover la colaboración.
1. Nombre de red Wi-Fi y contraseña
Publique el nombre y la contraseña de la red Wi-Fi para invitados en algún lugar visible en su sala de reuniones. Cuando tiene reuniones con personas de fuera de la organización, no quiere perder el tiempo de nadie tratando de encontrar el inicio de sesión de la red o deletrearlo. Podría ser un letrero de papel montado en un marco de plástico transparente en la pared, o bien escrito y pegado al borde de la mesa. Hazlo visible y un elemento permanente de la sala, pero también asegúrate de que puedes actualizarlo fácilmente cuando cambien el nombre de la red y las contraseñas.
Además, asegúrese de tener un enrutador en la habitación o justo afuera. Algunas empresas montan enrutadores en el techo, boca abajo, donde son menos visibles pero ofrecen un gran alcance.
2. Periféricos para un monitor
Las salas de reuniones modernas suelen tener pantallas montadas en las paredes. Pero un monitor es tan útil como los adaptadores DVI, HDMI y VGA y otros equipos de conectividad que lo acompañan.
Asegúrese de que haya una cantidad suficiente de cables y adaptadores, y que el cable sobrante esté fuera de la vista. Alternativamente, puede usar la conexión inalámbrica con un Apple TV y Airplay, o incluso un Google Chromecast para proyectar contenido desde dispositivos móviles.
Si está debatiendo si hacer que sus salas de conferencias sean inalámbricas, sino dedicadas a una sola plataforma (productos Apple con AirPlay, por ejemplo), tenga en cuenta que no se trata solo de los adaptadores que su equipo interno necesita, sino también de lo que los visitantes necesitan para conectarse, también.
3. Una pizarra (o una mesa de vidrio) y marcadores de borrado en seco
La tercera cosa para mantener en una sala de reuniones puede sonar un poco vieja escuela y de baja tecnología: una pizarra y marcadores de borrado en seco. La razón por la que sugiero es porque a muchas personas todavía les gustan, y si hay un artículo de bajo costo que puede ayudar a mantener a los empleados eficientes, ¿por qué no dárselos?
Las pizarras blancas pueden ser antiestéticas, especialmente después de algunos años de uso, pero hay una alternativa simple. Equipa tus salas de reuniones con mesas de vidrio. Funcionan igual que las pizarras blancas cuando les colocas un marcador de borrado en seco, nadie tiene que levantarse de su asiento.
4. No olvides un bote de basura
Otro elemento de baja tecnología que sigue siendo absolutamente esencial en cada sala de reuniones es un bote de basura. Los recipientes de basura alientan a las personas a que limpien después de sí mismas, así de simple. Y si alguna vez ha asistido a una reunión de negocios importante en la que necesitaba un bote de basura y no pudo encontrar uno, ya sabe lo incómodo que puede ser.
5. Fotos e ilustraciones
Finalmente, dele a sus salas de reuniones algunas fotos o ilustraciones relacionadas con su negocio, o tal vez algo que represente algo sobre la misión de su empresa. En primer lugar, serán recordatorios de la razón real por la que sus empleados y socios comerciales están en esa sala de reuniones.
