Organízate: 5 aplicaciones que debes dejar sin papel

Dejar de usar papel no tiene que ser difícil, especialmente si sabes qué herramientas pueden ayudarte a hacerlo. Si está tratando de abandonar el papel por completo, hay al menos cinco herramientas que necesita para que funcione.

¿En qué parte de tu vida sigues usando papel? Tal vez mantenga su lista de tareas en un cuaderno o tal vez tenga una pila de documentos que necesita firmar con tinta. Puede eliminar casi todo el papel en su vida cuando tiene estas cinco herramientas:

1. una aplicación de lista de tareas,
2. una aplicación de escaneo,
3. un servicio de sincronización de archivos,
4. herramientas de firma electrónica, y
5. Un servicio de entrega de documentos.

Veamos más de cerca cada una de estas herramientas y lo que hacen. También doy recomendaciones para aplicaciones específicas que puede usar para ayudarlo a comenzar.

1. Aplicación Lista de tareas

Nunca señalaría con el dedo a alguien que usa una lista de tareas en papel si encuentra que funciona para ellos. Sin embargo, si intenta dejar de usar papel, uno de los mejores lugares para comenzar es trasladar todas sus tareas y listas a una aplicación.

Las mejores aplicaciones de listas de tareas son mucho más eficientes que las listas en papel. Con el papel, está atrapado en tachaduras y no puede reorganizar fácilmente las tareas cuando cambian sus prioridades. Tampoco puede asignar tareas a otras personas y recibir alertas tan pronto como las completen.

Con una aplicación de lista de tareas pendientes, recibirá recordatorios de las próximas fechas de vencimiento, notificaciones cuando alguien más complete una tarea, la capacidad de reorganizar su lista en cualquier momento y muchos otros beneficios. Mis tres mejores opciones entre las aplicaciones de la lista de tareas son:

• Todoist Premium
• Asana (se muestra arriba)
• Any.do

Si está tratando de dejar de usar papel, debe encontrar una aplicación de lista de tareas que funcione para usted y mantenerla durante algunas semanas.

Comience creando tres categorías de listas: trabajo, personal y hogar. Siempre puede cambiarlos más tarde si no son adecuados para sus necesidades. En su sección de trabajo, escriba las tareas en el trabajo que debe completar esta semana. En su lista personal, anote cualquier cosa personal que necesite hacer, como enviar una tarjeta de agradecimiento o programar una cita para cortar el cabello. Use la sección de su hogar para comenzar una lista de compras.

Eso es suficiente para comenzar. A medida que utilice su aplicación de tareas pendientes, descubrirá qué estrategias funcionan mejor para usted cuando se trata de organizar listas, configurar recordatorios y asignar tareas a otras personas. Sin embargo, durante las primeras dos semanas, es mejor mantener sus listas cortas y directas. Usar una aplicación de lista de tareas por primera vez es como adoptar un nuevo hábito; Si es demasiado complicado, es posible que no te quedes con él. Una vez que haya adquirido el hábito, puede comenzar a refinar sus estrategias de lista de tareas.

2. Aplicación de escaneo

Una aplicación de escaneo es invaluable para convertir documentos en papel importantes en archivos digitales. Cuando digitaliza documentos, realiza una copia de seguridad de ellos, lo que significa que puede triturar o reciclar los originales, o archivarlos de forma segura. Algunos de los elementos que puede querer digitalizar son declaraciones de impuestos en papel, documentos de identificación, certificados oficiales (como nacimiento, defunción, matrimonio o diploma), garantías y recibos, recetas e incluso documentos no impresos, como los detalles y las instrucciones. impreso en la parte inferior del enrutador wifi de su hogar.

Las aplicaciones de escaneo convierten la cámara de su teléfono en un escáner. Si bien puede usar cualquier impresora con escáner para digitalizar documentos, las aplicaciones de escaneo móvil son mucho más convenientes, por no mencionar, portátiles. Puede tomar una foto de cualquier cosa en cualquier lugar.

Las mejores aplicaciones de escaneo detectan no solo los bordes del elemento que está escaneando, sino también qué tipo de elemento es, ya sea una página de un libro o una tarjeta de visita. Los mejores también incluyen la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que dentro de un minuto más o menos de escanear un documento, pueda copiar y pegar el texto. Una buena aplicación de escaneo también debería poder compilar múltiples páginas en un solo archivo.

Dos aplicaciones de escaneo que cumplen con todos esos requisitos y están disponibles tanto para Android como para iOS son:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (suscripciones desde $ 9.99 por año; o $ 59.99 para tenerlo directamente) y
• Scanbot Pro ($ 6.99).

3. Herramienta de firma electrónica

Si no utiliza papel, debe poder firmar documentos sin imprimirlos. Casi no hay razón para imprimir y firmar una hoja de papel que alguien le envía electrónicamente. Debería poder firmar la mayoría de los documentos digitalmente, con muy pocas excepciones. Para hacerlo, necesita una aplicación que le permita crear una firma digital y aplicarla a los archivos.

Algunos ejemplos de software que incluye herramientas de firma electrónica son:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, y
• Vista previa para macOS (se muestra arriba).

Para comenzar, primero debe crear una firma, que a menudo es la parte más difícil porque las firmas tienden a verse descuidadas cuando se hacen con un mouse, un dedo y una pantalla táctil o un lápiz. La buena noticia es que solo tienes que hacer este paso una vez. Después de crear y guardar una firma, puede usarla una y otra vez. Para obtener más detalles sobre dos de los métodos más populares, puede obtener más detalles sobre las historias de PCMag sobre cómo firmar un PDF con Acrobat Reader y cómo firmar un PDF en la vista previa de macOS.

Si tiene dificultades para firmar su nombre con un mouse, un dedo o un lápiz óptico, verifique si hay una opción para tomar una foto de una firma con lápiz y papel que luego pueda cargar.

4. Servicio de sincronización de archivos

Un servicio de sincronización de archivos pone a su disposición todos sus documentos sin importar qué dispositivo tenga a mano. Aquí hay un ejemplo de cómo un servicio de sincronización de archivos es indispensable: hace unos años estuve en el aeropuerto solicitando Global Entry. Mi entrevistador me pidió un comprobante de dirección postal. No está en mi licencia de conducir, y no traje ningún correo conmigo para mostrárselo. Entonces recordé que había escaneado y guardado un documento de bienes raíces que me habían enviado a la dirección que necesitaba. Abrí la aplicación móvil de mi servicio de sincronización de archivos y saqué el documento para mostrar al entrevistador. Estaba satisfecho y obtuve mi Global Entry.

Tres de los servicios de sincronización de archivos más conocidos, y no dudo en recomendar ninguno de ellos, son:

• Caja,
• Dropbox y
• Google Drive.

Muchos programas de sincronización de archivos también le permiten guardar copias de documentos fuera de línea en sus dispositivos, lo que es muy útil para cualquier cosa que pueda necesitar en una semi-emergencia, como certificados de seguro, una identificación o nombres y números de teléfono en un árbol telefónico..

Algunos de los mejores servicios de sincronización de archivos también tienen herramientas para compartir documentos, a las que podemos acceder a continuación.

5. Herramienta para compartir documentos

Una forma común de enviar documentos digitales es adjuntarlos a un correo electrónico. Sin embargo, esa opción no siempre es ideal, porque no siempre se puede saber cuándo o si el destinatario las obtuvo. (Puede usar los recibos de lectura, pero solo funcionan si el destinatario no los ha bloqueado o rechazado). Otro problema con el correo electrónico es que algunos archivos son demasiado grandes o su programa de correo electrónico degrada automáticamente la calidad del original.

Una forma alternativa de enviar documentos digitales es compartirlos a través de algún otro servicio basado en la nube. Los servicios de sincronización de archivos, como los mencionados en la sección anterior, generalmente le permiten compartir un archivo generando un enlace que luego puede enviar como desee. Los servicios de almacenamiento en la nube (muchos de los cuales ahora son indistinguibles de los servicios de sincronización de archivos) generalmente también los tienen.

Por lo general, coloca los archivos que desea compartir en una carpeta en su aplicación de sincronización o almacenamiento en la nube y hace clic derecho para obtener un enlace que puede compartir. Desde ese enlace, el destinatario puede descargar los archivos. Según el servicio que tenga, es posible que tenga la opción de ver cuándo o con qué frecuencia la persona descarga el archivo. Algunos servicios, incluido Dropbox, incluso le permiten crear una fecha de vencimiento para el acceso.

Mira hacia adelante, comienza hoy

Un último consejo sobre dejar de usar papel es comenzar hoy y mirar hacia adelante en lugar de hacia atrás. Lo que quiero decir con eso es que no se obsesione con la digitalización de la acumulación de papel que tenga. En cambio, adopte algunas aplicaciones que lo ayudarán a dejar de usar papel a partir de ahora , y podrá avanzar con sus nuevos hábitos.