Video: Los 6 beneficios de digitalizar tus departamentos de RR.HH., Finanzas, Marketing y Ventas | Ricoh (Noviembre 2024)
Si su empresa está considerando un software de gestión de documentos comerciales, deje que los números lo guíen. Claro, probablemente esté preocupado por otra tarifa perpetua de licencia de software, que se sumará mes tras mes y año tras año, pero tenga la seguridad de que estas herramientas finalmente ahorrarán más dinero del que cuestan. Una herramienta de elección del editor como Zoho Docs le brinda más flexibilidad, funciones de colaboración y capacidad de almacenamiento que tendrá con papel, carpetas de archivos y armarios de almacenamiento.
Hablé con Lisa Croft, Gerente de Mercadeo de Productos del Grupo en Adobe Document Cloud, una herramienta de administración de documentos comerciales capaz y rentable, sobre las muchas maneras en que la administración de documentos comerciales puede ahorrarle tiempo, espacio y, lo que es más importante, mucho dinero a su empresa. Estas son las cuatro formas más obvias en que estas herramientas proporcionan un excelente retorno de la inversión.
1. El costo de la impresión
Si puede deshacerse por completo de los documentos en papel al hacer que toda su operación sea digital, terminará comprando mucho menos papel que sus competidores. Además, terminará gastando menos dinero en impresión, lo que incluye costos de energía, tinta y el franqueo asociado con el envío físico de documentos a ubicaciones remotas.
Las empresas que imprimen 10, 000 documentos ahorrarán aproximadamente $ 2, 740 al cambiar a documentos digitales (10, 000 documentos son aproximadamente 1/6 de GB; más sobre esto más adelante), según los cálculos de Adobe. Si el costo del papel no lo influye, piense en cuánto estará ayudando al medio ambiente. Diez mil documentos requieren 11, 427 galones de agua, 961 libras de desechos y 3, 725 libras de madera para producir. Eso es mucho daño a nuestro ecosistema.
"Trata de no imprimir nunca", dijo Croft. "Una vez que imprime un documento, está introduciendo un costo para administrar ese documento. Si lo mantiene digital de principio a fin, ahorrará dinero desde el principio".
2. Costos de almacenamiento
El costo de los bienes raíces comerciales en Midtown Manhattan, donde se encuentran las oficinas de PCMag, es de aproximadamente $ 73 por pie cuadrado. Si dedica solo 100 pies cuadrados al almacenamiento de documentos, está gastando aproximadamente $ 7, 300 por mes, o $ 87, 600 por año, solo almacenando papel.
Sin embargo, si digitalizara completamente su operación en papel, podría almacenar 64.800 páginas de documentos de Microsoft Word en menos de 1 GB de almacenamiento digital en la nube. Con Zoho Docs, por ejemplo, podría pagar solo $ 96 por 100 GB de almacenamiento por año. Cien gigabytes equivalen a 64, 800, 000 páginas de Word. Con Zoho Docs, también obtendrá acceso a funciones como el intercambio de archivos grupales, la edición en línea y simultánea del equipo, e incluso registros de auditoría que le dicen exactamente quién accedió y realizó cambios en sus documentos (más sobre esto más adelante).
3. Haz más por menos y hazlo más rápido
Anteriormente mencioné algunas características digitales que hacen que los sistemas de gestión de documentos comerciales sean más valiosos para su negocio que los documentos estándar en papel. En esta sección, profundizaré un poco más. Con Adobe Document Cloud, por ejemplo, puede enviar un solo archivo a múltiples usuarios y solicitar firmas de cada destinatario. Piense en cuánto más complejo y costoso sería ese proceso con el papel y el Servicio Postal de los Estados Unidos. Ahora, multiplique ese costo por las veces que repita el proceso durante todo el año.
"Firmar electrónicamente un documento le ahorra dinero", dijo Croft. "No tiene que enviarlo por FedEx. No tiene que esperar a que se le envíe de vuelta. Esto reduce el tiempo y las copias adicionales del documento. También elimina los problemas con las personas que cambian el documento, por lo que sabe el documento que salió y se firmó es el documento que realmente envió ". Entraré en seguridad en la siguiente sección.
¿Qué pasa con la edición grupal? Con herramientas como Zoho Docs, puede reunir un grupo y realizar cambios simultáneos en los documentos sin tener que enviarlos de un miembro a otro. Incluso si ya estuviera utilizando Microsoft Word y correo electrónico, este proceso sería mucho más lento y menos colaborativo. Es probable que cree un documento y lo envíe por la cadena de comando para múltiples revisiones, momento en el cual el documento se lo enviará nuevamente para que lo revise. Con el software de gestión de documentos de negocios, todas las partes invertidas podrían realizar modificaciones en el documento a la vez, todo dentro del mismo visor de documentos.
"Ser capaz de colaborar en un documento es un beneficio, definitivamente", dijo Croft. "El valor de esto es que ahorra dinero para viajar, y también reduce los ciclos de revisión. Estás llevando un documento de principio a fin a través de un ciclo bastante complejo. Cada vez que puedes reducir ese tiempo, estás ahorrando dinero". Esas cosas periféricas en las que la gente no piensa pero que le ahorran dinero a largo plazo ".
4. Las muchas facetas de la seguridad de los documentos
Es imposible cuantificar cuánta seguridad de documentos puede salvar su empresa hasta que sea demasiado tarde. Por ejemplo: ¿Qué sucede si alguien toma un contrato que usted le envió en un papel físico y realiza cambios no confirmados en los términos del acuerdo? Es posible que no vea los cambios reflejados en el documento fraudulento antes de firmarlo. Ahora es legalmente responsable de los términos del nuevo y falso acuerdo.
Además, ¿qué pasa si alguien pierde un pedazo de papel que contiene información corporativa vital y esa información cae en las manos equivocadas? Podría perder su ventaja competitiva o podría ser demandado. Aunque no hay forma de poner un número sobre lo que este daño podría costar a su negocio, es casi seguro que sea menor que el precio de una suscripción anual de gestión de documentos comerciales.
Las "herramientas de gestión de documentos empresariales" le permiten saber quién tiene acceso y qué pueden hacer con un documento ", dijo Croft. "Puedo enviarte un archivo y decirte cuándo lo abriste, si lo miraste, lo imprimiste. Sé dónde está el documento. ¿Ese documento caerá en las manos equivocadas? Estas herramientas eliminan ese riesgo por completo "Es algo en lo que no piensas en ahorrar dinero, pero a la larga podría".
Encuentra la herramienta adecuada para ti
Aunque Zoho Docs y Adobe se encuentran entre las mejores herramientas del mercado, otros productos como Google Drive, Microsoft SharePoint y Dropbox Business ofrecen conjuntos de funciones únicas que pueden adaptarse mejor a sus necesidades.
Por ejemplo: Google Drive ofrece acceso completo en línea a documentos, puede leer archivos de Microsoft Office y ofrece almacenamiento ilimitado para más de cinco usuarios. SharePoint es la herramienta ideal para empresas que confían principalmente en herramientas de Microsoft Office 365 como Word, PowerPoint y Excel. Dropbox es el mejor para almacenar, administrar y transferir archivos. La compañía incluso recientemente agregó herramientas de administrador de TI para darle más flexibilidad sobre quién ve qué documentos.
