4 tendencias comerciales a tener en cuenta al elegir el software de contabilidad en la nube

Incluso para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), elegir una nueva plataforma de contabilidad en la nube o actualizar la existente puede ser un ejercicio difícil que se vuelve más desafiante no solo por la necesidad de satisfacer los requisitos inmediatos de su organización, sino también porque tendrá que anticipar el futuro también. Para ayudar, aquí hay cuatro tendencias importantes sobre las que querrá consultar cuando hable con posibles proveedores.

Primero, querrá saber si el software que está explorando utiliza aprendizaje automático (ML). Entonces, si es así, ¿cómo se traduce ese ML en asistencia digital a través de la inteligencia artificial (IA)? Después de eso, el caucho realmente se encuentra con el camino donde se cruzan esas dos primeras tendencias y todos sus datos existentes: a saber, ¿qué tan bien maneja su posible paquete el análisis de datos? Finalmente, querrá saber qué tan extensible es su software cuando se trata de integrar sus datos con los de otras aplicaciones de back-office, que podrían ser cualquier cosa, desde marketing digital hasta sus sistemas de punto de venta (POS).

Discutí estas tendencias con algunas empresas de contabilidad en la nube y planificación de recursos empresariales (ERP) para determinar cuán importante es cada una para ayudarlo a hacer su trabajo. Más importante aún, discutimos cuán importante sería cada uno con respecto a qué tan bien hará su trabajo en el futuro cercano cuando estas tendencias se conviertan en la norma para el software de contabilidad.

1. Aprendizaje automático (ML)

En su nivel más básico, ML se refiere a la capacidad de un sistema de software para modificar sus propios algoritmos internos para mejorar el rendimiento. ¿Sabes cómo Facebook sabe qué amigos etiquetar cuando publicas una foto? Esto se debe a que Facebook ha estado recopilando información de todas sus publicaciones etiquetadas anteriormente. ¿Alguna vez viste una película que Netflix te recomendó? Netflix supo recomendar esa película en función de sus selecciones anteriores.

Ahora, ¿cómo se relaciona esto con el software de contabilidad? Bueno, ML ayuda a hacer cosas como ordenar automáticamente los resúmenes de facturación, recomendar códigos de cuenta y sugerir ubicaciones repetitivas de datos. Más importante aún, a medida que continúa utilizando su software y a medida que continúa aceptando o rechazando sugerencias de sus algoritmos de ML, más inteligente se vuelve el software. En lugar de utilizar ML para recibir recomendaciones y ordenar información, su software comenzará a sugerir automatizaciones de flujo de trabajo de varios pasos.

"El aprendizaje automático dará como resultado una mejor toma de decisiones", dijo Jon Roskill, CEO de la empresa de planificación de recursos empresariales Acumatica. "También aumentará la productividad y proporcionará controles más estrictos y más información sobre los datos para ver en las esquinas. El presupuesto y el pronóstico de hoy se basan en mirar hacia atrás a lo largo de largas líneas de tendencia, no en desarrollos recientes y proyecciones a futuro. Un mejor informe resulta en mejores decisiones"."

Si todo esto suena, bueno, caro, no te preocupes. Muchas de las empresas más grandes que usan software de contabilidad ya están empleando ML en sus sistemas. No pasará mucho tiempo antes de que esta tecnología se convierta en la norma, incluso para la solución de contabilidad de las empresas más pequeñas.

"Al igual que con muchas innovaciones de software de contabilidad y finanzas, es probable que las empresas más grandes lideren el camino para construir o requerir soluciones que incluyan alguna forma de aprendizaje automático", dijo Scott Davisson, cofundador de la empresa de software para pequeñas empresas Acclivity. "A partir de ahí, millones de pequeñas empresas pueden heredar esas innovaciones a medida que se aplican a sus necesidades / requisitos. Pero los propietarios de pequeñas empresas son utilitarios en lo que se refiere a las innovaciones de tecnología contable. En otras palabras, están ocupados y tienen recursos limitados, por lo que tienden a adoptar soluciones que demuestran un beneficio tangible. Por lo tanto, si bien puede llevar algún tiempo que el aprendizaje automático llegue al espacio SMB, es probable que proporcione ventajas clave y cuantificables cuando lo haga ".

2. Inteligencia artificial (IA)

Antes de entrar en cómo la IA afectará el software de contabilidad de las pequeñas empresas, es importante que distingamos entre ML e IA. Aunque son similares, ambos términos a menudo se usan indistintamente (e incorrectamente). Aquí está la diferencia básica entre ambos términos: los sistemas de ML utilizan la inteligencia para mejorar el rendimiento al ofrecerle recomendaciones y formas de racionalizar los procesos, mientras que los sistemas que utilizan IA le dan autonomía al software para llevar a cabo tareas y tomar decisiones sin supervisión humana. ML es Netflix haciendo recomendaciones de películas; AI es un automóvil que te lleva al trabajo mientras tomas una siesta en el asiento trasero.

De acuerdo, probablemente te estés preguntando cómo se relaciona un auto sin conductor con la contabilidad de las PYMES. Buena pregunta. ¿Recuerdas en la sección anterior cuando mencioné que ML recomendaría y sugeriría entradas? ¿Qué sucede si confía en el software para ingresar datos por sí mismo sin requerir su supervisión?

"La inteligencia artificial automatizará las tareas mundanas y no hay escasez de tareas mundanas", dijo Roskill. "La IA proporcionará un nivel infinito de velocidad y precisión, eliminando errores y errores humanos, resultando en una mejor precisión".

Ciertas tareas, como ingresar y auditar gastos, responder preguntas básicas de los clientes y evaluar y rechazar préstamos basados ​​en evaluaciones de riesgo automatizadas, son solo algunas de las muchas formas útiles en que AI ya está afectando a las grandes empresas de contabilidad empresarial. Pero este nivel de automatización pronto llegará a las herramientas de contabilidad de todos los tamaños.

"La inteligencia artificial abrirá software de contabilidad y finanzas a un nuevo conjunto de usuarios que no necesitan hablar de contabilidad para obtener información del sistema", dijo Aaron Harris, CTO de la compañía de software de administración financiera Intacct. "Los proveedores de software de contabilidad inteligente están diseñando su interactividad de inteligencia artificial con el conjunto correcto de usuarios en mente".

3. Datos y análisis

Un área clave donde se cruzan AI, ML y una gran cantidad de datos contables es el análisis de negocios. Y aunque ciertamente puede implementar una herramienta de terceros, como el ganador de Editors 'Choice Tableau, para ayudar a analizar todos esos conjuntos de datos dispares en ideas procesables, también debe tomarse el tiempo para examinar lo que su plataforma de contabilidad central está haciendo por sí sola a este respecto. En los últimos años, todo tipo de aplicaciones empresariales responsables de generar o filtrar grandes conjuntos de datos han estado explorando el análisis de datos como un valor agregado central y la contabilidad no es una excepción.

Los paquetes de contabilidad se centran en varias áreas a este respecto, en particular la auditoría y la evaluación de riesgos, así como la detección de fraudes. Al integrar fuentes de datos adicionales de otras aplicaciones en la cartera de su organización, como datos de clientes del sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM), datos de sensores de fabricación y datos de compras de su cadena de suministro y aplicaciones de gestión de inventario, las cuentas verificadas en análisis de datos pueden Proporcionar información más profunda y niveles más altos de visibilidad sobre cómo su organización realmente funciona y gana dinero.

Para aquellas organizaciones sujetas a las regulaciones de cumplimiento, la tendencia hacia el uso de análisis de datos para detectar el fraude puede ahorrarles mucho dinero a las empresas y, al mismo tiempo, salvar las relaciones con clientes y socios en peligro Los avances en la visualización de datos y la capacidad de empalmar la fecha de fuentes alternativas permite que algunas aplicaciones de contabilidad detecten incluso los problemas más sutiles y determinen si el fraude podría ser un factor.

4. Integraciones y extensiones

Cualquiera que haya utilizado software empresarial basado en la nube comprende la importancia de vincular conjuntos de datos de una herramienta a otra. Por ejemplo, su gestión de relaciones con los clientes (CRM) y el software de automatización de marketing pueden provenir de diferentes proveedores, pero los distintos conjuntos de datos en cada herramienta son relevantes para los usuarios de ambos sistemas. Como resultado, ser capaz de extraer datos de un sistema a otro o vincular los flujos de trabajo en ambos sistemas sin un fondo profundo de tecnología, hará que su vida sea más fácil y su trabajo mucho más inteligente.

Davisson dijo que la flexibilidad para el software de contabilidad es importante porque permite a los propietarios de pequeñas empresas actuar como desarrolladores de software. "Pueden evaluar sus necesidades internas, dónde necesitan flujos de trabajo más eficientes o qué aplicaciones necesitan qué datos", dijo. "Y pueden implementar soluciones sin embarcarse en proyectos de desarrollo costosos y complicados".

Las herramientas como IFTTT y Zapier no solo combinan sistemas dispares, sino que le permiten automatizar flujos de trabajo complejos en múltiples sistemas, y le permiten hacerlo con una experiencia tecnológica mínima. Un excelente ejemplo de lo que podría lograr mediante la compra de un sistema de contabilidad que se puede vincular a una de estas herramientas de conector es el siguiente: cuando se registra una nueva transacción en su sistema, el flujo de trabajo crea una factura en Zoho Invoice, publica una notificación en Slack, crea una fila de datos en Hojas de cálculo de Google, envía un correo electrónico a compañeros de trabajo relevantes y programa un pago futuro. Tienes la idea.

"La flexibilidad para las herramientas de contabilidad es primordial", dijo Harris. "Incluso los consumidores que han optado por suites probablemente implementarán muchas soluciones. Las soluciones de contabilidad como Intacct están diseñadas para anticipar el acceso a algo más que la información de contabilidad estándar y están diseñadas para ser parte de los procesos comerciales de toda la compañía. Conectar todos estos sistemas no solo permitirá un conjunto de datos más rico para obtener información, también reducirá la latencia de datos ".