35 consejos de Google Drive que no te puedes perder

Levanta la mano si te acuerdas de Writely. Una compañía de cuatro personas llamada Upstartle lanzó el procesador de texto solo en línea en agosto de 2005, aprovechando una nueva tecnología de navegador llamada AJAX. Permitió a los usuarios guardar y recuperar instantáneamente el contenido generado en el navegador pero almacenado en el servidor. Y funcionó tan bien que Google compró Upstartle menos de un año después. En ese momento, un producto como Writely era único (el software no venía en un CD) y se consideraba una apuesta.

Avance rápido hasta hoy. El conjunto de herramientas de oficina en línea de Google no ha hecho más que crecer y mejorar. Ahora, bajo el paraguas de Google Drive, encontrará un servicio de administración y almacenamiento de archivos, así como varias aplicaciones móviles y basadas en la web. Estos incluyen: un procesador de textos (Docs, o Writely, todos adultos), una hoja de cálculo (Hojas), presentaciones (Diapositivas), dibujos y formularios.

Es un conjunto completo de herramientas que ahora adquiere la oficina mucho más madura de Microsoft; de hecho, el argumento discutible de Google Drive llevó a Microsoft a crear versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint para trabajar con su servicio de almacenamiento / sincronización OneDrive.

Las empresas pueden usar G Suite, una versión de Google Drive con todo el almacenamiento y las herramientas, además de la integración de Gmail, Calendario, Sitios y más bajo su propio nombre de dominio. El precio comienza en $ 6 por usuario por mes por 30 GB de almacenamiento en línea por usuario; organizaciones sin fines de lucro y escuelas pueden obtenerlo gratis.

Drive, nuestra elección de editores para la productividad de la oficina, es un conjunto serio de herramientas para el trabajo serio (o divertido), todo completamente gratis. Los consumidores solo pagan por el almacenamiento adicional. Pero vale la pena saber más que lo básico. Aquí se explica cómo aprovechar al máximo Google Drive.

El almacenamiento de archivos es gratuito, más o menos

Cada cuenta personal de Google Drive, que obtienes si tienes algún servicio de Google, como Gmail o Google Photos, viene con 15 gigabytes de almacenamiento gratuito. Siempre puede actualizar eso a través de Google One, pero tenga en cuenta: solo los archivos no nativos, como archivos de Microsoft, PDF o imágenes, consumen esos 15 GB. Los archivos de Documentos / Hojas de cálculo / Diapositivas de Google que cree no cuentan para su asignación de almacenamiento de Google Drive.



Sincroniza todos tus archivos

Google Drive se sincroniza en todos los dispositivos, por lo que puede iniciar un proyecto en la PC y recogerlo en el teléfono, la tableta o la computadora portátil de su hogar. Y funciona con cualquier tipo de documento, no solo documentos nativos, hojas y diapositivas. Instale el programa de Copia de seguridad y sincronización de Google en el escritorio para realizar copias de seguridad de archivos de su computadora, cámara o tarjetas SD en Google Drive.

Sin embargo, este es el aspecto de Google Drive que probablemente use sus 15 GB de almacenamiento gratuito, ya que abastece a otros tipos de archivos. Si se agota, es posible que deba pagar el almacenamiento adicional a través de Google One. Pero las opciones comienzan en $ 1.99 al mes (o $ 19.99 por año) por 100GB. Incluso 2 TB cuesta solo $ 10 al mes o $ 99.99 por año.



Colabora bien con otros

El nombre del juego con Google Docs es "colaboración". No importa si está usando computadoras portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, más de una persona a la vez puede trabajar en un documento, hasta 50 simultáneamente.

Para controlar lo que han hecho sus amigos, familiares y / o colegas, vea un historial de revisiones a través de Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones. (O haga clic en Todos los cambios guardados en Drive en la parte superior, si se muestra). Una lista en el lado derecho le mostrará quién actualizó el documento y cuándo; haz clic en un nombre para ver lo que hicieron. Dé nombres diferentes a las diferentes versiones para que sean más fáciles de rastrear: haga clic en el botón en la esquina superior derecha para ver solo las versiones nombradas.



Revisar Me gusta en Microsoft Word

¿Qué sucede si desea que las revisiones tengan el mismo aspecto que cuando rastrea los cambios en un documento de Microsoft Word? Docs admite una función llamada Sugerir ediciones. Haga clic en el botón Edición (con el ícono de lápiz) arriba de los botones Comentarios y Compartir. Obtendrá un menú que le permite editar, hacer sugerencias (con cambios visibles que usted u otros pueden aceptar más adelante) o ver el documento final.



Busca un colaborador

Si no puede recordar el nombre del documento que desea, pero puede recordar quién lo compartió con usted, haga clic en Compartido conmigo en el menú izquierdo de Google Drive. Obtendrá una lista de todos los documentos que las personas han compartido con usted. Si la lista es demasiado larga para analizar, escriba el nombre del colaborador en el campo de búsqueda en la parte superior.



Hacer público un documento

Para ser parte de la colaboración, el documento debe ser compartido. El límite es de 200 personas, pero si más de 50 colaboradores intentan editar un documento, los recién llegados solo pueden ver los cambios.

El propietario (s) del documento puede establecer quién tiene privilegios de edición. Pero para evitar problemas, haga público un documento. Haga clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha, vaya a Avanzado, luego haga clic en "Cambiar" en "Quién tiene acceso". Elija público en la web o cualquier persona con el enlace; Es posible que algunos clientes de G Suite solo puedan poner sus documentos a disposición de todos en su organización.

Los documentos públicos están disponibles para los motores de búsqueda… y Google también posee uno de esos.



Establecer un nivel de acceso

Cuando comparte todo este documento, puede pensar que todos son iguales. No tan. Hay cuatro niveles de acceso a documentos. Los propietarios pueden hacer cualquier cosa con el archivo, incluso eliminarlo, e invitar a más colaboradores. Por supuesto, los editores pueden editar, pero solo invitan a más colaboradores si el Propietario lo permite. Los espectadores pueden ver lo que está sucediendo. Los comentaristas pueden verlo, además de dejar comentarios al respecto. Los espectadores y los comentaristas pueden hacer copias de documentos, así que no piense en los documentos como "seguros".



Comunicarse mientras colaboras

Google Drive muestra a sus compañeros colaboradores de documentos en la esquina superior derecha. Puede dejar comentarios o preguntas en línea para personas específicas mientras trabaja, pero también puede enviarles un mensaje instantáneo. Haz clic en la burbuja de chat al lado de las cabezas de los colaboradores y escribe tu mensaje. Sin embargo, este no es un mensaje privado. Todos los demás en el documento también pueden ver su discusión.



Abraza los complementos

Hay una gran cantidad de complementos que pueden ampliar la funcionalidad que ya obtienes de forma gratuita en Documentos y Hojas de cálculo. Encuéntrelos o actívelos haciendo clic en Complementos> Obtener complementos al editar un documento.



Abrázate con aplicaciones

No debe confundirse con los complementos, también hay una serie de aplicaciones de Google Drive, aplicaciones completamente basadas en la web que puede vincular a su Google Drive. Hay una superposición con los complementos: probablemente no necesite la aplicación HelloFax y el complemento. Pero las aplicaciones, que se encuentran en Chrome Web Store, facilitan la edición adicional en otros lugares.



Subir mediante arrastrar y soltar

Google Drive tiene un gran botón "Nuevo" en la interfaz para crear nuevos archivos. También es cómo subir un archivo o carpeta. Omita esa parte: arrastre archivos desde el Explorador de Windows o el Finder de macOS directamente a la lista de archivos de Google Drive. En la parte inferior de la pantalla del navegador, verá una nube con una flecha hacia arriba para indicar que puede soltar el archivo que está arrastrando para soltarlo directamente en Drive.



Enlaces de creación rápida

Si desea crear rápidamente un nuevo documento, hoja de cálculo, presentación o dibujo, agregue los siguientes enlaces a la barra de marcadores de su navegador:

http: //doc.new- nuevo documento de Google

http: //sheets.new-new Google Sheet

http: //deck.new-new Google Slide

http: //site.new- nuevo sitio de Google

http: //form.new- nuevo formulario de Google



Use Companion para iniciar Windows de escritorio

La extensión Drive Companion para Google Chrome satisface una necesidad específica: dividir su documento / diapositivas / hojas de Google Drive lanzado en ventanas emergentes del navegador que proporcionan la apariencia de un programa dedicado en el escritorio. En Windows, las ventanas emergentes incluso obtienen un ícono de Google Drive en la barra de tareas, para que pueda volver a él fácilmente. La nueva ventana se puede iniciar con un documento en blanco o abrir uno existente.



Acceda a los archivos de la unidad sin conexión: escritorio

Por lo general, accede a los archivos almacenados en Google Drive cuando su navegador está conectado a Internet. Pero para aquellos momentos en los que la conexión Wi-Fi no está disponible, Google Drive admite el acceso sin conexión.

Primero, instale la extensión de Google Docs Offline Chrome (esto solo funciona en el navegador de Google), luego vaya a la configuración de Google Drive. Marque la casilla junto a "Crear, abrir y editar sus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión". Eso activa el servicio, pero tendrá que seleccionar qué archivos desea sin conexión. Vaya a drive.google.com, haga clic con el botón derecho en los documentos que desee (presione Mayús / Ctrl o Comando para varios archivos) y active "Disponible sin conexión".



Acceda a los archivos de la unidad sin conexión: móvil

Si desea trabajar con un archivo de Google Drive en su teléfono inteligente pero no tiene acceso a Internet, configure el archivo para que esté disponible sin conexión con anticipación. Abra un archivo de Documentos, Diapositivas u Hojas, toque el menú de tres puntos ( ) en la esquina superior derecha y activa el interruptor junto a " Disponible sin conexión ". La próxima vez que se conecte, los cambios que haya realizado se sincronizarán nuevamente con Google Drive.



Guardar para más tarde con Google Drive

Evernote es un repositorio en línea para todas sus cosas digitales. Puede usar Google Drive de manera similar. Una extensión de Google Chrome llamada Guardar en Google Drive hace que sea muy fácil guardar casi cualquier cosa que vea en línea en una carpeta en Google Drive. Sin embargo, hay algunas advertencias. Realmente no puede guardar solo las partes buenas de texto de una página: solo puede guardar una vista de este como un archivo PNG, todo el código fuente HTML, o guardarlo como un Google Doc (que eliminará el formato). Haga clic derecho en una imagen y puede guardar solo eso. Para ahorrar información seria, quédese con Evernote, OneNote o Pocket.



Documentos compartidos directos a través de Gmail

Si usa Gmail y Google Drive, tiene suerte: nunca más tendrá que adjuntar un documento. Eso significa que nunca se encontrará con ese límite de archivos adjuntos de 25 MB; en su lugar, envíe hasta 10 Gigabytes de archivos.

Los archivos deben cargarse primero en el almacenamiento de Google Drive. Inserte los archivos en un mensaje de Gmail con un clic en el ícono de Google Drive ( ) en la parte inferior de la pantalla de redacción de correo electrónico. Si los archivos están en su disco duro, arrástrelos y suéltelos desde la pestaña Cargar.



Use aplicaciones móviles separadas para editar

Google ha ofrecido una aplicación Drive para iOS y Android durante mucho tiempo, pero la edición de archivos fue una mezcla, por lo que Google movió esa funcionalidad a aplicaciones separadas para Documentos (iOS, Android), Hojas de cálculo (iOS, Android) y Presentaciones (iOS, Android). La aplicación Drive continúa para proporcionar acceso y visualización de archivos almacenados; cuando necesite editar, lo dirigirá a una de las otras aplicaciones, siempre que estén instaladas.



Convertir a formato de Google Docs

Puede agregar casi cualquier archivo a Google Drive para almacenamiento, pero ¿cómo trabaja con ellos después de que se cargan? Convertir un archivo al formato de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google es bastante fácil. Cargue el archivo y haga clic con el botón derecho para seleccionar "Abrir con". Aparecerá un submenú de opciones con opciones que le permiten cambiar, por ejemplo, un documento de Word a un documento de Google. Creará una copia, dejando el archivo original intacto.

También puede usar la extensión de Chrome Edición de documentos para documentos, hojas y diapositivas para editar cualquier documento de Office que arrastre al navegador. Luego puede guardarlos nuevamente en su formato original, o mantenerlos en el formato de Google Drive para ahorrar espacio.



Convierta todas las imágenes / PDF en texto

Si desea que todos los elementos que cargue en el escritorio, incluso los PDF, se conviertan en texto que puede editar como Google Doc, vaya a Google Drive (no Docs) en el escritorio, haga clic en el icono de engranaje ( ) arriba y selecciona Configuración. En el cuadro emergente, marque la casilla junto a Convertir cargas. La carga de archivos puede demorar un poco más, pero vale la pena. Terminará con un Google Doc que tiene la imagen insertada, con el texto editable a continuación.



Escanear con la aplicación móvil

Una característica única de la aplicación móvil de Google Drive (no en las aplicaciones de Documentos y Hojas de cálculo separadas) es la capacidad de cargar una imagen. ¿Por qué harías eso? Google escanea las palabras de la imagen y se convierten en texto de búsqueda. Es excelente para tomar una foto de una receta, menú, horario de la tienda, cualquier cosa que necesite encontrar más tarde, pero no quiera volver a escribirla. (Sin embargo, la aplicación iOS no hace que el texto sea editable con OCR, eso solo funciona desde el escritorio o desde Android).



Recopilar datos de otros

Una aplicación en el colectivo de Google Drive que no recibe mucha atención es Forms, pero es útil. Piense en ello como su propio SurveyMonkey personal. Configure una encuesta, una encuesta, lo que tenga y compártala. Los datos recopilados se insertan en un archivo de hoja de cálculo de Hojas. Los formularios son tan colaborativos para construir como cualquier documento. Los formularios admiten barras de progreso (para mostrar a los encuestados cuánto tiempo tienen que terminar), imágenes y videos de YouTube.



Draw in Docs

La aplicación Dibujos en Google Drive no es realmente para la edición de fotos. Pero se puede usar para preparar algunos gráficos. Si necesita algo de creatividad de imagen en un documento, lo tiene. En Documentos, Hojas de cálculo o Diapositivas, navegue hasta Insertar> Dibujo> + Nuevo: obtendrá una versión reducida de la aplicación Dibujo que hace que sea muy fácil incluir su arte. Si ya guardó el arte que creó en Drive, seleccione Dibujo> Desde Drive desde el menú Insertar.



Ir a pantalla completa (dos veces)

¿Necesita un tiempo de escritura sin distracciones? Seleccione Ver> Pantalla completa para deshacerse de los menús de las aplicaciones y las barras de herramientas en la parte superior (presione la tecla Esc para que vuelvan). Presione F11 en modo de pantalla completa para ocultar los menús del navegador, también, y nuevamente para que regresen.



El panel de investigación encuentra más

Cuando tienes una cabeza de vapor en un proyecto y un espacio en pantalla limitado, lo último que quieres hacer es salir de la página para hacer una búsqueda. El panel de investigación (accesible solo en Documentos) lo evita. Haga clic en Herramientas> Explorar (o Ctrl + Alt + Shift + I) para acceder a él. Facilita la inserción de una cita a pie de página en su documento que enlaza con los resultados. Use Ctrl + Shift + Y cuando el cursor esté en una palabra determinada y el panel muestre la definición. Incluso puede usar el panel Explorar para insertar imágenes que encuentre.



Insertar enlaces con búsqueda

Es fácil insertar un enlace en un documento de Google. Seleccione el texto, haga clic en el icono de la cadena o presione Ctrl-K, y aparecerá un menú emergente donde puede pegar la URL. Pero si aún no tiene una URL para el enlace, Google encontrará una para usted, ya que la búsqueda de Google está integrada. Primero buscará el término que ha resaltado. Si eso no funciona, escriba una consulta diferente, no cambiará el texto del documento. Una vez que encuentre un enlace que le guste, haga clic para insertarlo instantáneamente.



Ver cada acceso directo

Abra los atajos de teclado y será un dios de Google Drive. Excepto qué son y cómo los encuentras. No importa en qué aplicación de Drive se encuentre, incluso en la página principal de Google Drive, simplemente escriba Ctrl + / y el menú contextual revelará todas las opciones de teclado disponibles.



Traducir sobre la marcha

¿Tienes un documento en un idioma extranjero? Suba a Google Drive, ábralo (como Google Doc), haga clic en Herramientas> Traducir documento. Obtendrá un documento duplicado en su idioma preferido.

• Tipo de voz en documentos

  Abra un nuevo archivo de Google Doc en blanco para el procesamiento de textos en el escritorio, y si su computadora tiene un micrófono, tiene la opción de escribir por voz. Encuéntralo en el menú Herramientas o presiona Ctrl + Shift + S. Coloca un ícono de micrófono junto al documento: haga clic en él para hablar y lo que diga aparecerá en el documento. El icono del micrófono se vuelve rojo y obtendrá un contorno objetivo cuando te escuche.

  Google ha hecho mucho para perfeccionar el reconocimiento de voz y el dictado en los últimos años y esto funciona bastante bien. No solo para escribir lo que dices (incluida la puntuación básica, por ejemplo, "punto" cuando terminas una oración), sino también para hacer correcciones y formatear cambios por voz, y navegar por el documento sin tocar un mouse. La lista de idiomas compatibles también va mucho más allá del inglés de EE. UU. Sin embargo, censurará tu maldición con asteriscos; tendrás que volver a escribir esa basura más tarde.



Perfeccione su búsqueda de archivos

¿Busca un archivo o documento específico en Google Drive? Google tiene las cosas de búsqueda abajo, por lo que generalmente es fácil. Si necesita hacer una búsqueda avanzada, abra las opciones para hacerlo con la flecha hacia abajo en el cuadro de búsqueda. A partir de ahí, busque el tipo de archivo, el propietario, si está marcado con estrella o basura, cuándo se modificó por última vez, con quién se compartió y más.

Mejor aún, use el procesamiento del lenguaje natural cuando busque Drive. Eso significa que puede omitir los operadores de búsqueda esotéricos e intentar algo como "encontrar las minutas de mi reunión de ventas del pasado mes de julio".



Colorea tus carpetas

Ayuda a mantener las carpetas en orden, pero a veces solo desea atraer su atención hacia las carpetas más utilizadas, por ejemplo, por una elección de color. Google Drive ofrece un arco iris de opciones. Haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta y seleccione Cambiar color para obtener el menú.



Obtenga una nueva perspectiva

Si usa Outlook.com o la aplicación de Outlook para iOS o Android, no está limitado a usar Microsoft OneDrive para acceder a archivos en la nube. También puede obtenerlos de Dropbox, Box, Facebook y, sí, también de Google Drive.



Proteger células específicas

Puede configurar la protección de una hoja de trabajo completa en una hoja de Google usando Herramientas> Proteger hoja, incluso si está compartiendo la hoja. Sin embargo, aún más granular y útil, es la capacidad de proteger solo secciones de datos. En Datos> Proteger hojas y rangos, puede establecer el rango de celdas que nadie más que usted o los pocos elegidos pueden tocar.



Encuentra más fuentes

Si cree que las opciones de fuente en los documentos de Google Drive limitan su creatividad, agregue un poco más. En el menú Fuente (en la barra de herramientas), la opción principal es Más fuentes. El cuadro de diálogo que aparece le permite mostrar las fuentes por tipo, como escritura a mano, monoespacio, serif o sans-serif; A continuación, puede ordenar por popularidad o fecha de adición o tendencia. Busque un nombre de tipo de letra específico. Luego marque al lado de cualquier fuente a la que desee acceder rápidamente desde el propio Doc. Las fuentes no son específicas del documento: si elige una nueva, estará disponible en todos sus Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Todas las fuentes de Google se pueden ver en fonts.google.com, pero no todas están disponibles para usar en Google Drive.



Organice esa unidad

Si eres un usuario serio de Google Drive, probablemente lo has hecho lo suficiente como para convertir el contenido de tu Drive en un desastre complicado. Si es así, consulte 7 Pasos simples para limpiar su Google Drive.