22 consejos de Excel para convertirse en un profesional de hoja de cálculo

Hay muy, muy pocas personas en el planeta Tierra que puedan decir que han dominado completamente cada pequeña cosa intrincada sobre Microsoft Excel. Es la aplicación de hoja de cálculo más importante del mundo, y ha sido el estándar de la industria durante casi 35 años, reemplazando al alguna vez venerable Lotus 1-2-3, la primera aplicación asesina para PC en la década de 1980.

El dominio de Microsoft Excel como una hoja de cálculo aún no se ha probado de verdad, ciertamente no con el Quattro Pro de Corel (todavía vendido hoy en WordPerfect Office Pro), las herramientas de código abierto de Apache o LibreOffice, o incluso con las Hojas de cálculo de Google (la parte de la hoja de cálculo de Google Drive)

Hay una razón para eso. Excel es más que una marca que todos conocen: es potente. Hace casi todo lo que uno podría pedir en una hoja de cálculo. La versión actual de Excel 2019, disponible en Microsoft Office 2019 como parte de una suscripción a Microsoft 365 y otros métodos, es una Elección de Editores de PCMag.

No es solo para números. Muchas personas pueblan las cuadrículas aparentemente infinitas de Excel con datos, utilizándolo como una base de datos de archivo plano. Puede convertirse en un administrador de contactos relativamente efectivo o en un administrador de relaciones con el cliente completo. No es tan sorprendente ver a las personas usarlo como su procesador de textos, a pesar de que Microsoft Word generalmente se sienta justo al lado.

Una cosa que casi todos los usuarios de Excel tienen en común: no saber lo suficiente. Hay muchas maneras de dividir y dividir los números, darle a los datos una nueva apariencia y, más aún, es imposible contarlos todos. Libros completos están escritos sobre el tema. Pero es fácil dominar algunos de los consejos más interesantes e intrincados que harán que su tiempo de uso del programa sea un poco más fácil, y lo hará parecer el gurú de la propaganda de alta tecnología de su oficina. Así que aproveche cualquiera o todos estos trucos para sobresalir en Excel.

Saltos de línea y texto de ajuste

Escribir en las celdas de la hoja de cálculo puede ser frustrante, ya que el texto predeterminado que escribe es continuar para siempre, sin tener que volver a una nueva línea. Puedes cambiar eso. Cree una nueva línea escribiendo Alt + Enter (presionar Enter solo lo saca de la celda). O bien, haga clic en la opción Ajustar texto debajo de la pestaña Inicio en la parte superior de la pantalla, lo que significa que todo el texto se ajusta directamente en el borde de la celda en la que se encuentra. Cambie el tamaño de la fila / columna y el texto se ajusta nuevamente.



Ctrl + Shift para seleccionar

Hay formas mucho más rápidas de seleccionar un conjunto de datos que usar el mouse y arrastrar el cursor. Haga clic en la primera celda que desea seleccionar y mantenga presionadas las teclas Ctrl + Shift, luego presione la flecha hacia abajo para obtener todos los datos en la columna a continuación, la flecha hacia arriba para obtener todos los datos arriba o la flecha hacia la izquierda o hacia la derecha para obtener todo la fila (a la izquierda o derecha, por supuesto). Combine las direcciones y puede obtener una columna completa, así como todo en las filas de la izquierda o la derecha. Solo seleccionará celdas con datos (incluso datos invisibles). Si usa Ctrl + Shift + End, el cursor saltará a la celda inferior derecha con datos, seleccionando todo lo que se encuentre en el medio. Entonces, si el cursor está en la celda superior izquierda (A1), eso es todo. Aún más rápido: Ctrl + Shift + * (el asterisco) seleccionará todo el conjunto de datos sin importar qué celda esté seleccionada. ( Imagen de xuuxuu de Pixabay )



Autocompletar

Esto es obvio, pero se pasa por alto fácilmente. Empiezas a escribir una serie de cosas repetitivas como fechas (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.) y sabes que te espera un largo día. En su lugar, comience la serie y mueva el cursor en la pantalla a la parte inferior derecha de la última celda: el controlador de relleno. Cuando se convierte en un signo más (+), haga clic y arrastre hacia abajo para seleccionar todas las celdas que necesita llenar. Se llenarán mágicamente usando el patrón que comenzaste. Y también puede subir una columna, hacia la izquierda o hacia la derecha en una fila.

Aún mejor: puede Autocompletar sin mucho patrón. Nuevamente, elija una celda o celdas, muévase al controlador de relleno, haga clic y arrastre. Obtendrá un menú de opciones. Cuantos más datos ingrese al principio, mejor será la opción Serie de relleno al crear sus opciones de Autocompletar. Mira este tutorial de Microsoft.



Relleno Flash

Flash Fill completará de forma inteligente una columna en función del patrón de datos que ve en la primera columna (ayuda si la fila superior es una fila de encabezado única). Por ejemplo, si la primera columna es todos los números de teléfono con el formato "2125034111" y desea que todos se vean como "(212) -503-4111", comience a escribir. En la segunda celda, Excel debe reconocer el patrón y mostrar lo que cree que quiere. Solo presiona enter para usarlos. Esto funciona con números, nombres, fechas, etc. Si la segunda celda no le da un rango preciso, escriba un poco más; el patrón puede ser difícil de reconocer. Luego vaya a la pestaña Datos y haga clic en el botón Relleno flash. Consulte este tutorial de Microsoft para obtener más información.



Texto a columnas

Digamos que tiene una columna llena de nombres, primero al final, pero desea dos columnas que los separen. Seleccione los datos, luego en la pestaña Datos (en la parte superior) haga clic en Texto a columnas. Elija separarlos por delimitadores (basados ​​en espacios o comas, ideal para valores de datos CSV) o por un ancho fijo. El ancho fijo se utiliza cuando todos los datos están agrupados en la primera columna, pero separados por un número fijo de espacios o puntos. El resto es como magia, con opciones adicionales para ciertos números.



Pasta especial para transponer

Tienes un montón de filas. Quieres que sean columnas. O viceversa. Te volverías loco moviendo cosas celda por celda. Copie esos datos, seleccione Pegado especial, marque la casilla Transponer y haga clic en Aceptar para pegar en una orientación diferente. Las columnas se convierten en filas, las filas se convierten en columnas.



Múltiples celdas, mismos datos

Por alguna razón, es posible que deba escribir lo mismo una y otra vez en las celdas de una hoja de trabajo. Eso es insoportable. Simplemente haga clic en todo el conjunto de celdas, ya sea arrastrando el cursor o manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada una. Escríbelo en la última celda, luego presiona Ctrl + Enter, y lo que escribiste va a cada celda seleccionada.



Pasta especial con fórmulas

Digamos que tiene una gran cantidad de números en formato decimal que desea mostrar como porcentajes. El problema es que ese número 1 no debería ser 100%, pero eso es lo que Excel te da si solo haces clic en el botón Estilo porcentual (o presionas Ctrl-Shift-%). Quieres que 1 sea 1%. Así que tienes que dividirlo por 100. Ahí es donde entra en juego Paste Special.

Primero, escriba 100 en una celda y cópielo. Luego, seleccione todos los números que desea volver a formatear, seleccione Pegado especial, haga clic en el botón de opción " Dividir ", y auge la dinamita: tiene números convertidos en porcentajes. Esto también funciona para sumar, restar o multiplicar números instantáneamente, obviamente.



Usar gráficos en gráficos

Puede poner un gráfico en cualquier elemento de un gráfico de Excel. Cualquier elemento Cada barra, trozo de tarta, etc., puede soportar su propia imagen. Por ejemplo, arriba, hay una bandera del estado de Dakota del Sur en el gráfico circular (colocado seleccionando el sector, usando el menú desplegable Opciones de la serie y seleccionando "Relleno de imagen o textura"), más un logotipo de PCMag incrustado (colocado con el Insertar el botón Imágenes de la pestaña). Incluso puede ir con "sin relleno" en absoluto, lo que causó ese corte faltante.

Las imágenes prediseñadas se pueden cortar y pegar en un elemento: billetes de dólar para mostrar los dólares gastados, gotas de agua para los costos de plomería, ese tipo de cosas. Mezclar y combinar demasiados elementos gráficos hace que sea imposible de leer, pero vale la pena jugar con las opciones que tiene. Deje que el diseñador gráfico residente los revise antes de usarlos.



Guardar gráficos como plantillas

Excel tiene más tipos de gráficos que Jimmy Carter tiene dientes y cacahuetes, pero es casi imposible encontrar un gráfico predeterminado que sea perfecto para su presentación. Afortunadamente, la capacidad de Excel para personalizar todos esos gráficos es ejemplar. Pero cuando tienes que volver a crear uno? Eso es un dolor No tiene que ser así. Guarde su gráfico original como plantilla.

Una vez que se perfecciona un gráfico, haga clic derecho sobre él. Seleccione Guardar como plantilla. Guarde un archivo con una extensión CRTX en su carpeta predeterminada de plantillas de Microsoft Excel. Una vez que haces eso, aplicar la plantilla es muy fácil. Seleccione los datos que desea graficar, vaya a la pestaña Insertar, haga clic en Gráficos recomendados y luego en la pestaña Todos los gráficos y en la carpeta Plantillas. En el cuadro Mis plantillas, elija el que desea aplicar y luego haga clic en Aceptar.

Algunos elementos, como el texto real en las leyendas y títulos, no se traducirán a menos que sean parte de los datos seleccionados. Obtendrá todas las selecciones de fuente y color, gráficos incrustados, incluso las opciones de la serie (como una sombra paralela o un brillo alrededor de un elemento del gráfico).



Trabajar con celdas en hojas

Este, llamado Suma 3D, funciona cuando tiene varias hojas en un libro que tienen el mismo diseño básico, por ejemplo, declaraciones trimestrales o anuales. Por ejemplo, en la celda B3, siempre tiene el monto en dólares para la misma semana correspondiente a lo largo del tiempo.

En una nueva hoja de trabajo en el libro, vaya a una celda y escriba una fórmula como = sum ('Y1: Y10'! B3). Eso indica una fórmula SUMA (sumando cosas) para todas las hojas que se titulan Y1 a Y10 (por lo que vale 10 años), y mirando la celda B3 en cada una. El resultado será la suma de los 10 años. Es una buena manera de hacer una hoja de cálculo maestra que se refiera a datos siempre cambiantes.



Ocultar a simple vista

Es fácil ocultar una fila o columna: simplemente seleccione todo haciendo clic en el encabezado de la letra o el número, haga clic con el botón derecho y seleccione "Ocultar". (Puede mostrar seleccionando las columnas a ambos lados a la vez, haciendo clic con el botón derecho y seleccionando "Mostrar"). Pero, ¿qué sucede si solo tiene una pequeña sección de datos colocados de manera inconveniente que desea ocultar, pero aún desea poder trabajar? Fácil. Resalte las celdas, haga clic con el botón derecho y elija Formatear celdas. En la pestaña Número en la parte superior, vaya a Categoría y seleccione " Personalizado ". Escriba tres puntos y comas (;;;) en el campo Tipo:. Haga clic en Aceptar. Ahora los números no son visibles, pero aún puede usarlos en fórmulas.



Ocultar una hoja entera

Su típico libro de Excel, el archivo en el que está trabajando, puede cargarse con muchas hojas de trabajo (cada hoja se indica mediante una pestaña en la parte inferior, que puede nombrar). Oculte una hoja si lo desea, en lugar de eliminarla, haciendo que sus datos sigan disponibles no solo como referencia, sino también disponibles para las fórmulas en otras hojas del libro. Haga clic derecho en la pestaña de la hoja inferior y seleccione Ocultar. Cuando necesite encontrarlo nuevamente, debe ir a la pestaña Vista en la parte superior, hacer clic en Mostrar y elegir el nombre de la hoja de la lista que aparece.

También hay un botón Ocultar en el menú de la pestaña Ver en la parte superior. ¿Qué sucede cuando haces clic en eso? Oculta todo el libro de trabajo que está utilizando. Parece que cerró el archivo, pero Excel sigue ejecutándose. Cuando cierre el programa, le preguntará si desea guardar los cambios en el libro oculto. Cuando va a abrir el archivo, Excel le proporciona lo que parece ser un libro en blanco, hasta que haga clic nuevamente en Ocultar.



Usar el libro de trabajo personal para macros

Cuando muestre un libro de trabajo completo, probablemente verá un libro de trabajo listado que no sabía que ocultaba: el archivo Personal.XLSB. Este es en realidad el libro de trabajo personal que Excel creó para usted; se abre como un libro oculto cada vez que se inicia Excel. ¿La razón para usarlo? Macros Cuando crea una macro, no funciona en todas las hojas de cálculo que crea de manera predeterminada (como lo hace en Word): una macro está vinculada al libro en el que se creó. Sin embargo, si almacena la macro en Personal.XLSB, estará disponible todo el tiempo, en todos sus archivos de hoja de cálculo. El truco es que, cuando grabe la macro, en el campo "Almacenar macro en", seleccione "Libro de macros personal". (Puede grabar una macro activando la pestaña Desarrolladores: vaya a la pestaña Archivo, seleccione Opciones, haga clic en Personalizar cinta de opciones, luego en el cuadro Pestañas principales, marque Desarrolladores, haga clic en Aceptar).



¡Pivote! ¡Pivote!

Libros enteros se han dedicado a PivotTabels. Son resúmenes de su gigantesca colección de datos que hace que sea mucho más fácil analizar la información en función de sus puntos de referencia. Por ejemplo, si tiene el conjunto completo de calificaciones para todos sus estudiantes en todas las pruebas durante todo el año, una tabla dinámica puede ayudarlo a reducir las cosas a un estudiante durante un mes. Le corresponde a cualquiera con big data jugar con ellos (haga una copia de los datos originales para jugar primero).

Para crear uno, verifique que todas las columnas y filas estén tituladas como deberían ser, y luego seleccione Tabla dinámica en la pestaña Insertar. Mejor aún, pruebe la opción de tablas dinámicas recomendadas para ver si Excel puede elegir el tipo adecuado para usted. O pruebe el gráfico dinámico, que crea una tabla dinámica con un gráfico incluido para que sea más fácil de entender.



Formato condicional

¿Mira una gran cantidad de datos y se pregunta dónde están los aspectos más destacados? ¿Quién tiene el puntaje más alto (o más bajo), cuáles son los cinco primeros, etc.? El formato condicional de Excel hará todo, desde poner un borde alrededor de los resaltados hasta la codificación de color de toda la tabla. Incluso construirá un gráfico en cada celda para que pueda visualizar la parte superior e inferior del rango de números de un vistazo. (Arriba, los números más altos están en verde rápido, los más bajos en rojo intermitente, con un espectro en el medio.) Use el submenú Reglas de celdas resaltadas para crear más reglas para buscar cosas, como texto que contiene una cadena determinada de palabras, fechas recurrentes, valores duplicados, etc. Incluso hay una opción mayor que / menor que para que pueda comparar los cambios de números.



Validar datos para hacer desplegables

¿Crear una hoja de cálculo para que otros la usen? Si desea crear un menú desplegable de selecciones para usar en celdas particulares (para que no puedan arruinarlo), eso es fácil. Resalte la celda, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos. En "Permitir:" seleccione " Lista ". Luego, en el campo "Fuente:", escriba una lista, con comas entre las opciones. O haga clic en el botón al lado del campo Fuente y regrese a la misma hoja para seleccionar una serie de datos; esta es la mejor manera de manejar listas grandes. Puede ocultar esos datos más tarde, todavía funcionará. La validación de datos también es una buena manera de restringir los datos ingresados, por ejemplo, dar un rango de fechas, y las personas no pueden ingresar ninguna fecha antes o después de lo que especifique. Incluso puedes crear el mensaje de error que verán.



Inserción de captura de pantalla

Excel hace que sea muy fácil tomar una captura de pantalla de cualquier otro programa abierto en su escritorio e insertarlo en una hoja de trabajo. Simplemente vaya a la pestaña Insertar, seleccione Captura de pantalla y obtendrá un menú desplegable que muestra una miniatura de todos los programas abiertos. Elija uno para insertar la imagen a tamaño completo. Cambia el tamaño como desees.



Insertar datos de Excel en Word

Hace treinta y cinco años, la idea de colocar datos de Excel en Word o PowerPoint fue alucinante en el mundo de Office Suites. Hoy no hay nada de eso. Ya sea que esté tomando celdas de datos o un cuadro gráfico completo, copie y pegue en el otro programa. Lo que debe tener en cuenta es que este es un proceso de enlace e incrustación : si cambia los datos en la hoja de cálculo, también cambiará en Word DOC o PowerPoint PPT. Si no quieres eso, pégalo como un gráfico. Use la herramienta Pegar especial de Word para eso. O, cuando lo tome de Excel, vaya a la pestaña Inicio en la parte superior, seleccione el menú Copiar y use la opción Copiar como imagen. Luego puede pegar el gráfico en cualquier programa.



Use $ para evitar el cambio

Cuando escribe una fórmula, hace referencia a las celdas por su posición, como A1. Si copia una fórmula y la pega en la siguiente celda hacia abajo, Excel desplazará esa celda referenciada, por lo que en su lugar dirá A2. Para evitar cambios, use el signo de dólar ($). Escriba $ A1 y córtelo y péguelo en una nueva celda, por ejemplo, lo que evita un cambio en la columna (A); A $ 1 evita el cambio en la fila (1) y $ A $ 1 evita el cambio de cambio en cualquier dirección al copiar una fórmula.

Esto es útil cuando tiene una sola celda para usar en un montón de fórmulas. Digamos que quiere dividir todo por 100. Podría hacer una fórmula como = (A1 / 100), pero eso significa que no puede cambiar el 100 fácilmente en todos los ámbitos. Ponga el 100 en la celda B1 y use = (A1 / B1), pero luego, cuando lo corta y pega, se convierte en = (A2 / B2), luego = (A3 / B3), etc. El $ corrige que: = (A1 / $ B $ 1) se puede cortar y pegar en una fila, pero la referencia $ B $ 1 nunca cambia. Luego puede cambiar el valor de 100 en la celda según sea necesario para experimentar con otros cambios.



Realizar un análisis rápido

Si no sabe exactamente qué información le gustaría aplicar a los datos en Excel, pruebe el menú Análisis rápido para ver las opciones rápidamente. Seleccione los datos y haga clic en el cuadro Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha. Obtendrá un menú emergente con opciones para aplicar rápidamente el formato condicional, crear gráficos, manejar totales, mostrar minigráficos y más.



Grandes teclas de acceso directo de Excel

Excel, como cualquier gran software, tiene muchos atajos de teclado excelentes. Aquí están algunos de los mejores.

Ctrl +; -Inserta la fecha de hoy.

Ctrl + Shift +: -Inserta la hora actual (los dos puntos son lo que está en una lectura del reloj, como las 12:00).

Ctrl + Shift + #: cambia el formato de una fecha.

Ctrl + 5: aplica un tachado al texto en una celda.

Ctrl + 0: oculta la columna actual.

Ctrl + 9: oculta la fila actual.

Ctrl + F6: cambia entre libros abiertos (es decir, abre archivos de Excel en diferentes ventanas).

Ctrl + `: esa es la marca de acento, hacia arriba con la tecla 1. Este combo alterna la vista en la hoja para mostrar todas las fórmulas.

Ctrl + Re Pág o Av Pág: cambio rápido entre las hojas del libro abierto actualmente.

F2: comience a editar la celda seleccionada actual (mucho más rápido que hacer doble clic).

Shift + F10: abre el menú contextual de la celda en la que se encuentra.



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