16 consejos de Microsoft Word que debes aprender ahora

Microsoft Word es el programa de procesamiento de textos más ubicuo del mercado; es intuitivo incluso para los usuarios de computadoras más analfabetos tecnológicamente y está respaldado por la poderosa suite Microsoft Office.

Empujado por programas basados ​​en la nube como Google Docs, Word ha evolucionado a lo largo de los años con suscripciones en línea que ofrecen acceso en múltiples dispositivos, así como una versión gratuita de Word basada en la nube. Pero a pesar de la competencia, el software de Microsoft sigue siendo la herramienta de referencia para producir documentos importantes. ¿Y por qué no? Es confiable, personalizable y tiene muchas funciones integradas que quizás aún no haya probado. Siga leyendo para conocer algunos obsequios semi-ocultos que solo los usuarios avanzados conocen.

Determine sus estadísticas de legibilidad

Word tiene el poder no solo de juzgar su gramática y ortografía, sino también la complejidad de su escritura. Por ejemplo, ¿su escritura cumple con el nivel de comprensión de alguien que busca un título de posgrado, o alguien que aún aprende sus formas y colores?

Word utiliza pruebas linguales como la prueba Flesch Reading Ease, que calcula una puntuación en una escala de 100 puntos. Cuanto más alto sea un número, más fácil es entenderlo. La propia documentación de Office sugiere que desea una puntuación entre 60 y 70.

Además, Word ejecutará una prueba lingual similar, la prueba de nivel de grado Flesch-Kincaid, que le indicará para qué nivel de grado de EE. UU. Está escrito un texto; la mayoría de los documentos deberían apuntar entre 7.0 y 8.0, dice Microsoft.

Para utilizar esta función, primero tendrá que activarla navegando a Archivo> Opciones> Revisión. Luego seleccione Mostrar estadísticas de legibilidad en ortografía y gramática. Ahora, cuando le pide a Word que ejecute un corrector ortográfico, también generará estadísticas de legibilidad de su documento.



Resalta un campo de texto cuadrado

Aquí hay una característica que solo será utilizable en casos muy específicos. Si mantiene presionada la tecla Alt en Windows o la tecla Opción en una Mac, mientras hace clic y arrastra el mouse, podrá dibujar un cuadro dentro del documento que resaltará todos los caracteres en ese cuadro. Si alguna vez quisiste crear un cuadrado perfecto de texto púrpura en medio de un fragmento de texto, así es como lo harías.



Generar texto aleatorio

Si necesita agregar Lorem Ipsum a su documento como marcador de posición, Word lo tiene cubierto. Simplemente escriba: = lorem (p, l) y reemplace la "p" con el número de párrafos que desee, y reemplace la "l" con el número de oraciones que necesita. También puede incluir un número entre paréntesis y creará tantos párrafos. Cuando esté listo, coloque el cursor al final de la ecuación y presione Entrar para generar su texto.

También puede usar la documentación aleatoria de Office gobbledygook como material de origen para su relleno de lugar. Use la ecuación = rand (p, l) en su lugar.



Agregar una calculadora a Word

Word tiene una calculadora integrada que puede ayudarlo a resolver ecuaciones directamente en su documento. Primero, agréguelo al menú de Word navegando a Archivo> Opciones> Barra de herramientas de acceso rápido y seleccionando Todos los comandos en el menú desplegable. Busque Calcular y haga clic en Agregar para moverlo a la columna Barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Aceptar para volver a su documento.

Notará que se ha agregado un pequeño círculo gris en la parte superior de su documento de Word. Ahora puede escribir ecuaciones matemáticas, y si las resalta, ese icono cambiará de color. Presione el icono y Word calculará la respuesta.



Resalta una oración con un clic

Para resaltar rápidamente una oración completa, mantenga presionada la tecla Ctrl en Windows o la tecla Comando en una Mac y haga clic en el comienzo de la oración. Word se encargará del resto.



Salta alrededor para editar zonas interactivas

Presionar Shift-F5 le permitirá recorrer las partes de su documento que ha editado recientemente. Este truco incluso recordará dónde estaba editando por última vez después de volver a abrir un documento.



Escribir texto en cualquier lugar

Puede usar Word como una especie de pizarra y colocar texto fácilmente en cualquier lugar de la página. Simplemente haga clic dos veces en cualquier lugar de la página y Word le permitirá comenzar a escribir allí. Word inserta automáticamente retornos duros y pestañas para permitirle ingresar texto. Poetas vanguardistas, esta función es para ti.



Fecha y hora de actualización automática

A veces tiene un documento que usa una y otra vez, actualizando solo unos pocos detalles clave. Si se trata de un documento como una carta que incluye la fecha y / o la hora, un pequeño truco ingenioso es permitir que Word actualice la fecha automáticamente.

En la pestaña Insertar, haga clic en el botón Fecha y hora y aparecerá una ventana emergente. Haga clic en el formato de fecha que desee y luego asegúrese de hacer clic en el cuadro "actualizar automáticamente" en la esquina inferior derecha. Ahora la fecha se actualizará automáticamente cada vez que abra (o imprima) el documento.



Convertir a PDF y HTML Doc

Word facilita la conversión de su documento a un archivo PDF o HTML. Cuando "guarde como" un archivo, verá un menú desplegable "Guardar como tipo", que proporcionará un conjunto de opciones que incluyen PDF y página web.

Tenga en cuenta que la función de página web puede incluir una gran cantidad de código adicional. Esto no necesariamente afectará la página, pero puede hacer que las cosas se vuelvan un poco desordenadas si necesita cambiar algo. Otra opción es utilizar un sitio de conversión gratuito como Word to Clean HTML, que, como su nombre lo indica, creará un código HTML a partir del texto que se copia y pega directamente desde un documento de Word.



Cambiar las capitalizaciones de la manera fácil

Puede cambiar fácilmente la capitalización de cualquier texto con solo hacer clic en un botón. Resalte una selección y haga clic en el menú desplegable "Aa" para modificar su texto entre mayúsculas, mayúsculas o minúsculas. También puede hacer que cada palabra comience con una letra mayúscula y alternar entre casos.



Mostrar personajes ocultos

Si está trabajando en un documento complejo con diferentes estilos, columnas y formatos, la edición puede convertirse rápidamente en un ejercicio tedioso. La mejor manera de ver qué sucede con el formato de su documento es hacer visibles todas las marcas invisibles (retornos duros, retornos suaves, pestañas, espacios). Presione Ctrl-Shift-8 en Windows o Command-8 en una Mac.



Reemplazar caracteres invisibles y formato

La herramienta Buscar y reemplazar en Microsoft Word es un salvavidas. Puede realizar cambios masivos rápida y fácilmente sin tener que buscar y picotear cada instancia de algo que necesita cambiar. Pero también puede buscar y reemplazar los caracteres ocultos en su documento.

Haga clic en el botón Buscar y reemplazar en Word, luego haga clic en Más en el cuadro de diálogo. Haga clic en Formato para buscar el formato en su documento; el menú desplegable incluye márgenes, fuente, estilos y espaciado de línea. Por lo tanto, podría, por ejemplo, buscar y reemplazar una fuente verde con una fuente púrpura. Haga clic en Especial para buscar caracteres especiales (guiones, espacios en blanco, etc.).

También puede insertar comandos en el campo de texto para buscar directamente el formato y los caracteres. Use ^ p ^ p para buscar / reemplazar espacios dobles, y reemplácelos con ^ p para un solo espacio. También puede usar ^ t para buscar pestañas, ^ # para buscar dígitos, ^ $ para letras y ^ w para cualquier espacio en blanco.



Insertar objetos en Word

Si alguna vez siente que su documento podría usar algo añadido a la copia del cuerpo, Word le permite insertar objetos directamente en la página. Haga clic en Insertar> Objeto para abrir un cuadro de diálogo que le muestra lo que puede agregar. Así es como agregaría un gráfico a su documento, pero también puede incrustar un PDF o una hoja de cálculo de Excel.



Insertar ecuaciones

Puede agregar ecuaciones matemáticas complejas en Word haciendo clic en Insertar> Ecuación y luego seleccionando la ecuación que desea agregar. Una vez que se ha insertado en su documento, puede cambiar el formato o reemplazar letras con números.



Protege tu documento

Word tiene una buena cantidad de protección incorporada que cifrará su escritura. Haga clic en Archivo> Información para administrar los permisos de visualización y edición, habilitar el cifrado de contraseña y crear una contraseña para el documento.



El cuadro de búsqueda es tu amigo

¿No estás seguro de dónde está algo? En versiones más recientes de Microsoft Word, puede escribir lo que está buscando en el cuadro de búsqueda para un acceso rápido.